随着信息技(jì )術在檔案管理(lǐ)領域應用(yòng)的發展，對技(jì )術檔案的管理(lǐ)要求也相應地發生了變化，使用(yòng)信息化手段對技(jì )術檔案進行管理(lǐ)，提升技(jì )術檔案等有(yǒu)價值信息的利用(yòng)水平和效率，是信息時代對技(jì )術檔案管理(lǐ)的必然要求。 

一、技(jì )術檔案資料信息管理(lǐ)系統的開發 

(一)系統解決的問題及目标

1、改變傳統的技(jì )術資料管理(lǐ)存在的數據處理(lǐ)重複、繁瑣、工(gōng)作(zuò)量大、手工(gōng)操作(zuò)效率低、質(zhì)量差、信息反饋不及時等問題。

2、充分(fēn)利用(yòng)計算機技(jì )術及網絡技(jì )術，實現技(jì )術檔案資料管理(lǐ)的規範化及智能(néng)化，提升對技(jì )術資料管理(lǐ)的科(kē)學(xué)性、準确性及針對性。保證技(jì )術資料管理(lǐ)做到規範、标準及完整，提升工(gōng)作(zuò)效率及質(zhì)量。

3、實現技(jì )術檔案資料管理(lǐ)與主營業務(wù)實施工(gōng)作(zuò)中(zhōng)的質(zhì)量控制、進度控制同步，為(wèi)主營業務(wù)管理(lǐ)水平的提升提供支持和服務(wù)。

4、及時做到技(jì )術資料的實時更新(xīn)，保證其真實性、客觀性、時效性；同時方便客戶人員進行查閱，使其發揮更大效能(néng)。

5、實現分(fēn)級分(fēn)層授權，數據分(fēn)級分(fēn)層管理(lǐ)，以保證技(jì )術資料信息安(ān)全和保密。 

(二)系統功能(néng)描述 

“技(jì )術檔案管理(lǐ)系統”将以專業的、易用(yòng)的信息管理(lǐ)平台對檔案信息數據進行統一集中(zhōng)管理(lǐ)，使總管部門、各二級部門之間實現數字(電(diàn)子)檔案信息自動歸檔和共享，能(néng)及時方便地查詢利用(yòng)有(yǒu)關檔案信息。該系統提供文(wén)件管理(lǐ)子系統、檔案管理(lǐ)子系統、查詢利用(yòng)子系統、光盤發布子系統、系統維護子系統以及統一的業務(wù)系統接口。

1、文(wén)件管理(lǐ)子系統實現了文(wén)件組卷、文(wén)件鑒定、歸檔号和歸檔号的生成、案卷号的生成等功能(néng)。

2、檔案管理(lǐ)子系統實現了編目管理(lǐ)、原文(wén)管理(lǐ)、檔案檢索、移交接收、檔案保管、檔案統計、檔案借閱、檔案編研等功能(néng)。同時支持傳統方式整理(lǐ)及檔案整理(lǐ)新(xīn)規則。

3、查詢利用(yòng)子系統，實現每個人在自己的權限範圍内，進行目錄及原文(wén)的查詢、借閱情況查詢、檔案所在部門查詢及打印等功能(néng)，對于在自己權限範圍外的文(wén)檔，要經過相關的審批流程，待得到批準後，才可(kě)以對之進行利用(yòng)。

4、歸檔接口。接收OA系統的基礎數據，實現了與OA系統的無縫連接。為(wèi)了擴展的需要，預留對其它管理(lǐ)系統的接口。 

(三)系統模塊 

系統模塊設計将系統分(fēn)解成若幹個相對獨立、功能(néng)單一的模塊。系統模塊之間由于是相對獨立的，所以每個模塊可(kě)以獨立地被理(lǐ)解、設計、編碼、測試和修改，因而使複雜的系統開發工(gōng)作(zuò)得以簡化。另外，模塊的相對獨立性也能(néng)有(yǒu)效地防止錯誤在模塊之間擴展蔓延，把錯誤的影響控制在最小(xiǎo)的範圍，從而提高了系統的可(kě)靠性，同時，模塊的獨立性還能(néng)為(wèi)系統的擴充帶來極大的方便。因此系統模塊的劃分(fēn)和設計很(hěn)重要。根據模塊劃分(fēn)需求，技(jì )術資料管理(lǐ)信息系統按功能(néng)及模塊劃分(fēn)原則主要分(fēn)為(wèi)：文(wén)件檔案管理(lǐ)、查詢利用(yòng)、系統維護三大模塊。 

二、檔案信息化管理(lǐ)的特點 

（一）符合時代發展的要求。網絡化、信息化技(jì )術的發展在各個領域應用(yòng)十分(fēn)廣泛，不僅使傳統檔案的數量與日俱增，同時也産(chǎn)生了大量的電(diàn)子文(wén)件，對于電(diàn)子文(wén)件的收集，傳統的管理(lǐ)方式顯然不符合時代發展的要求，因此，檔案信息化成為(wèi)大勢所趨。檔案信息化，憑借其不受時間、空間限制的優勢，大大提高了檔案管理(lǐ)工(gōng)作(zuò)的效率、促進了檔案管理(lǐ)工(gōng)作(zuò)的順利開展。因此，檔案信息化建設不僅是提高檔案信息資源利用(yòng)率的有(yǒu)效手段，更符合時代發展的要求。 

（二）有(yǒu)效地進行檔案的收集和管理(lǐ)工(gōng)作(zuò)。檔案是一個立檔單位為(wèi)适應職能(néng)活動需要而直接産(chǎn)生的依法歸檔的具(jù)有(yǒu)保存價值的文(wén)件與材料。檔案是一種曆史活動的原始記錄，每年都要産(chǎn)生很(hěn)多(duō)檔案資料，這些檔案需要檔案管理(lǐ)人員手工(gōng)進行收集、整編、管理(lǐ)等工(gōng)作(zuò)，工(gōng)作(zuò)量大，效率低，占用(yòng)了大量的人力、物(wù)力。檔案管理(lǐ)實行信息化後，能(néng)夠更好地收集和管理(lǐ)這種信息資源，充分(fēn)發揮檔案服務(wù)功能(néng)。 

（三）方便再次利用(yòng)，提高工(gōng)作(zuò)效率。檔案信息化使傳統的以紙質(zhì)為(wèi)載體(tǐ)的檔案信息對象轉為(wèi)機讀檔案，不僅節約了保管費用(yòng)，節省了占地空間，而且查閱起來極為(wèi)方便快捷，從而避免了反複印制資料而造成的紙張和人員的浪費。檔案信息化管理(lǐ)還能(néng)使文(wén)件材料及時歸檔，盡快提供利用(yòng)，減少不必要的事務(wù)工(gōng)作(zuò)，從而有(yǒu)效地提高辦(bàn)公(gōng)效率。由此可(kě)見，檔案信息化管理(lǐ)是檔案工(gōng)作(zuò)發展的必由之路，是檔案管理(lǐ)現代化的必然趨勢。

三、信息時代對技(jì )術檔案信息化管理(lǐ)的做法和思考 

技(jì )術檔案信息化管理(lǐ)的目标要求就是充分(fēn)利用(yòng)現有(yǒu)的通信、計算機、數據庫等先進技(jì )術，在國(guó)家、行業以及單位技(jì )術檔案管理(lǐ)法規制度和标準規範的框架下，用(yòng)信息化手段來保障和促進技(jì )術檔案的管理(lǐ)水平，為(wèi)技(jì )術檔案資源的形成、收集、整理(lǐ)、保管、開發、利用(yòng)等提供堅實的基礎，技(jì )術檔案開展信息化管理(lǐ)，重點可(kě)以從以下方面進行。 

（一）采用(yòng)信息化手段實現技(jì )術檔案的自動編目、檢索、立卷和标引等工(gōng)作(zuò)。對技(jì )術檔案實施自動編目和自動檢索是應用(yòng)信息化手段管理(lǐ)技(jì )術檔案的基本要求，其中(zhōng)自動編目是将收集到的技(jì )術檔案相關信息制成檔案機讀目錄數據庫，在不同要求下編制出不同的檔案檢索工(gōng)具(jù)，包括全宗目錄、分(fēn)類目錄、案卷目錄、專題目錄、作(zuò)者目錄等各種目錄和索引，充分(fēn)發揮信息化編目速度快、項目全等優勢。自動檢索是通過查找檔案目錄并利用(yòng)檔号、題名(míng)、責任者、分(fēn)類号、關鍵詞等檢索标志(zhì)，迅速、準确地查找出滿足要求的檔案資料，與手工(gōng)檢索相比，自動檢索速度快、線(xiàn)索形式多(duō)樣，檢全率和檢準率高，能(néng)最大限度地滿足利用(yòng)者要求。技(jì )術檔案自動标引是計算機通過對技(jì )術檔案題名(míng)或全文(wén)信息進行字詞切分(fēn)、對内容特征進行分(fēn)析，提取及給出正式主題詞或分(fēn)類号的過程，技(jì )術檔案自動标引能(néng)夠顯著提高工(gōng)作(zuò)效率和加快技(jì )術檔案目錄數據庫的建設。 

（二）采用(yòng)信息化手段實現技(jì )術檔案的借閱、統計、編研及保管環境的自動控制。技(jì )術檔案的借閱管理(lǐ)和統計工(gōng)作(zuò)複雜而繁瑣，而通過采用(yòng)信息化手段進行自動借閱管理(lǐ)和統計，對技(jì )術檔案的利用(yòng)登記、審批、檢索、調卷、歸檔、利用(yòng)情況統計等進行自動管理(lǐ)，不但能(néng)夠有(yǒu)效完善技(jì )術檔案的借閱管理(lǐ)制度，還極大地提高了工(gōng)作(zuò)效率。采用(yòng)信息化手段實現技(jì )術檔案的借閱管理(lǐ)，重點涉及内容包括以下幾個方面：用(yòng)戶的借閱資格驗證、借閱情況登記、歸還登記和自動統計。通過利用(yòng)計算機技(jì )術，還能(néng)夠有(yǒu)效實現對技(jì )術檔案資料的自動編輯處理(lǐ)，不但能(néng)夠提供對技(jì )術檔案原文(wén)信息的檢索和分(fēn)類，還能(néng)夠對技(jì )術檔案資料進行文(wén)字編輯處理(lǐ)和排版印刷等工(gōng)作(zuò)，實現技(jì )術檔案資料的自動編研。另外，在技(jì )術檔案的管理(lǐ)環節中(zhōng)，對檔案保管環境的自動控制非常重要，應用(yòng)計算機技(jì )術對檔案排架進行自動管理(lǐ)，能(néng)夠結合技(jì )術檔案登記數據庫的信息，給出檔案庫房架位的分(fēn)配圖，實現架位的自動分(fēn)配，為(wèi)新(xīn)進技(jì )術檔案合理(lǐ)分(fēn)配架位，提高架位的利用(yòng)率，還可(kě)以實現對技(jì )術檔案保管環境的溫、濕度以及防火防盜等進行自動監測和管理(lǐ)。 

（三）加強培育技(jì )術檔案管理(lǐ)的信息化人才。對技(jì )術檔案實施信息化管理(lǐ)以及使信息化管理(lǐ)模式不斷深入的關鍵是信息化人才，信息化人才是使用(yòng)信息化手段進行技(jì )術檔案管理(lǐ)的主體(tǐ)，也是實現技(jì )術檔案信息資源增值的主體(tǐ)，更是不斷将技(jì )術檔案管理(lǐ)向信息化方向不斷推進的中(zhōng)堅力量，因此需要加強技(jì )術檔案信息化人才培訓，使技(jì )術檔案管理(lǐ)的信息化活動能(néng)順利開展，并實現可(kě)持續發展。 

（四）完善電(diàn)子文(wén)件的保管工(gōng)作(zuò)。電(diàn)子文(wén)件的特性決定其在保存與維護上比紙質(zhì)檔案複雜。電(diàn)子文(wén)件一般存儲在U盤、移動硬盤等介質(zhì)中(zhōng)，這些存儲介質(zhì)容易受保存環境、設備、技(jì )術等因素的影響。對溫度、濕度要求比較嚴格，溫度過高或濕度過大，将直接影響介質(zhì)的壽命。防止強磁場的侵害也很(hěn)重要，最好使用(yòng)專門的防磁櫃存放。确保電(diàn)子文(wén)件的質(zhì)量，認真檢查電(diàn)子文(wén)件内容是否完整、真實、有(yǒu)效，是否感染電(diàn)子病毒。另外，電(diàn)子檔案是以數碼形式通過技(jì )術與專用(yòng)設備存儲在磁性或光盤等介質(zhì)上，利用(yòng)時不能(néng)直接閱讀，要在計算機上才能(néng)識别它的信息内容。但是計算機軟硬件更新(xīn)速度較快，容易造成閱讀困難，因此歸檔時要連同相關支持軟件及應用(yòng)系統一并歸檔。同時應定期對電(diàn)子檔案進行檢查，遇有(yǒu)問題及時采取補救措施，以防止信息流失。 

綜上所述，實現檔案管理(lǐ)的信息化是社會發展的要求,從業人員應該立足實際,不斷創新(xīn)工(gōng)作(zuò)思路,采取有(yǒu)效的對策加快信息化建設,這樣才能(néng)讓檔案管理(lǐ)發揮應有(yǒu)的實效性。 

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