檔案歸檔是檔案管理(lǐ)的核心任務(wù)之一，它是對無序文(wén)件以及需要進一步組織的那些文(wén)件進行分(fēn)類，組合，排列和分(fēn)類，以實現系統，有(yǒu)序的過程。根據提交規則，可(kě)以整理(lǐ)出以下步驟：

1，收集

檔案數據的收集是檔案整理(lǐ)的第一步。征集工(gōng)作(zuò)是“以我為(wèi)重”，“以這個水平為(wèi)重”和“以該機關為(wèi)重”，征集範圍僅限于該機關形成的文(wén)件。

2，組件

存檔通常是每個文(wén)件一個文(wén)件。但是也有(yǒu)特殊情況：一次的一般情況介紹，每周報告和其他(tā)材料；會議紀要通常是每次會議一次，每年一次。另外，還需要注意單據内的順序：如果有(yǒu)單據處理(lǐ)表或紙張，則單據處理(lǐ)表應位于收據的前面；原稿在最前面，論文(wén)被發表，而最終草(cǎo)案則在以後。

3，分(fēn)類

通常，歸檔文(wén)件按年度-機構（問題）-托管期限，年度-托管期-機構（問題）等方式分(fēn)為(wèi)三個級别。

4，安(ān)排

在最低級别上，可(kě)以根據行政部門發布的組織文(wén)件中(zhōng)的内部組織結構順序或機關的習慣順序，排列按組織結構分(fēn)類分(fēn)類的檔案文(wén)件。一般是綜合部門之前，業務(wù)性部門是後部門。

5.零件編号

根據不同的存儲期限，不應将檔案資料混在一起，可(kě)以理(lǐ)解，三個不同的歸檔文(wén)件的永久存儲期限為(wèi)，定期30年，定期10年，應放入不同的倉庫。因此，每年不同存儲期的第一項從“ 0001”開始編譯，并且所形成的目錄分(fēn)别綁定到卷中(zhōng)。

6.分(fēn)頁(yè)

檔案按部分(fēn)分(fēn)頁(yè)。頁(yè)碼應在文(wén)檔正面的右上角或背面的左上角逐頁(yè)打印。這些文(wén)件已批量打印并分(fēn)頁(yè)；如果要編譯的頁(yè)碼與文(wén)檔的原始頁(yè)碼相同，則原始頁(yè)碼可(kě)以保持不變。

7.填寫申請封條

歸檔印章是紙質(zhì)文(wén)件中(zhōng)文(wén)件編号的特定實施例。應當在文(wén)檔首頁(yè)頂部的空白處蓋章，在水平文(wén)檔（例如統計報告）上蓋章，并在文(wén)檔的右中(zhōng)位置蓋上歸檔印章。

8.填寫并填寫測試準備表

将文(wén)件按順序放入文(wén)件框中(zhōng)，然後填寫框的背面和準備表單中(zhōng)的項目。注意：來自不同年份的歸檔文(wén)檔不應放在同一文(wén)件框中(zhōng)。具(jù)有(yǒu)不同存儲期限的歸檔文(wén)件不得裝(zhuāng)在同一盒子中(zhōng)。

9，目錄

描述項包括總數，總數，保管期限，組織（問題），年份，箱子編号，件數，文(wén)件編号，标題，負責人，書面文(wén)件的日期，頁(yè)碼，文(wén)件号，機密級别，備注等。

10.數碼掃描

掃描之前，請清除數據中(zhōng)的所有(yǒu)金屬物(wù)體(tǐ)，例如針腳，别針和回形針等，并保持數據秩序井然。數據中(zhōng)不應有(yǒu)混亂，起皺，缺頁(yè)或倒頁(yè)的現象。掃描的文(wén)檔以多(duō)頁(yè)PDF格式保存，并且文(wén)檔被命名(míng)為(wèi)文(wén)件編号，即，整個文(wén)檔編号-文(wén)件類别代碼•年份-保管期限-機構（問題）代碼-件号。

11，綁定

歸檔文(wén)件被一一綁定。永久和30年的存儲，根據文(wén)件的厚度，文(wén)件頁(yè)面很(hěn)小(xiǎo)，使用(yòng)直角裝(zhuāng)訂或縫紉機邊緣裝(zhuāng)訂；對于大量頁(yè)面，采用(yòng)“三孔一線(xiàn)”左裝(zhuāng)訂。可(kě)以定期裝(zhuāng)訂10年期的定期文(wén)件。

12.儲存和貨架

根據存放時間和編号的順序将箱子放入文(wén)件櫃。順序：從上到下，從左到右。至此，檔案的整理(lǐ)工(gōng)作(zuò)基本完成。

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