檔案數字化的定義

檔案數字化是指利用(yòng)計算機技(jì )術，掃描技(jì )術，OCR技(jì )術，數字攝影（錄音和錄像）技(jì )術，數據庫技(jì )術，多(duō)媒體(tǐ)技(jì )術等高新(xīn)技(jì )術将各種載體(tǐ)的檔案資源轉換為(wèi)數字檔案信息。和存儲技(jì )術。它是檔案信息建設的重要組成部分(fēn)，以數字化形式存儲，以網絡形式相互連接，由計算機系統管理(lǐ)，形成檔案信息數據庫的有(yǒu)序結構，實現資源共享。

檔案數字化的主要内容

1.數字化檔案目錄信息并建立檔案目錄數據庫；

2.承運人文(wén)件的數字化，例如紙質(zhì)文(wén)件，縮微文(wén)件，照片文(wén)件，音頻和視頻文(wén)件等，并建立檔案圖像數據庫或多(duō)媒體(tǐ)數據庫；

3.收集和建立檔案專題信息。

檔案數字化的作(zuò)用(yòng)

一、為(wèi)檔案信息化建設打下堅實的基礎

檔案的信息化建設是檔案管理(lǐ)發展規劃中(zhōng)的一項重要任務(wù)，其核心是資源建設。資源建設包括兩個任務(wù)：第一，建立現有(yǒu)檔案的目錄數據庫，對重要檔案和照片，錄音和錄像進行數字化；第二，電(diàn)子文(wén)件歸檔和電(diàn)子文(wén)件管理(lǐ)。

二、有(yǒu)利于長(cháng)期發展，保護原始檔案

1.用(yòng)數字文(wén)件替換原始文(wén)件以保護原始文(wén)件；

2.數字拷貝應存放在不同的地方，并輸出縮微膠卷以供永久保存。這樣，在發生自然災害時不會破壞檔案，有(yǒu)利于檔案的長(cháng)期發展；

3.恢複檔案材料的模糊和褪色的筆(bǐ)迹，并修複染色和損壞的照片檔案。

三、改善檔案利用(yòng)方式，提高利用(yòng)率

1.可(kě)以同時以數字形式向多(duō)個用(yòng)戶提供文(wén)檔，以實現資源共享；

2，數字文(wén)件可(kě)以通過網絡傳輸，可(kě)以在不同的地方訪問和利用(yòng)，從而擴大了檔案的利用(yòng)空間；

3.将文(wén)件數字化後，可(kě)以将打開的文(wén)件上傳到系統。用(yòng)戶可(kě)以随時使用(yòng)打開的文(wén)件來實現文(wén)件信息資源的共享。

4.縮短檢索時間，大大提高利用(yòng)效率。

四、節省成本并提高檔案管理(lǐ)員的工(gōng)作(zuò)效率

通過數字化管理(lǐ)，可(kě)以将紙張載體(tǐ)文(wén)件轉換為(wèi)機器可(kě)讀文(wén)件，不僅節省了存儲成本，而且節省了空間。咨詢方便快捷，避免了重複打印材料造成的紙張和人員浪費。經過數字管理(lǐ)後，可(kě)以及時歸檔檔案，并可(kě)以盡快提供使用(yòng)服務(wù)。

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