一，系統概述

大檔家數據文(wén)件管理(lǐ)系統通過建立統一的标準，對整個數據文(wén)件管理(lǐ)進行标準化，包括各個業務(wù)系統文(wén)件管理(lǐ)的标準化；建立完整的數據文(wén)件信息資源共享服務(wù)平台，支持數據文(wén)件管理(lǐ)信息處理(lǐ)的全過程，包括：獲取，接收轉移，歸檔，存儲管理(lǐ)，學(xué)習圖書館使用(yòng)和發布等，同時逐步轉換業務(wù)管理(lǐ)模型為(wèi)服務(wù)的管理(lǐ)模式，以業務(wù)模型為(wèi)基礎的業務(wù)管理(lǐ)，業務(wù)流和數據流為(wèi)基礎的系統服務(wù)平台為(wèi)系統。數據文(wén)件管理(lǐ)系統，為(wèi)企事業單位數據文(wén)件的現代化管理(lǐ)提供了完整的解決方案，數據文(wén)件管理(lǐ)系統可(kě)以作(zuò)為(wèi)自己的系統，為(wèi)用(yòng)戶提供完整的數據文(wén)件管理(lǐ)和網絡查詢功能(néng)，形成更加完善的現代化信息管理(lǐ)網絡。

二、市場分(fēn)析

随着企業和機構中(zhōng)各種信息文(wén)件的數量日益增加，數據文(wén)件的類型變得越來越多(duō)樣化，紙質(zhì)信息的存儲迅速擴展。傳統的數據檔案管理(lǐ)方法和技(jì )術手段所引起的問題日益突出，使得當前的傳統數據檔案管理(lǐ)已不能(néng)滿足企事業單位的實際需求，主要體(tǐ)現在以下幾個方面：

1.電(diàn)子或紙質(zhì)文(wén)件越來越多(duō)，而且散亂；

2.數據文(wén)件檢索效率低；

3.備案，借款和鑒定過程中(zhōng)存在障礙；

4.紙質(zhì)文(wén)件容易損壞，丢失和洩露；

5.電(diàn)子和紙質(zhì)數據文(wén)件的管理(lǐ)難以考慮；

6.數據和檔案管理(lǐ)的權限設置不合理(lǐ)；

7.數據文(wén)件管理(lǐ)日志(zhì)不完整，記錄難以跟蹤；

8.數據文(wén)件管理(lǐ)系統的實現不足。

綜上所述，數據檔案管理(lǐ)的解決方案如下：

1.建立電(diàn)子數據檔案，數字化紙質(zhì)數據文(wén)件，并對其進行集中(zhōng)統一管理(lǐ)；

2.通過多(duō)種渠道在線(xiàn)檢索數據文(wén)件；

3.建立電(diàn)子備案，借閱及其他(tā)材料備案标準管理(lǐ)程序；

4.細粒度的權限控制系統和多(duō)種安(ān)全保護措施；

5.提供各種統計報告，有(yǒu)效監視和評估數據文(wén)件的管理(lǐ)。

三、産(chǎn)品特點

1.數字辦(bàn)公(gōng)室

是信息信息的輸入，處理(lǐ)，輸出三大處理(lǐ)方式。特别是指使用(yòng)掃描儀将信息直接寫到計算機中(zhōng)，而無需重新(xīn)輸入。然後通過網絡技(jì )術将其以電(diàn)子方式發送到需要信息的任何地方，最後通過打印機将信息輸出以達到信息共享的目的。

2.無紙化管理(lǐ)

無紙化管理(lǐ)是提高工(gōng)作(zuò)效率，促進企業管理(lǐ)質(zhì)量提高，降低成本，同時提高工(gōng)作(zuò)效率的好方法。權利和責任的實現可(kě)以追溯，智能(néng)搜索，代表企業具(jù)有(yǒu)現代化的管理(lǐ)符号。

3.紙質(zhì)版和電(diàn)子版同時存在

紙質(zhì)媒體(tǐ)包括所有(yǒu)金融憑證賬簿，經濟合同傳真副本和其他(tā)業務(wù)數據，人事檔案，通知，規則和法規以及其他(tā)辦(bàn)公(gōng)數據，技(jì )術部門圖紙，代碼技(jì )術數據等。電(diàn)子媒體(tǐ)包括：電(diàn)子文(wén)檔，圖紙，從信息安(ān)全的角度來看，紙質(zhì)數據文(wén)件和電(diàn)子數據文(wén)件的共存将持續很(hěn)長(cháng)時間。從數據管理(lǐ)和使用(yòng)的角度來看，記錄和歸檔各種有(yǒu)價值的數據文(wén)件的目的是促進數據文(wén)件資源的共享。因此，數據文(wén)件管理(lǐ)人員必須抓好電(diàn)子數據文(wén)件的管理(lǐ)，抓好電(diàn)子數據文(wén)件與紙質(zhì)數據文(wén)件的同步管理(lǐ)，加快紙質(zhì)數據文(wén)件的掃描轉換過程，逐步将紙質(zhì)數據文(wén)件轉換為(wèi)電(diàn)子數據文(wén)件。

四、系統功能(néng)說明

大檔家數據檔案管理(lǐ)系統的使用(yòng)範圍包括：财務(wù)數據檔案，人事數據檔案，業務(wù)數據檔案，合同數據檔案，技(jì )術數據檔案（圖紙和文(wén)件）等，為(wèi)企業和事業單位的現代化管理(lǐ)提供解決方案，并為(wèi)用(yòng)戶提供完整的數據存檔管理(lǐ)和查詢功能(néng)。主要功能(néng)包括：數據文(wén)件管理(lǐ)，借用(yòng)數據文(wén)件，

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