如何科學合理地使用檔案管理軟件，有效提高檔案檢索效率，充分(fēn)發揮其最大(dà)效益，對檔案數據庫的建設和使用進行研究尤爲重要。

1、存檔數據庫不應太大(dà)或太詳細。文件數據庫的構建太簡陋，容易造成文件信息輸入和檢索的麻煩，當輸入信息和檢索文件認爲這些數據應該屬于哪個數據庫時，即使您不記得哪個屬于數據庫，或檢索限制或寫下(xià)錯誤的信息數據庫并選擇錯誤的文件，但無法檢索相應的文件信息，将影響文件輸入或檢索的效率。

2、文件檢索的條件和詞數不應太多。衆所周知(zhī)，檔案信息的檢索一(yī)般是基于一(yī)個或幾個鏈接關鍵詞來查找，一(yī)次輸入過多的關鍵詞或條件，将大(dà)大(dà)降低檔案的檢索效率。有效的方法是減少關鍵字的單詞數，适當增加搜索條件，使用更多的搜索條件“或”，使用更少的搜索條件“和”，并結合使用來提高文件搜索的查全率和準确率。

3、如果無法檢索文件，請嘗試跨庫檢索。跨庫檢索程序比較繁瑣，檢索時間長，在文件檢索中(zhōng)往往不經常使用。但是由于文件的訪問，觀看者常常不知(zhī)道有時會找到一(yī)些手頭細節的文件來掌握某些信息的含糊不清，例如隻知(zhī)道時間或内容，或者可能隻知(zhī)道諸如負責人之類的信息以及該信息。而且不确定性很大(dà)，如果僅在查看器中(zhōng)提供數據庫中(zhōng)文件信息的查詢，造成很多時間可以錯過真實文件中(zhōng)數據庫文件的查找情況。因此，當文件查詢不可用時，請嘗試跨庫搜索以提高文件查詢的命中(zhōng)率。

4、準确選擇檔案信息檢索項目。檢索項目中(zhōng)有很多文件管理軟件，例如标題，作者，文件編号，日期，檔案，檔案時間，附件文檔編号，标題等，以使查看者可以訪問信息，進行準确的判斷和選擇一(yī)種或多種搜索方式來檢索項目組合，或者從訪問需求分(fēn)析中(zhōng)提取出準确的檢索項目搜索方式，從而達到檢索的目的。

5、輸入準确的搜索關鍵詞。文件檢索的最重要因素是要掌握關鍵詞，輸入相對準确的關鍵詞将大(dà)大(dà)提高文件檢索的查全率和查全率。

6、爲檔案信息輸入人員(yuán)提供必要的崗前培訓。檔案信息輸入者不僅擅長計算機輸入，檔案信息輸入的準确性直接影響未來檔案檢索的效率。因此，有必要進行檔案信息錄入人員(yuán)的崗前培訓，培訓内容應至少包括基礎知(zhī)識和基礎知(zhī)識，檔案基本單位檔案文件，僅基礎知(zhī)識的三個方面，以更好地掌握準确性。歸檔信息輸入，以确保文件檢索效率。