企業電(diàn)子檔案管理(lǐ)辦(bàn)法

第一章 總 則

第一條 為(wèi)了加強企業的電(diàn)子文(wén)件歸檔管理(lǐ)，保障電(diàn)子文(wén)件和電(diàn)子檔案的安(ān)全保管和科(kē)學(xué)利用(yòng)，根據《中(zhōng)華人民(mín)共和國(guó)檔案法》有(yǒu)關規定制定本規定。

第二條 本規定适用(yòng)于企業各部門、分(fēn)公(gōng)司、各單位。

第三條 基本術語解釋

（一）電(diàn)子文(wén)件：是指員工(gōng)在日常工(gōng)作(zuò)中(zhōng)形成的數字形态記錄。它是通過計算機進行操作(zuò)、傳輸、存儲和利用(yòng)的文(wén)件，用(yòng)數字 (比特)形态表現出來，通過編碼和解碼來輸入和輸出，也稱數字式文(wén)件。

（二）電(diàn)子檔案：是指利用(yòng)計算機技(jì )術形成，經鑒定具(jù)有(yǒu)保存和利用(yòng)價值的歸檔電(diàn)子文(wén)件。

（三）電(diàn)子文(wén)件的物(wù)理(lǐ)歸檔：指經過歸檔處理(lǐ)的電(diàn)子文(wén)件保存到磁盤或光盤等載體(tǐ)上實行脫機保管的過程。

（四）電(diàn)子文(wén)件的邏輯歸檔：将電(diàn)子文(wén)件的物(wù)理(lǐ)地址存放于檔案管理(lǐ)部門控制的網絡服務(wù)器中(zhōng)，使該電(diàn)子文(wén)件能(néng)供檔案部門有(yǒu)效利用(yòng)和處理(lǐ)的過程。

第二章 管理(lǐ)體(tǐ)制和職責

第四條 根據《中(zhōng)華人民(mín)共和國(guó)檔案法》的相關規定，各單位要明确電(diàn)子文(wén)件歸檔管理(lǐ)的分(fēn)管領導，協調解決實際問題。檔案管理(lǐ)部門要建立相應的工(gōng)作(zuò)制度和工(gōng)作(zuò)網絡，做好電(diàn)子文(wén)件歸檔的管理(lǐ)工(gōng)作(zuò)。

第五條 各單位從電(diàn)子文(wén)件産(chǎn)生時就要有(yǒu)嚴格的管理(lǐ)制度和技(jì )術措施，對其實施超前管理(lǐ)，以确保電(diàn)子文(wén)件的真實性、安(ān)全性和完整性。

第六條 在電(diàn)子文(wén)件的管理(lǐ)過程中(zhōng)應明确職責，責任到人。電(diàn)子文(wén)件的形成、承辦(bàn)、運轉、整理(lǐ)等工(gōng)作(zuò)，一般由承辦(bàn)（業務(wù)）部門負責；電(diàn)子文(wén)件歸檔管理(lǐ)的日常監督、指導和保管、開發利用(yòng)等工(gōng)作(zuò)，通常由檔案管理(lǐ)部門負責。

第七條 歸檔電(diàn)子文(wén)件應與其他(tā)門類和載體(tǐ)的檔案實行集中(zhōng)統一管理(lǐ)。公(gōng)司檔案管理(lǐ)員要配備與業務(wù)部門相互兼容的計算機及軟、硬件系統，保證歸檔電(diàn)子文(wén)件的有(yǒu)效識讀。檔案管理(lǐ)員應忠于職守，具(jù)備計算機專業知識，熟悉掌握本單位使用(yòng)計算機系統的操作(zuò)技(jì )能(néng)，組織編寫歸檔電(diàn)子文(wén)件的各種檢索工(gōng)具(jù)，并積極主動提供服務(wù)，充分(fēn)發揮歸檔電(diàn)子文(wén)件的作(zuò)用(yòng)。

第三章 歸檔範圍、保管期限

第八條 本單位主要職能(néng)活動中(zhōng)産(chǎn)生的電(diàn)子文(wén)件，歸檔前要對其進行鑒定。具(jù)有(yǒu)重要憑證、依據和參考價值的電(diàn)子文(wén)件，應按照歸檔範圍進行歸檔。

第九條 電(diàn)子文(wén)件歸檔範圍

（一）電(diàn)子文(wén)件性質(zhì)代碼

R—草(cǎo)稿性電(diàn)子文(wén)件；U—非正式電(diàn)子文(wén)件；O—正式電(diàn)子文(wén)件；N—無紙電(diàn)子文(wén)件；T—文(wén)本文(wén)件；I一圖象文(wén)件；G—圖形文(wén)件；V 一影像文(wén)件；A—聲音文(wén)件；M—多(duō)媒體(tǐ)文(wén)件；P—計算機程序；D—數據文(wén)件。

（二）電(diàn)子文(wén)件信息類型

1、字處理(lǐ)文(wén)件：指用(yòng)計算機字處理(lǐ)技(jì )術形成的文(wén)字文(wén)件、表格文(wén)件等，歸檔時應重點收集定稿電(diàn)子文(wén)件和正式電(diàn)子文(wén)件。

（1）定稿電(diàn)子文(wén)件：用(yòng)計算機起草(cǎo)文(wén)件時形成的最後一稿草(cǎo)稿文(wén)件，記錄了文(wén)件的最後修改結果，有(yǒu)重要憑證、依據價值，收集時需落實必要的簽字手續，明确公(gōng)文(wén)拟稿、核稿、簽發等環節的責任者。對特别重要文(wén)件的曆次草(cǎo)稿需要保存時，每一稿應以不同标識加以區(qū)别。

（2）正式電(diàn)子文(wén)件：将修改、簽發完的定稿電(diàn)子文(wén)件正式制作(zuò)完畢，能(néng)行使其文(wén)件的職能(néng)，其标識應以正式文(wén)件文(wén)号注明。

2、圖像文(wén)件：指用(yòng)掃描儀、數碼相機等外部設備獲得的靜态圖像文(wén)件。

3、圖形文(wén)件：指采用(yòng)計算機輔助設計或繪圖獲得的靜态圖形文(wén)件，歸檔時應注意其設備依賴性、 易修改性等問題，不要遺漏相關軟件及各種數據信息。

4、影像文(wén)件：指用(yòng)數碼攝像機等視頻設備獲得的動态圖像文(wén)件。

5、聲音文(wén)件：指用(yòng)音頻設備獲得并經計算機處理(lǐ)的文(wén)件，歸檔時應注意收集其屬性标識和相關軟件。

6、多(duō)媒體(tǐ)文(wén)件：指用(yòng)計算機多(duō)媒體(tǐ)技(jì )術制作(zuò)的文(wén)件，其中(zhōng)包含聲音、圖像、圖形、影像等兩種以上的複合信息形式。

7、數據庫文(wén)件：指采用(yòng)數據庫系統制作(zuò)的數據文(wén)件及可(kě)能(néng)産(chǎn)生的各種相關輔助文(wén)件。

8、超文(wén)本文(wén)件：指采用(yòng) W E B 技(jì )術制作(zuò)的浏覽器文(wén)件。

（三）電(diàn)子文(wén)件環境類型

1、計算機程序：指計算機使用(yòng)的商(shāng)用(yòng)或自主開發的系統軟件、應用(yòng)軟件以及軟件的版本等。

2、數據文(wén)件：指用(yòng)計算機軟硬件系統進行信息處理(lǐ)等過程中(zhōng)形成的各種管理(lǐ)數據、參數等。

（四）電(diàn)子文(wén)件載體(tǐ)類型

目前主要有(yǒu)光盤、磁盤、磁帶等介質(zhì)的載體(tǐ)類型。

第十條 運用(yòng)計算機進行公(gōng)文(wén)處理(lǐ)、行政管理(lǐ)或者實行無紙化辦(bàn)公(gōng)的單位，電(diàn)子文(wén)件形成部門應定期将具(jù)有(yǒu)重要憑證性、依據性的電(diàn)子文(wén)件制作(zuò)脫機備份。需要永久、長(cháng)期保存的電(diàn)子文(wén)件，應制作(zuò)紙質(zhì)版本與電(diàn)子文(wén)件同時歸檔，即實行電(diàn)子文(wén)件的雙套制管理(lǐ)。

第十一條 歸檔電(diàn)子文(wén)件的保管期限電(diàn)子文(wén)件的保管期限參照《中(zhōng)華人民(mín)共和國(guó)檔案法》文(wén)件材料保管期限的現行有(yǒu)關規定執行。

第四章 電(diàn)子文(wén)件的歸檔方式、要求

第十二條 電(diàn)子文(wén)件的歸檔方式包括邏輯歸檔和物(wù)理(lǐ)歸檔。各單位在開展此項工(gōng)作(zuò)的初期，應以物(wù)理(lǐ)歸檔為(wèi)主，待條件成熟方可(kě)實行邏輯歸檔。

第十三條 具(jù)有(yǒu)穩定可(kě)靠的網絡環境、有(yǒu)嚴密安(ān)全管理(lǐ)措施以及對内容重要電(diàn)子文(wén)件制作(zuò)紙質(zhì)版本的單位可(kě)以實施邏輯歸檔，其基本要求是：

（一）電(diàn)子文(wén)件歸檔操作(zuò)由具(jù)體(tǐ)經辦(bàn)人完成，辦(bàn)理(lǐ)完畢的電(diàn)子文(wén)件要注明标識。

（二）檔案管理(lǐ)員要會同計算機系統管理(lǐ)人員設定查詢歸檔電(diàn)子文(wén)件的權限。

（三）網絡管理(lǐ)人員要把歸檔電(diàn)子文(wén)件的物(wù)理(lǐ)地址存放于指定的計算機服務(wù)器上，服務(wù)器必須采取磁盤鏡像、雙機熱備份等可(kě)靠的備份措施。

（四）歸檔的電(diàn)子文(wén)件要有(yǒu)該電(diàn)子文(wén)件産(chǎn)生及運行過程的原數據，即關于數據的數據，文(wén)件的上下關系和結構要一起保存。

（五）局域網内部要有(yǒu)可(kě)靠的安(ān)全防範措施，系統設備更新(xīn)時，必須制定嚴密的數據轉換辦(bàn)法，确保數據準确無誤并能(néng)在新(xīn)系統中(zhōng)運行。

（六）檔案管理(lǐ)員應參與設備更新(xīn)時的數據轉換工(gōng)作(zuò)，并做更新(xīn)記錄。

（七）電(diàn)子文(wén)件歸檔後，檔案人員、網絡管理(lǐ)人員要及時清理(lǐ)計算機或網絡上重複的電(diàn)子文(wén)件。

第十四條 使用(yòng)單機或局域網條件有(yǒu)限的單位，其電(diàn)子文(wén)件要采用(yòng)物(wù)理(lǐ)歸檔方式，基本要求是：

（一）檔案管理(lǐ)員要與業務(wù)部門一同制定電(diàn)子文(wén)件的歸檔計劃。

（二）業務(wù)部門根據歸檔計劃，在應歸檔電(diàn)子文(wén)件産(chǎn)生時标注一定的标記。

（三）要把電(diàn)子文(wén)件經辦(bàn)過程中(zhōng)的情況随時記錄在一個相應的文(wén)件中(zhōng)。

（四）辦(bàn)理(lǐ)完畢的電(diàn)子文(wén)件應在規定期限内進行物(wù)理(lǐ)歸檔。

第十五條 物(wù)理(lǐ)歸檔整理(lǐ)工(gōng)作(zuò)過程

（一）檢查并清除計算機病毒，對光盤、磁盤、磁帶等介質(zhì)的電(diàn)子文(wén)件應注明是否已經做過檢毒和清毒處理(lǐ)。

（二）檔案部門應拒收含有(yǒu)病毒文(wén)件或其它隐患的數據文(wén)件，要把問題最大限度地解決在歸檔之前。

（三）把帶有(yǒu)歸檔标識的電(diàn)子文(wén)件進行分(fēn)類、組盤。分(fēn)類不宜過細，要适中(zhōng)。分(fēn)類方法有(yǒu)如下幾種：

1、按年度、機構或問題分(fēn)類。

2、按保管期限分(fēn)類。

3、按文(wén)件格式分(fēn)：文(wén)本文(wén)件、圖像文(wén)件、圖形文(wén)件、影像文(wén)件、聲音文(wén)件、多(duō)媒體(tǐ)文(wén)件、數據庫文(wén)件、程序文(wén)件等。

4、按文(wén)件類型分(fēn)：計算機程序文(wén)件、數據文(wén)件。

5、按存儲載體(tǐ)類型分(fēn)：光盤、磁盤、磁帶等。

（四）把通過分(fēn)類的電(diàn)子文(wén)件重新(xīn)排列，填寫必要著錄項目，編制機讀記錄和要存放載體(tǐ)的編号。

（五）歸檔的電(diàn)子文(wén)件要編制簡要檢索工(gōng)具(jù)，其基本著錄項目為(wèi)：序号、題名(míng)、責任者、文(wén)号、每份文(wén)件機讀時間及位置、密級、保管期限、硬件和軟件環境等著錄内容。歸檔電(diàn)子文(wén)件的著錄應符合國(guó)家檔案著錄規則基本要求。

第五章 移交、保管、提供利用(yòng)

第十六條 電(diàn)子文(wén)件的形成部門一般應在每年年底 1 2月3 1日前，将全年度辦(bàn)理(lǐ)完畢的屬歸檔範圍的電(diàn)子文(wén)件向部門檔案管理(lǐ)員歸檔，電(diàn)子文(wén)件歸檔移交前，各承辦(bàn)（業務(wù)）部門應檢查本部門電(diàn)子文(wén)件的真實性與完整性，要做到移交及時、數據完整、内容準确、編目規範、帳目一緻、手續清楚等。移交清單一式兩份，交接雙方簽字後各執一份。

第十七條 撤并單位的電(diàn)子文(wén)件應按規定向接管單位或有(yǒu)關檔案管理(lǐ)員移交。

第十八條 檔案管理(lǐ)員負責電(diàn)子文(wén)件歸檔前的監督、指導工(gōng)作(zuò)以及歸檔檢查驗收和接收後的統一編目、保管、開發利用(yòng)。檔案管理(lǐ)員要檢驗好承辦(bàn)（業務(wù)）部門移交的電(diàn)子文(wén)件，做到外觀完好、整潔無損，記錄的字節數、檢索條目等著錄項目與登記一緻，确保上機測試無病毒和準确率。凡檢驗不合格的，由形成部門負責重新(xīn)制作(zuò)。移交電(diàn)子檔案的基本要求：

（一）元數據應當與電(diàn)子檔案一起移交，一般采用(yòng)基于X M L 的封裝(zhuāng)方式組織檔案數據；

（二）電(diàn)子檔案的文(wén)件格式按照國(guó)家有(yǒu)關規定執行；

（三）電(diàn)子檔案有(yǒu)相應紙質(zhì)、縮微制品等載體(tǐ)的，應當在元數據中(zhōng)著錄相關信息；

（四）采用(yòng)技(jì )術手段加密的電(diàn)子檔案應當解密後移交，壓縮的電(diàn)子檔案應當解壓縮後移交；特殊格式的電(diàn)子檔案應當與其讀取平台一起移交；

（五）檔案移交單位應當将已移交的電(diàn)子檔案在本單位至少保存 3 年。

第十九條 電(diàn)子檔案移交最少要制作(zuò)二套，一套封存保管，一套查閱利用(yòng)。有(yǒu)必要的制作(zuò)第三套，實行異地保存。

第二十條 電(diàn)子檔案接收的主要流程是：檢驗電(diàn)子檔案數據、辦(bàn)理(lǐ)交接手續、接收電(diàn)子檔案數據、著錄保存交接信息、遷移和轉換電(diàn)子檔案數據、存儲電(diàn)子檔案數據等步驟。接收入庫的電(diàn)子檔案，每兩年要抽檢一次，抽檢率不低于 4 0 % ，發現問題要及時補救。

第二十一條 随着計算機技(jì )術和設備的發展更新(xīn)，庫存電(diàn)子檔案要在完整、準确有(yǒu)保障的前提下，同步更新(xīn)複制。複制或補救新(xīn)版後，舊版或有(yǒu)問題的載體(tǐ)仍需保存三年。

第二十二條 對電(diàn)子檔案的複制分(fēn)為(wèi)相同載體(tǐ)的原樣複制和不同載體(tǐ)的轉換複制。相同條件下，要優先考慮載體(tǐ)的可(kě)靠性和先進性。

第二十三條 磁性載體(tǐ)上的歸檔電(diàn)子文(wén)件，每四年要複制一次。需搶救的光盤應及時複制，原載體(tǐ)保留時間不少于四年。

第二十四條 檔案室對電(diàn)子檔案載體(tǐ)應當按照 D A / T 3 8《電(diàn)子文(wén)件歸檔光盤技(jì )術要求和應用(yòng)規範》檔案移交單位應當将已移交的電(diàn)子檔案在本單位至少保存 3 年。