1. 開展檔案數字化工(gōng)作(zuò)需求調研

在具(jù)體(tǐ)開展檔案數字化之前，先對此項工(gōng)作(zuò)的實際需求展開調研，包括調查檔案館(室)藏的數量、質(zhì)量，現有(yǒu)管理(lǐ)和服務(wù)狀況；歸納國(guó)内外同類機構的經驗教訓；分(fēn)析檔案數字化工(gōng)作(zuò)的效益；研究檔案數字化工(gōng)作(zuò)的可(kě)行性和必要性；明确檔案數字化的工(gōng)作(zuò)目标，以及為(wèi)達成目标所需資金、人員、時間、制度等條件；對檔案數字化工(gōng)作(zuò)提出相關建議等。可(kě)聘請第三方機構或人員參與需求調研，最終需形成調研報告。

2. 制訂檔案數字化工(gōng)作(zuò)計劃

應在調查研究的基礎上制訂檔案數字化工(gōng)作(zuò)計劃，明确檔案數字化工(gōng)作(zuò)的目标、工(gōng)作(zuò)内容、人員組織和職責分(fēn)工(gōng)、主要技(jì )術指标和方法、驗收依據、安(ān)全管理(lǐ)措施、進度安(ān)排、經費預算、招投标事宜等。制訂科(kē)學(xué)合理(lǐ)的工(gōng)作(zuò)計劃，有(yǒu)助于合理(lǐ)安(ān)排各項資源，監督、檢查工(gōng)作(zuò)質(zhì)量和工(gōng)作(zuò)進度，保證檔案數字化的合法化和标準化，并獲得較高的投資回報。

3. 組建工(gōng)作(zuò)隊伍，配備相關條件

檔案數字化工(gōng)作(zuò)的組織形式主要包括以下幾種:

(1) 外包式。即通過簽訂合同的方式由檔案館以外的人員(通常來自數字化專業公(gōng)司)承擔檔案數字化工(gōng)作(zuò)。采用(yòng)這種組織方式，一方面較少占用(yòng)館(室)内部的人力資源，不影響其他(tā)日常工(gōng)作(zuò)的開展;另一方面通過購(gòu)買社會專業化服務(wù)，可(kě)以提高工(gōng)作(zuò)效率，節約成本。外包式是檔案數字化工(gōng)作(zuò)常用(yòng)的組織模式，需要注意的是從事檔案數字化業務(wù)的公(gōng)司般缺乏檔案專家和長(cháng)期從事檔案專業工(gōng)作(zuò)的技(jì )術隊伍，存在工(gōng)作(zuò)質(zhì)量不符合檔案管理(lǐ)要求的風險，需要在合同中(zhōng)明确質(zhì)量要求和驗收标準，并施以必要的監督和指導。

(2) 自建式。即成立專門從事檔案數字化工(gōng)作(zuò)的工(gōng)作(zuò)機構，或從相關處室抽出有(yǒu)關人員組成臨時小(xiǎo)組，前者适合長(cháng)期性的檔案數字化工(gōng)作(zuò)，後者适合工(gōng)作(zuò)量集中(zhōng)、任務(wù)急、為(wèi)時短的檔案數字化項目。檔案人員熟悉檔案業務(wù)，可(kě)有(yǒu)效保證數字化成果的質(zhì)量，但可(kě)能(néng)造成檔案館(室)人手緊張，影響日常工(gōng)作(zuò)。

(3) 内外組合式。即由檔案館(室)工(gōng)作(zuò)人員和社會上招聘的人員共同組成檔案數字化隊伍。這種組織方式綜合了外包式和自建式的優點，數字化成果質(zhì)量和工(gōng)作(zuò)效率高，也有(yǒu)利于通過實踐鍛煉培養技(jì )術骨幹。

隊伍組建完畢之後，需要為(wèi)之配備一定的工(gōng)作(zuò)條件， 包括場所、資金、時間等。應明确和制定相關的規章制度，如檔案數字化加工(gōng)操作(zuò)規程、檔案機讀目錄格式等，以保證檔案數字化的科(kē)學(xué)性和規範化。必要時還應對有(yǒu)關人員進行培訓，使其更全面清楚地了解檔案數字化的方法和要求。

4. 監控檔案數字化工(gōng)作(zuò)的開展

在具(jù)體(tǐ)開展檔案數字化預處理(lǐ)、加工(gōng)、處理(lǐ)、組織、存儲、服務(wù)、維護的業務(wù)流程中(zhōng)，有(yǒu)關責任方要按照工(gōng)作(zuò)計劃開展必要的監督和檢查，及時發現問題，并予以糾正和調整。

5. 評估數字化工(gōng)作(zuò)成果

在檔案數字化業務(wù)告一段落之後， 應組織相關力量，采取科(kē)學(xué)的評估方法對數字化工(gōng)作(zuò)成果進行評估，内容涉及數字化資源的利用(yòng)率、易用(yòng)性、保存情況等多(duō)個方面。評估人員可(kě)能(néng)來自檔案館(室)内部、第三方機構，也可(kě)以是兩者的結合。評估結果是改進後續檔案數字化工(gōng)作(zuò)的依據，也可(kě)為(wèi)檔案部門争取更多(duō)數字化方面的投入提供必要的支持。