照片檔案管理(lǐ)規範

一、範  圍 

本标準規定了銀鹽感光材料照片檔案的收集要求、整理(lǐ)程序和保管條件。

本标準适用(yòng)于各級各類檔案室、檔案館的照片檔案管理(lǐ)。

二、規範性引用(yòng)文(wén)件

下列文(wén)件中(zhōng)的條款通過本标準的引用(yòng)而成為(wèi)本标準的條款。凡是注日期的引用(yòng)文(wén)件，其随後所有(yǒu)的修改單（不包括勘誤的内容）或修訂版均不适用(yòng)于本标準，然而，鼓勵根據本标準達成協議的各方研究 是否可(kě)使用(yòng)這些文(wén)件的最新(xīn)版本。凡是不注日期的引用(yòng)文(wén)件,其最新(xīn)版本适用(yòng)于本标準。

GB/T 7156文(wén)獻保密等級代碼；

GB/T 15418檔案分(fēn)類标引規則；

DA/T 18檔案著錄規則；

DA/T 19檔案主題标引規則；

JGJ 25檔案館建築設計規範；

中(zhōng)華人民(mín)共和國(guó)檔案法實施辦(bàn)法；

國(guó)家檔案局關于機關檔案保管期限的規定國(guó)檔發【1987】27号；

中(zhōng)華人民(mín)共和國(guó)保守國(guó)家秘密法；

中(zhōng)華人民(mín)共和國(guó)保守國(guó)家秘密法實施辦(bàn)法；

三、術語和定義

下列術語和定義适用(yòng)于本标準。

3.1 照片檔案

國(guó)家機構、社會組織或個人在社會活動中(zhōng)直接形成的以靜止攝影影像為(wèi)主要反映方式的有(yǒu)保存價值的曆史記錄。照片檔案一般包括底片、照片和說明三部分(fēn)。

3.2 芯頁(yè)

用(yòng)以固定照片或底片，并标注說明的中(zhōng)性偏堿性紙質(zhì)載體(tǐ)，是照片冊、底片冊的組成單元。

四、照片檔案的收集

4.1 收集範圍

4.1.1 記錄本單位主要職能(néng)活動和重要工(gōng)作(zuò)成果的照片。

4.1.1.1 領導人和著名(míng)人物(wù)參加與本單位、本地區(qū)有(yǒu)關的重大公(gōng)務(wù)活動的照片。

4.1.1.2 本單位組織或參加的重要外事活動的照片。

4.1.1.3 記錄本單位、本地區(qū)重大事件、重大事故、重大自然災害及其他(tā)異常情況和現象的照片。

4.1.2 記錄本地區(qū)地理(lǐ)概貌、城鄉建設、重點工(gōng)程、名(míng)勝古迹、自然風光以及民(mín)間風俗和著名(míng)人物(wù)的 照片。

4.1.3 其他(tā)具(jù)有(yǒu)保存價值的照片。

4.2 收集要求

4.2.1 對屬于收集與歸檔範圍的照片，應按照規定定期向本單位檔案機構或檔案工(gōng)作(zuò)人員歸檔，集中(zhōng)管理(lǐ)，任何單位或個人不得據為(wèi)己有(yǒu)。

4.2.2 對存有(yǒu)真僞疑義的照片應采取必要措施進行鑒定。

4.2.3 對反映同一内容的若幹張照片，應選擇其主要照片歸檔。主要照片應具(jù)備主題鮮明、影像清晰、畫面完整、未加修飾剪裁等特點。

4.2.4 底片、照片、說明應齊全。

4.2.5 底片與照片影像應一緻。

4.2.6 対無底片的照片應制作(zuò)翻拍底片；對無照片的底片應制作(zuò)照片。

4.2.7 照片檔案的移交和征集應符合有(yǒu)關标準的要求。

4.3 收集時間

4.3.1 對具(jù)有(yǒu)歸檔價值的照片，其攝影者或承辦(bàn)單位應及時整理(lǐ)，向檔案室歸檔，一般不應跨年度。

4.3.2 依照《中(zhōng)華人民(mín)共和國(guó)檔案法實施辦(bàn)法》的規定，照片檔案随立檔單位其他(tā)載體(tǐ)形态的檔案一起向有(yǒu)關檔案館移交。在特殊情況下，經同級檔案行政管理(lǐ)部門同意可(kě)以提前或延遲移交。

4.3.3 檔案館應按收集範圍随時征集零散的對國(guó)家和社會具(jù)有(yǒu)保存價值的照片。

五、照片檔案的整理(lǐ)

5.1 整理(lǐ)原則

照片檔案的整理(lǐ)應遵循有(yǒu)利于保持照片檔案的有(yǒu)機聯系、有(yǒu)利于保管、有(yǒu)利于提供利用(yòng)的原則。照片檔案的底片、照片應分(fēn)開存放。

5.2 照片、底片的鑒定

5.2.1 保管期限

保管期限是按照片、底片的價值劃定的存留年限，分(fēn)為(wèi)永久、長(cháng)期、短期三種。對照片、底片保管期限的劃分(fēn)按照《國(guó)家檔案局關于機關檔案保管期限的規定》執行。

5.2.2 密級

密級是指照片、底片保密程度的等級。密級的劃定按照《中(zhōng)華人民(mín)共和國(guó)保守國(guó)家秘密法》、《中(zhōng)華人民(mín)共和國(guó)保守國(guó)家秘密法實施辦(bàn)法》、GB/T 7156及有(yǒu)關規定執行。

5.3 底片的整理(lǐ)

5.3.1 底片的編号

底片号是固定和反映底片在全宗内排列順序的一組字符代碼，由全宗号、保管期限代碼、張号組成。其格式如下：

全宗号一保管期限代碼一張号

全宗号：檔案館給立檔單位編制的代号。

保管期限代碼：分(fēn)别用(yòng)“1、2、3”或“Y、C、D”對應代表永久、長(cháng)期、短期。

張号：在某一全宗某一保管期限内底片的排列從“1”開始的順序編号。

5.3.2 底片号的登錄

5.3.2.1宜使用(yòng)鐵筆(bǐ)将底片号橫排刻寫在膠片乳劑面片邊處（刻寫不下時，前段可(kě)不寫），不得影響畫 面;也可(kě)采用(yòng)其他(tā)方式将底片号附着在膠片乳劑面片邊處，不得污染膠片。

5.3.2.2 底片号登錄順序應與照片号登錄順序保持一緻。

5.3.3 底片袋的标注

底片放入底片袋内保管，一張一袋。應在底片袋的右上方标明底片号。對翻拍底片,應在底片袋的 左上方标明“F”字樣。對拷貝底片，應在底片袋的左上方标明“K”字樣。

5.3.4 底片的入冊

5.3.4.1 底片冊一般由297 mmX210 mm大小(xiǎo)的若幹芯頁(yè)和封面、封底組成。

5.3.4.2應按底片号順序将底片袋依次插入底片冊。

5.3.4.3芯頁(yè)的插袋上應标明相同的底片号。

5.3.5 大幅底片的放置

對幅面超過底片冊芯頁(yè)尺寸的大幅底片，應在乳劑面墊襯柔軟的中(zhōng)性偏堿性紙張後，放入專用(yòng)的檔 案袋或檔案盒中(zhōng)，按底片号順序排列。

5.3.6 冊内備考表

5.3.6.1 冊内備考表項目包括:本冊情況說明、立冊人、檢査人、立冊時間。冊内備考表應放在冊内最後位置。冊内備考表見附錄A。

5.3.6.2 本冊情況說明：填寫冊内底片缺損、補充、移出、銷毀等情況。對底片冊立冊以後發生或發現 的問題，應由有(yǒu)關的檔案管理(lǐ)人員填寫說明，并簽名(míng)、标注時間。

5.3.7 底片冊的封面

底片冊的封面應印制“底片冊”字樣。

5.3.8 底片冊的冊脊

底片冊冊脊的項目包括:全宗号、保管期限、起止張号、冊号。底片冊冊脊見附錄。

5.3.9 底片冊的排列

底片冊按照全宗号、保管期限、冊号的順序排列，上架保存。

5.4 照片的整理(lǐ)

5.4.1 照片的分(fēn)類

應在全宗内按保管期限一年度一問題進行分(fēn)類。跨年度且不可(kě)分(fēn)的照片，也可(kě)按保管期限一問題一年度進行分(fēn)類。分(fēn)類方案應保持前後一緻，不應随意變動。

5.4.2 照片的排列

應在分(fēn)類方案的最低一級類目内，按問題結合時間、重要程度等進行排列。為(wèi)便于提供利用(yòng)，照片排列及入冊時應同時考慮不同保密等級照片的定位。

5.4.3 照片的編号

照片号是固定和反映每張照片在全宗内分(fēn)類與排列順序的一組字符代碼，由全宗号、保管期限代碼、冊号、張号或全宗号、保管期限代碼、張号組成。照片号有(yǒu)兩種格式：

格式一: 全宗号一保管期限代碼一冊号一張号

格式二: 全宗号一保管期限代碼一張号

若采用(yòng)格式二，可(kě)選用(yòng)照片、底片分(fēn)别編号法或合一編号法（影像相符的照片、底片編号相同）。選用(yòng)合一編号法宜以照片、底片齊全為(wèi)基礎。

全宗号:檔案館給立檔單位編制的代号。

保管期限代碼:分(fēn)别用(yòng)“1、2、3”或“Y、C、D”對應代表永久、長(cháng)期、短期。

冊号:在某一全宗某一保管期限内照片冊的排列從“1”開始的順序編号。

張号:格式一中(zhōng)的張号是指照片在冊内的排列從“1”開始的順序編号。格式二中(zhōng)的張号是指在某一 全宗某一保管期限内照片的排列從“1”開始的順序編号。

5.4.4 照片的入冊

5.4.4.1 照片冊一般由297 mmX21O mm大小(xiǎo)的若幹芯頁(yè)和封面、封底組成。芯頁(yè)以30頁(yè)左右為(wèi)宜，有(yǒu)活頁(yè)式和定頁(yè)式兩種。芯頁(yè)格式參考示例參見附錄C。

5.4.4.2 應按照分(fēn)類、排列順序即照片号順序将照片固定在芯頁(yè)上，組成照片冊。

5.4.5 大幅照片的放置

對于照片冊放置不下的大幅照片，可(kě)将其放入專用(yòng)的檔案袋或檔案盒中(zhōng)，按照片号順序排列。如豎直放置，應首先将照片固定在專用(yòng)的紙闆上，再放入袋、盒中(zhōng)；如水平放置，照片的堆放高度不宜超過5cm。以豎直放置為(wèi)宜。

5.4.6 單張照片說明的填寫

5.4.6.1 說明的格式

說明應采用(yòng)橫寫格式，分(fēn)段書寫。其格式如下：

題名(míng)：

照片号：

底片号：

參見号：

時間：

攝影者：

文(wén)字說明：

5.4.6.2 說明的内容

5.4.6.2.1 題名(míng)應簡明概括、準确反映照片的基本内容，人物(wù)、時間、地點、事由等要素盡可(kě)能(néng)齊全。

5.4.6.2.2 照片号按5.4.3。

5.4.6.2.3 底片号按5.3.1。

若采用(yòng)照片、底片合一編号法，可(kě)不填寫底片号。

5.4.6.2.4 參見号是指與本張照片有(yǒu)密切聯系的其他(tā)載體(tǐ)檔案的檔号。其格式如下：

（相關檔案種類）檔号

注：括号内為(wèi)選擇性著錄内容。

示例1：文(wén)書檔案0113-2-18

示例2：科(kē)技(jì )檔案G-J-21

照片檔案由檔案室移交至檔案館後，應對其參見号進行核對，對與實況不符的應及時調整。

5.4.6.2.5 照片的拍攝時間用(yòng)8位阿拉伯數字表示，第1〜4位表示年，第5〜6位表示月，第7〜8位 表示日。

示例：1953年3月2日寫作(zuò)19530302。

5.4.6.2.6 攝影者一般填寫個人，必要時可(kě)加寫單位。

5.4.6.2.7 文(wén)字說明應綜合運用(yòng)事由、時間、地點、人物(wù)、背景、攝影者等要素，概括揭示照片影像所反映的全部信息；或僅對題名(míng)未及内容作(zuò)出補充。其他(tā)需要說明的事項亦可(kě)在此欄表述，例如照片歸屬權不屬于本單位的，應注明照片版權、來源等。

5.4.6.2.8 密級應按GB/T 7156所規定的字符在照片周圍選一固定空白處标明，使用(yòng)印章亦可(kě)。

5.4.6.3 說明的位置

單張照片的說明，可(kě)根據照片固定的位置，在照片的右側、左側或正下方書寫。

5.4.6.4 大幅照片的說明

對大幅照片的說明可(kě)另紙書寫，與照片一同保存。一組聯系密切的照片中(zhōng)的大幅照片，應随該組照片一同在冊内編号，填寫單張照片說明，并注明其存放地址.

5.4.7 組合照片說明的填寫

5.4.7.1 一組（若幹張）聯系密切的照片按順序排列後，可(kě)拟寫組合照片說明。采用(yòng)組合照片說明的照片，其單張照片說明可(kě)以從簡。

5.4.7.2 組合照片說明應概括揭示該組照片所反映的全部信息内容及其他(tā)需要說明的事項。

5.4.7.3 應在組合照片說明中(zhōng)指出所含照片的起止張号和數量。

5.4.7.4 同組中(zhōng)的每一張照片均應在單張照片說明的左上角或右上角标出組聯符号。組聯符号按組依次采用(yòng)“①”、“②”、"③”……同組中(zhōng)的照片其組聯符号相同。如冊内隻有(yǒu)一組照片和其他(tā)散片時，組聯符号釆用(yòng)“①”。組聯符号不宜越冊。

5.4.7.5 整理(lǐ)照片時因保管期限或密級的不同，有(yǒu)些同組的照片可(kě)能(néng)會被分(fēn)散到不同的照片冊内，應在組合照片說明中(zhōng)指出這些密切相關照片的保管期限、冊号和組号。

示例：相關照片  長(cháng)期一4一⑥

上例中(zhōng)保管期限亦可(kě)采用(yòng)“2”或“C”表示。

5.4.7.6 組合照片說明可(kě)放在本組第一張照片的上方，也可(kě)放在本冊所有(yǒu)照片之前。

5.4.8 冊内備考表

按5.3.6。

5.4.9 照片冊的封面

照片冊的封面應印制“照片冊”字樣。

5.4.10 照片冊的冊脊

照片冊冊脊的項目包括:全宗号、保管期限、冊号、起止張号。

照片冊冊脊的格式：照片号為(wèi)格式一的照片冊冊脊見附錄B中(zhōng)的照片冊冊脊（一）；照片号為(wèi)格式二的照片冊冊脊見附錄B中(zhōng)的照片冊冊脊（二）。

5.4.11 照片冊的排列

照片冊按照全宗号、保管期限、冊号的順序排列，上架保存。

5.5 照片檔案目錄的編制

5.5.1 目錄的著錄

5.5.1.1 著錄項目

照片檔案目錄的著錄項目包括:照片号、底片号、題名(míng)、時間、攝影者、備注、參見号、冊号、頁(yè)号、組内 張數、分(fēn)類号、項目号、主題詞或關鍵詞、密級、保管期限、類型規格、檔案館代号、文(wén)字說明等。

5.5.1.2 條目的著錄單位

以照片的自然張或若幹張（一組）為(wèi)單位著錄成為(wèi)照片檔案目錄的條目。

5.5.1.3 組合照片的著錄

5.5.1.3.1 以一組照片為(wèi)單位著錄時，題名(míng)應根據題名(míng)拟寫要素，簡明概括、準确反映一組照片的基本内容。

5.5.1.3.2 以一組照片為(wèi)單位著錄時，照片号、底片号、頁(yè)号均應著錄起止号；時間應著錄起止時間；參見号、攝影者可(kě)以著錄多(duō)個。

5.5.1.4 大幅照片的标注

對于大幅照片、底片，應在備注欄内注明“大幅”和存放地址。以一組照片為(wèi)單位著錄時，還應在備注欄内注明其中(zhōng)所含的大幅照片的照片号、底片号。

5.5.1.5 著錄與标引的要求

照片檔案著錄與标引的方法和要求，應按照DA/T 18.GB/T 15418.DA/T 19執行。

5.5.2 目錄的編制

5.5.2.1 目錄種類

照片檔案目錄種類包括冊内目錄、基本目錄、分(fēn)類目錄、主題目錄、攝影者目錄等。

5.5.2.2 基本目錄

照片檔案基本目錄的必備項目是：照片号、題名(míng)、時間、攝影者、底片号、備注，可(kě)根據需要增加項目。

基本目錄的條目應按照片号排序。照片檔案基本目錄參考示例參見附錄

5.5.2.3 冊内目錄

冊内照片目錄為(wèi)選擇性目錄。其組成項目是：照片号、題名(míng)、時間、頁(yè)号、底片号、備注。冊内目錄的條目應按照片号排序。冊内目錄位于冊内最前面。冊内照片目錄參考示例參見附錄E。

六、底片檔案的保管

6.1 包裝(zhuāng)物(wù)與裝(zhuāng)具(jù)

6.1.1 底片袋

底片袋應使用(yòng)表面略微粗糙和無光澤的中(zhōng)性偏堿性紙制材料制作(zuò)，其pH值應在7. 2〜9. 5之間，a-纖維素含量應高于87%。

底片袋應使用(yòng)中(zhōng)性膠粘劑，接縫應在袋邊。

6.1.2 底片冊、照片冊

底片冊、照片冊所用(yòng)封面、封底、芯頁(yè)均應采用(yòng)中(zhōng)性偏堿性紙質(zhì)材料制作(zuò)，其pH值應在7. 2〜9. 5 之間，化學(xué)性能(néng)穩定，且不易産(chǎn)生碎屑或脫落的纖維。

6.1.3 貯存櫃架

底片、照片應在能(néng)關閉的裝(zhuāng)具(jù)中(zhōng)保存，如存儲櫃、抽屜、有(yǒu)門的書架或文(wén)件架等。

貯存櫃架應采用(yòng)不可(kě)燃、耐腐蝕的材料,避免使用(yòng)木(mù)制及類似材料。木(mù)制材料易燃燒、易腐蝕，還可(kě)能(néng)揮發出某些有(yǒu)害氣體(tǐ)，促使底片、照片老化或褪色。貯存櫃架的噴塗用(yòng)料應穩定耐用(yòng)，且對貯存的底片、照片無有(yǒu)害影響。

對貯存櫃架進行排列時,應保證空氣能(néng)在其内部循環流通。

6.2 溫度、濕度要求

6.2.1 推薦的存貯最高溫度和相對濕度見表1。

6.2.2 底片、照片應恒溫、恒濕保存。長(cháng)期貯存環境，24小(xiǎo)時内溫度的周期變化不應大于±2C,相對濕度變化不應大于±5%。中(zhōng)期貯存環境，24小(xiǎo)時内溫度的周期變化不應大于±5E,相對濕度變化不應大于±10%。

6.2.3 所推薦的溫度、濕度條件，應在各單獨的貯存器具(jù)内或整個貯存室内加以保證。

6.2.4 底片、照片貯存的溫、濕度與提供利用(yòng)房間的溫、濕度若存在較大差别，應設緩沖間，在其提供利用(yòng)前應在緩沖間過渡幾小(xiǎo)時。

6.3 空氣調節和淨化要求

6.3.1 空氣調節要求

6.3.1.1 為(wèi)保證貯存庫的溫、濕度條件，應配備獨立的空氣調節系統。

6.3.1.2 貯存庫的氣壓應保持正壓狀态，以防止外界空氣滲入。

6.3.1.3 去濕應選用(yòng)恒濕控制的自動制冷型除濕機。加濕應選用(yòng)可(kě)控式加濕機,不應使用(yòng)水盆或飽和化學(xué)溶液，以免導緻濕度過高。

6.3.2 空氣淨化要求

6.3.2.1 進入貯存室或貯存櫃的空氣應首先經過機械過濾器過濾，以免空氣中(zhōng)的固體(tǐ)顆粒擦傷膠片或與膠片起反應。過濾器宜采用(yòng)幹介質(zhì)型，應不可(kě)燃，其捕捉率不應低于85%。

6.3.2.2應使用(yòng)洗滌或吸收等空氣淨化裝(zhuāng)置，去除空氣中(zhōng)的二氧化硫、硫化氫、過氧化物(wù)、臭氧、酸性霧氣、氨和氧化氮等氣體(tǐ)雜質(zhì)。

6.3.2.3 油漆的揮發氣體(tǐ)是一種氧化污染源，應控制使用(yòng)。若貯存環境新(xīn)刷油漆，應在三個月後投入使用(yòng)。對其他(tā)存有(yǒu)污染源的新(xīn)貯存環境，亦應擱置一段時期後再投入使用(yòng)。

6.3.2.4 硝酸片基膠片會釋放出有(yǒu)害氣體(tǐ)，因此，不應與其他(tā)膠片同處存放，也不應與其他(tā)膠片使用(yòng)同一通風系統。

6.4 庫房有(yǒu)關要求

庫房條件和防火、防水、防潮、防日光及紫外線(xiàn)照射、防污染、防有(yǒu)害生物(wù)、防震、防盜等要求，應符合JGJ 25的規定。

6.5 保管要求和措施

6.5.1 貯存庫房應保持整齊、清潔，應有(yǒu)嚴格的使用(yòng)和存放規則。

6.5.2 照片檔案入庫前應進行檢查。對受污染的照片、底片應進行必要的技(jì )術處理(lǐ)，防止受污染的照片、底片入庫。

6.5.3 接觸底片的人員應戴潔淨的棉質(zhì)薄手套，輕拿(ná)底片的邊緣。

6.5.4 底片冊、照片冊應立放，不應堆積平放，以免堆在下面的底片、照片受壓後造成粘連。

6.5.5 珍貴的、重要的、使用(yòng)頻率高的底片應進行拷貝，異地保存。拷貝片提供利用(yòng)，以便更好地保存母片。

6.5.6 每隔兩年應對底片、照片進行一次抽樣檢査，不超過五年進行一次全面檢查。若溫、濕度岀現嚴重波動，應縮短檢査的間隔期。檢查中(zhōng)應密切注意底片、照片的變化情況（卷曲、變形、變脆、粘連、破損、黴斑、褪色等），亦應注意包裝(zhuāng)材料的變質(zhì)問題，并做好檢査記錄。若發現問題，應查明原因，及時采取補救措施。

來源：國(guó)家檔案局