如何科(kē)學(xué)合理(lǐ)地使用(yòng)檔案管理(lǐ)軟件，有(yǒu)效提高檔案檢索效率，充分(fēn)發揮其最大效益，對檔案數據庫的建設和使用(yòng)進行研究尤為(wèi)重要。

1、存檔數據庫不應太大或太詳細。文(wén)件數據庫的構建太簡陋，容易造成文(wén)件信息輸入和檢索的麻煩，當輸入信息和檢索文(wén)件認為(wèi)這些數據應該屬于哪個數據庫時，即使您不記得哪個屬于數據庫，或檢索限制或寫下錯誤的信息數據庫并選擇錯誤的文(wén)件，但無法檢索相應的文(wén)件信息，将影響文(wén)件輸入或檢索的效率。

2、文(wén)件檢索的條件和詞數不應太多(duō)。衆所周知，檔案信息的檢索一般是基于一個或幾個鏈接關鍵詞來查找，一次輸入過多(duō)的關鍵詞或條件，将大大降低檔案的檢索效率。有(yǒu)效的方法是減少關鍵字的單詞數，适當增加搜索條件，使用(yòng)更多(duō)的搜索條件“或”，使用(yòng)更少的搜索條件“和”，并結合使用(yòng)來提高文(wén)件搜索的查全率和準确率。

3、如果無法檢索文(wén)件，請嘗試跨庫檢索。跨庫檢索程序比較繁瑣，檢索時間長(cháng)，在文(wén)件檢索中(zhōng)往往不經常使用(yòng)。但是由于文(wén)件的訪問，觀看者常常不知道有(yǒu)時會找到一些手頭細節的文(wén)件來掌握某些信息的含糊不清，例如隻知道時間或内容，或者可(kě)能(néng)隻知道諸如負責人之類的信息以及該信息。而且不确定性很(hěn)大，如果僅在查看器中(zhōng)提供數據庫中(zhōng)文(wén)件信息的查詢，造成很(hěn)多(duō)時間可(kě)以錯過真實文(wén)件中(zhōng)數據庫文(wén)件的查找情況。因此，當文(wén)件查詢不可(kě)用(yòng)時，請嘗試跨庫搜索以提高文(wén)件查詢的命中(zhōng)率。

4、準确選擇檔案信息檢索項目。檢索項目中(zhōng)有(yǒu)很(hěn)多(duō)文(wén)件管理(lǐ)軟件，例如标題，作(zuò)者，文(wén)件編号，日期，檔案，檔案時間，附件文(wén)檔編号，标題等，以使查看者可(kě)以訪問信息，進行準确的判斷和選擇一種或多(duō)種搜索方式來檢索項目組合，或者從訪問需求分(fēn)析中(zhōng)提取出準确的檢索項目搜索方式，從而達到檢索的目的。

5、輸入準确的搜索關鍵詞。文(wén)件檢索的最重要因素是要掌握關鍵詞，輸入相對準确的關鍵詞将大大提高文(wén)件檢索的查全率和查全率。

6、為(wèi)檔案信息輸入人員提供必要的崗前培訓。檔案信息輸入者不僅擅長(cháng)計算機輸入，檔案信息輸入的準确性直接影響未來檔案檢索的效率。因此，有(yǒu)必要進行檔案信息錄入人員的崗前培訓，培訓内容應至少包括基礎知識和基礎知識，檔案基本單位檔案文(wén)件，僅基礎知識的三個方面，以更好地掌握準确性。歸檔信息輸入，以确保文(wén)件檢索效率。