檔案數字化組織管理(lǐ)

作(zuò)者：大檔家時間：2020-09-15

1、檔案數字化組織管理(lǐ)

檔案數字化是比較龐大的系統工(gōng)程，數字化工(gōng)作(zuò)涉及需要數字化檔案、人員、數字化設備與技(jì )術等，最終的産(chǎn)品是高質(zhì)量的電(diàn)子檔案數據。檔案數字化系統工(gōng)程需要大量的人力、物(wù)力和财力的投入，同時需要對數字化的流程、質(zhì)量實施有(yǒu)效的組織、監控和管理(lǐ)等工(gōng)作(zuò)。

2、明确檔案數字化内容及标準

确定數字化處理(lǐ)的檔案範圍、數量和數字化工(gōng)作(zuò)任務(wù)的時間周期。根據檔案數字化相關規範要求及實際情況，制定出詳細可(kě)行的紙質(zhì)檔案整理(lǐ)分(fēn)類、分(fēn)級、編号、編頁(yè)、掃描與處理(lǐ)等工(gōng)作(zuò)規範。

3、确定數字化實施技(jì )術途徑及質(zhì)量管控制标

紙質(zhì)檔案介質(zhì)多(duō)種多(duō)樣，有(yǒu)打印紙、硫酸紙、繪圖紙等，記錄方式有(yǒu)打印、書寫等。要高效的完成檔案數字化工(gōng)作(zuò)，除了具(jù)備相關掃描設備的圖像處理(lǐ)軟件外，同時必須具(jù)體(tǐ)分(fēn)析檔案特性。确定切實可(kě)行的實施技(jì )術途徑，根據工(gōng)作(zuò)标準和各個流程，确定好數字化過程中(zhōng)每個環節的質(zhì)量管控指标。

4、數字化加工(gōng)環境搭建與工(gōng)作(zuò)計劃

數字化加工(gōng)場所組建局域網便于集中(zhōng)作(zuò)業、相互協調配合，高效管理(lǐ)掃描、圖像處理(lǐ)及文(wén)件收發等工(gōng)作(zuò)。進行數字化加工(gōng)前需要制定一個合理(lǐ)的工(gōng)作(zuò)計劃，管理(lǐ)者利用(yòng)該計劃結合項目管理(lǐ)類軟件動态地管理(lǐ)數字化工(gōng)作(zuò)進程，并進行合理(lǐ)的調整，同時讓參與數字化工(gōng)作(zuò)的人員了解自己的工(gōng)作(zuò)量和整個數字化進度，确保數字化工(gōng)作(zuò)進展順利。

5、現場設備管理(lǐ)

檔案數字化加工(gōng)過程中(zhōng)現場所使用(yòng)的掃描儀設備、服務(wù)器、存儲介質(zhì)等，應當嚴格按照涉密設備進行管理(lǐ)和使用(yòng)，不使用(yòng)無保密保障的設備。

6、實時監控

按照信息安(ān)全管理(lǐ)體(tǐ)系ISO270001的要求，對加工(gōng)現場實施24小(xiǎo)時監控，及時掌握現場加工(gōng)狀态，保證現場加工(gōng)信息安(ān)全。