檔案數字化的意義和作(zuò)用(yòng)

  檔案的數字化加工(gōng)是利用(yòng)計算機技(jì )術将模拟信号轉換為(wèi)數字信号的處理(lǐ)過程。紙質(zhì)檔案數字化就是采用(yòng)掃描儀或數碼相機等數碼設備對紙質(zhì)檔案進行數字化加工(gōng)，将其轉化為(wèi)存儲在磁帶、磁盤、光盤等載體(tǐ)上并能(néng)被計算機識别的數字圖像或數字文(wén)本的處理(lǐ)過程。

  紙質(zhì)檔案數字化的原則是使檔案信息資源能(néng)準确、方便、快捷地提供利用(yòng)，使檔案信息資源得到共享，以滿足單位或社會對檔案利用(yòng)的需求。就數據内容而言，檔案數字化加工(gōng)應包括目錄數據（檔案）、文(wén)件數據（掃描原件）、多(duō)媒體(tǐ)數據（圖檔、音頻、視頻）等。

 檔案數字化的主要作(zuò)用(yòng)

一、檔案數字化是檔案信息化建設的重要内容，檔案信息化建設的核心是資源建設。

1、現有(yǒu)檔案的目錄數據庫建設和重要紙質(zhì)檔案和照片、錄音、錄像檔案的數字化；

2、現行電(diàn)子文(wén)件歸檔與電(diàn)子檔案管理(lǐ)。

二、檔案數字化能(néng)夠更好的保護檔案原件。

1、可(kě)以替代原件使用(yòng)，更好的保護檔案原件。

2、數字化後副本可(kě)以異地保存，輸出磁盤、磁帶供永久保存。這樣可(kě)使這些檔案資料在出現意外的情況下不會遭到毀滅性的破壞。

3、數字化可(kě)以将檔案材料模糊褪變的字迹及對污損殘缺照片檔案進行修複。

安(ān)全性原則

  安(ān)全性是檔案數字化過程中(zhōng)時刻要注意的問題。由于前面提到過的檔案的原真性以及一些其它原因，安(ān)全性對于檔案數字化顯得尤為(wèi)重要首先要保證檔案原件的安(ān)全。在數字化過程中(zhōng)可(kě)能(néng)要對檔案進行拆卷掃描，每一步都要十分(fēn)注意對檔案原件的保護，不能(néng)因為(wèi)人為(wèi)的原因造成檔案原件的污染、破損、斷裂甚至失竊等無法挽回的損失。其次，是要保證檔案信息内容的原真性和保密性。由于檔案信息的開放程度受密級的限制，有(yǒu)些檔案信息不宜公(gōng)開，原則上這些檔案不應列入數字化範圍，或者應為(wèi)這些有(yǒu)保密要求的數字化檔案加上可(kě)靠的保密措施。

規範性原則

   檔案數字化的目的是利用(yòng)計算機網絡這種新(xīn)型的信息通道，向全國(guó)甚至全球提供數字化檔案信息。因此在檔案數字化時應采用(yòng)各方統一并認可(kě)的規範與标準。隻有(yǒu)符合統一的标準，才能(néng)真正實現數字化檔案信息的網上高效傳輸，而不至于因為(wèi)文(wén)件存儲格式和軟硬件平台的不同而造成資源的浪費，同時也有(yǒu)助于确定一個最佳的檔案數字化技(jì )術方案。如果缺乏統一的标準和規範，檔案數字化将會成為(wèi)阻礙檔案信息化、網絡化建設的一個重要原因。

  首先，要在研究分(fēn)析的基礎上選擇檔案數字化最優方案，包括最優化的工(gōng)作(zuò)流程，最合理(lǐ)的數字化信息存儲格式，以及先進、高效、經濟的數字化加工(gōng)設備等。其次，高效性原則的又(yòu)一要求是注重檔案數字化工(gōng)作(zuò)的整體(tǐ)性與協作(zuò)性。為(wèi)避免檔案信息的重複數字化和數字化工(gōng)作(zuò)資源的浪費，保證檔案信息的系統與完整，檔案數字化工(gōng)作(zuò)應特别強調互補協作(zuò)和系統高效。

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