為(wèi)進一步完善公(gōng)司檔案管理(lǐ)體(tǐ)系，建立标準的檔案管理(lǐ)制度，實現檔案管理(lǐ)工(gōng)作(zuò)的制度化、規範化、科(kē)學(xué)化，使檔案管理(lǐ)更有(yǒu)效的為(wèi)公(gōng)司管理(lǐ)工(gōng)作(zuò)服務(wù)，促進公(gōng)司的可(kě)持續健康發展，結合實際，制定本制度：

一、總則

（一）公(gōng)司檔案是在各項活動中(zhōng)形成的全部檔案的總和，是完整地、系統地反映公(gōng)司各項經營活動的真實記錄，是考察和研究公(gōng)司曆史及現狀的依據。

（二）檔案管理(lǐ)工(gōng)作(zuò)是公(gōng)司管理(lǐ)基礎工(gōng)作(zuò)的重要組成部分(fēn)，是維護公(gōng)司合法權益的有(yǒu)效手段。

（三）公(gōng)司檔案管理(lǐ)工(gōng)作(zuò)由檔案管理(lǐ)人員進行日常管理(lǐ)，具(jù)體(tǐ)包括經營過程中(zhōng)形成的各項工(gōng)程、基建、科(kē)研、文(wén)書、音像、人事、會計、實物(wù)等資料。檔案管理(lǐ)實行統一保管，不得分(fēn)散保存。

二、歸檔範圍

歸檔的文(wén)件材料應完整、系統。文(wén)件載體(tǐ)材料應能(néng)耐久保存。歸檔的電(diàn)子文(wén)件，應有(yǒu)相應的紙質(zhì)文(wén)件材料一并歸檔保存。範圍具(jù)體(tǐ)分(fēn)為(wèi)以下幾類：

（一）行政類

1.公(gōng)司各項規章制度、簡介、執照、資質(zhì)證書、經營計劃、管理(lǐ)決策等。

2.與省公(gōng)司及其他(tā)單位往來發文(wén)、工(gōng)作(zuò)報告、請示、會議記錄等。

3.合同、協議委托書等。

（二）人事類

員工(gōng)入職檔案、培訓檔案、工(gōng)資績效檔案、離職檔案等。

（三）企劃類

公(gōng)司企劃方面的宣傳方案、形象展示、廣告宣傳、營銷方案等；詢價報價、合作(zuò)協議合同；年度季度月度或重大節假日的宣傳費用(yòng)預算、決算等；市場調研方案、搜集的客戶資料等。

（四）庫管類

倉庫管理(lǐ)方面的材料出入庫登記等。

（五）工(gōng)程類

包括效果圖、施工(gōng)圖、報價表、工(gōng)程施工(gōng)合同及附件、工(gōng)程預決算、驗收報告等。

（六）财務(wù)類

會計憑證、會計賬簿、财務(wù)報告、銀行存款餘額調節表，銀行對賬單等。

（七）營銷類

有(yǒu)關營銷促銷活動方案、市場調研資料、與客戶簽訂的協議等。

三、檔案管理(lǐ)方式

在保證各項歸檔資料準确完整的情況下，按檔案類别進行分(fēn)類管理(lǐ)，具(jù)體(tǐ)方式如下：

（一）行政類

根據其相互聯系分(fēn)類整理(lǐ)，按年分(fēn)裝(zhuāng)。證照單獨保存。文(wén)件類應按其發生時間先後有(yǒu)序排列。填制文(wén)件編号，确保文(wén)件編号連續且唯一，設置《文(wén)件目錄索引》（附件一），方便快速查找。

合同類按合同類别分(fēn)别保存。

（二）人事類。對人事檔案應按部門、入職時間分(fēn)類編号歸檔，一個員工(gōng)一個編号，防止重名(míng)重姓員工(gōng)檔案交叉，制電(diàn)子目錄，以便查閱。按在職人員、離職人員進行整理(lǐ)。在職員工(gōng)的基本資料有(yǒu)變動時，對其相關資料複印件及時收集進行歸檔，原件當場查驗，确保材料的真實性。工(gōng)資表按月打印，按年分(fēn)裝(zhuāng)，保存電(diàn)子檔表格。

（三）企劃類。依照企劃方向進行分(fēn)類，按照發生時間有(yǒu)序保存。

（四）倉管類。同種單據單獨保存，保證單據号連續不間斷，按年度裝(zhuāng)訂成冊。

（五）工(gōng)程類。填制工(gōng)程編号，區(qū)分(fēn)合作(zuò)企業，同一工(gōng)程項目檔案單獨文(wén)件盒保存。

（六）财務(wù)類。每年形成的财務(wù)檔案，應當由财務(wù)人員負責整理(lǐ)立卷，裝(zhuāng)訂成冊，編制會計檔案保管清冊。當年形成的會計檔案，在會計年度終了後，可(kě)暫由财務(wù)部門保管一年，期滿之後，應當由财務(wù)部門編制移交清冊。移交統一保管的财務(wù)檔案，原則上應當保持原卷冊的封裝(zhuāng)。個别需要拆封重新(xīn)整理(lǐ)的，檔案管理(lǐ)員應當同财務(wù)人員和經辦(bàn)人員共同拆封整理(lǐ)。

（七）營銷類。細化客戶分(fēn)類、名(míng)稱，按年度整理(lǐ)，按月排序。

四、檔案管理(lǐ)員的職責

檔案管理(lǐ)員應認真貫徹執行本公(gōng)司檔案管理(lǐ)制度，完成檔案的收集、整理(lǐ)、歸檔、保管、統計；保證歸檔的原始資料及單據整齊完整、安(ān)全保密；對查、借閱檔案情況準确登記。

（一）歸檔要求

1.填寫卷内目錄，拟寫案卷标題，應準确概括卷内文(wén)件材料主要責任者、内容、名(míng)稱。

2.對破損的文(wén)件材料在裝(zhuāng)訂的同時應進行加邊、修補、或裱糊，對較大的紙張應折疊，并拆除文(wén)件材料上的金屬物(wù)。案卷裝(zhuāng)訂要整齊。

（二）檔案鑒定、移交、銷毀

1.定期對檔案進行鑒定，鑒定工(gōng)作(zuò)在公(gōng)司主管領導與業務(wù)部門負責人的統一主持下，由檔案管理(lǐ)人員與所鑒定檔案相關的業務(wù)部門組成鑒定小(xiǎo)組，具(jù)體(tǐ)負責檔案的鑒定工(gōng)作(zuò)。

2.凡經鑒定小(xiǎo)組确認已失去保存價值的檔案，應登記造冊，經公(gōng)司領導批準後銷毀。檔案銷毀時，必須有(yǒu)兩人在場負責銷毀，填寫《檔案銷毀清冊》（附件二）。銷毀清冊由公(gōng)司檔案處永久保存。

（三）檔案保密

1.檔案管理(lǐ)人員及檔案借出人員應在安(ān)全的環境下進行整理(lǐ)裝(zhuāng)訂涉密檔案，妥善保管尚未整理(lǐ)的檔案材料，不準随意堆放，以免造成丢失、損壞和洩密。

2.不準向無關人員提供或洩漏檔案内容；不準通過電(diàn)話、電(diàn)子郵件、普通郵件等形式傳遞涉密檔案信息和檔案材料；不準在不利于保密的場合談論涉密檔案内容。

3.檔案管理(lǐ)人員不得私自打印、翻印或複制涉密檔案，不準擅自帶人翻閱檔案。

4.集中(zhōng)銷毀保管期限屆滿且失去保存價值的檔案，不得另做他(tā)用(yòng)。

5.發生洩密和檔案被盜事件時要及時報告領導，當事者要及時出具(jù)書面報告。對違反保密規定、造成洩密和被盜密者，應按其性質(zhì)及情節給予嚴肅處理(lǐ)。

（四）檔案查、借閱

1.借閱檔案人員必須愛護檔案，保持整潔，要保護檔案的安(ān)全。不得轉借、拆卸、調換、污損所借檔案，不得在文(wén)件上圈點、畫線(xiàn)、塗改，未經批準不得複印檔案。

2.調閱重要及機密檔案隻可(kě)在檔案部門調閱複印件或者掃描件。借閱人員必須嚴格保密，不得洩漏資料内容，不得遺失。借閱後需按時歸還，如需延長(cháng)借閱的，必須通知檔案管理(lǐ)人員，并另行辦(bàn)理(lǐ)借閱手續。

3.如因工(gōng)作(zuò)需要外借檔案須填寫《查、借閱檔案登記表》經領導批準後方可(kě)。

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