數字檔案資源建設

數字檔案室的數字檔案資源應包含文(wén)書、聲像（照片、錄音、錄像）、科(kē)技(jì )、專業等各門類電(diàn)子檔案、傳統載體(tǐ)檔案數字副本和數字資料等，若條件成熟，公(gōng)務(wù)電(diàn)子郵件、網頁(yè)等門類的電(diàn)子檔案也應作(zuò)為(wèi)數字檔案資源建設内容。

一、基本要求

數字檔案資源建設的基本要求是齊全完整、标準規範。

1.1齊全完整性要求

歸檔保存的數字檔案資源門類應齊全、完整，各門類電(diàn)子檔案或數字副本應齊全、完整，能(néng)夠系統反映本單位履行主要職責的過程；關于同一事由的往來文(wén)件以及文(wén)件的組件應齊全、完整，文(wén)件之間的有(yǒu)機聯系得以保存；各門類電(diàn)子檔案内容信息處于原始狀态，基本元數據齊全、完整。

1.2标準規範性要求

數字檔案資源的收集、整理(lǐ)、編目、著錄、格式、品質(zhì)等應符合《電(diàn)子文(wén)件歸檔與管理(lǐ)規範》（GB/T18894）、《歸檔文(wén)件整理(lǐ)規則》（DA/T22）、《檔号編制規則》（DA/T13）等國(guó)家标準或地方規範的要求；應參照國(guó)家或地方相關标準規範設置、捕獲電(diàn)子檔案元數據，推薦采用(yòng)包括文(wén)件實體(tǐ)、機構人員實體(tǐ)、業務(wù)實體(tǐ)在内的多(duō)實體(tǐ)元數據方案，元數據的賦值應以自動捕獲為(wèi)主、手工(gōng)著錄為(wèi)輔。

二、數字檔案資源命名(míng)規則

應采用(yòng)檔号或唯一标識符為(wèi)數字檔案資源命名(míng)。采用(yòng)檔号為(wèi)數字檔案資源命名(míng)的，若以卷為(wèi)單位整理(lǐ)，按《檔号編制規則》編制檔号，推薦增設檔案門類代碼作(zuò)為(wèi)類别号的子項；若以件為(wèi)單位整理(lǐ)，檔号可(kě)采用(yòng)“全宗号-檔案門類代碼·年度-保管期限-機構（問題）代碼-件号·子件号”結構。具(jù)體(tǐ)編制方法如下。

1）全宗号：用(yòng)四位代碼标識，按照《檔号編制規則》編制。

2）檔案門類代碼·年度：文(wén)書、照片、錄音、錄像、科(kē)技(jì )、專業的門類代碼分(fēn)别為(wèi)“WS”、“ZP”、“LY”、“LX”、“KJ”、“ZY”，科(kē)技(jì )、專業門類需要複分(fēn)的，應參照《科(kē)學(xué)技(jì )術檔案案卷構成的一般要求》和國(guó)家基本專業檔案目錄執行。年度為(wèi)文(wén)件形成年度，以4位阿拉伯數字标注公(gōng)元紀年，如“2013”。當形成年度無法考證時，年度為(wèi)其歸檔年度，并在附注項加以說明。

3）保管期限：保管期限分(fēn)為(wèi)永久、定期30年、定期10年的，分(fēn)别以代碼“Y”、“D30”、“D10”标識。采用(yòng)其他(tā)保管期限的，也應使用(yòng)其相應縮寫代碼。

4）機構（問題）代碼：機構（問題）代碼采用(yòng)3位漢語拼音字母标識，如辦(bàn)公(gōng)室可(kě)用(yòng)“BGS”标識。未按照機構（問題）分(fēn)類的，應省略機構（問題）代碼。

5）件号·子件号：件号是單件歸檔文(wén)件在一個保管期限下排列的順序号，用(yòng)4位阿拉伯數字标識，不足4位的，前面用(yòng)“0”補足，如“0026”。子件号是指件内單份文(wén)件排列的順序号，用(yòng)3位阿拉伯數字标識，不足3位的，前面用(yòng)“0”補足，如“001”。不需要編制子件号的，子件号可(kě)以省略。如有(yǒu)需要，可(kě)以在件号·子件号之後編制下位代碼，比如頁(yè)（張）号等。

三、文(wén)書類電(diàn)子檔案質(zhì)量要求

文(wén)書類電(diàn)子文(wén)件（檔案）的收集、整理(lǐ)、鑒定等，應符合國(guó)家檔案局令第8号、《歸檔文(wén)件整理(lǐ)規則》（DA/T22）等要求，此外，在辦(bàn)公(gōng)自動化等業務(wù)系統形成并歸檔保存的電(diàn)子公(gōng)文(wén)，其質(zhì)量還需滿足以下要求。

3.1完整性要求

關于同一事由的往來電(diàn)子公(gōng)文(wén)齊全、完整，電(diàn)子公(gōng)文(wén)的組件——正本、定稿、公(gōng)文(wén)處理(lǐ)單、集中(zhōng)記錄修改過程的彩色留痕稿以及确有(yǒu)必要保存的重要修改稿等齊全、完整；紅頭、電(diàn)子印章齊全、完整；文(wén)件标題、文(wén)号、主送機關、正文(wén)、發文(wén)機關署名(míng)和成文(wén)日期6個要素齊全、完整。

3.2版面格式要求

電(diàn)子公(gōng)文(wén)正本的公(gōng)文(wén)格式應符合《黨政機關公(gōng)文(wén)處理(lǐ)工(gōng)作(zuò)條例》第三章要求，正本的頁(yè)面尺寸及版面要求、公(gōng)文(wén)格式各要素編排規則、公(gōng)文(wén)的特定格式、式樣應分(fēn)别符合《黨政機關公(gōng)文(wén)格式》第5章、第7章、第10章、第11章的要求。

3.3文(wén)件格式要求

電(diàn)子公(gōng)文(wén)的正本、定稿、公(gōng)文(wén)處理(lǐ)單應以OFD、PDF、PDF/A等版式文(wén)檔格式歸檔保存，版式文(wén)檔格式應符合《版式電(diàn)子文(wén)件長(cháng)期保存格式需求》，并支持向同級國(guó)家綜合檔案館采用(yòng)的長(cháng)期保存格式轉換；集中(zhōng)記錄修改過程的彩色留痕稿以及确有(yǒu)必要保存的重要修改稿可(kě)以WPS、RTF、DOC等同級國(guó)家綜合檔案館認可(kě)的格式歸檔保存。

3.4元數據捕獲要求

應參照《文(wén)書類電(diàn)子文(wén)件元數據方案》設置、捕獲電(diàn)子公(gōng)文(wén)元數據，至少應包括：聚合層次、來源、立檔單位名(míng)稱、電(diàn)子文(wén)件号、檔号、年度、保管期限、内容描述、題名(míng)、日期、密級、形式特征、存儲位置、脫機載體(tǐ)編号、權限管理(lǐ)、機構人員名(míng)稱、業務(wù)狀态、業務(wù)行為(wèi)、行為(wèi)時間、實體(tǐ)标識符20項。

3.5封裝(zhuāng)要求

若條件成熟，根據同級國(guó)家綜合檔案館要求，可(kě)以對文(wén)書類電(diàn)子檔案與其元數據進行封裝(zhuāng)。封裝(zhuāng)可(kě)參照《基于XML的電(diàn)子文(wén)件封裝(zhuāng)規範》執行。

四、聲像類電(diàn)子檔案質(zhì)量要求

4.1基本要求

聲像類電(diàn)子文(wén)件的歸檔範圍應參考《照片檔案管理(lǐ)規範》第4章或同級檔案行政管理(lǐ)部門的具(jù)體(tǐ)要求執行。收集、歸檔的聲像類電(diàn)子文(wén)件應經過挑選和系統整理(lǐ)，應能(néng)系統、客觀地記錄本單位的重要職能(néng)活動，以及曆次活動的主要内容、主要人物(wù)、主要場景等。按照客觀事實編輯形成的錄音、錄像類電(diàn)子文(wén)件可(kě)收集、歸檔。

4.2品質(zhì)要求

聲像類電(diàn)子檔案應主題鮮明、影像和語音清晰、人物(wù)形象端正。照片類電(diàn)子檔案應以TIFF、JPEG格式保存，其可(kě)交換圖像文(wén)件（EXIF）信息保存完整，像素數不低于300萬；重要或珍貴的錄音類電(diàn)子檔案以WAV格式保存，其他(tā)的以MP3格式保存，音頻采樣率不低于44.1kHz；錄像類電(diàn)子檔案以MPG、MP4格式保存，比特率不低于8Mbps。

4.3照片類電(diàn)子檔案基本元數據集

應參照《照片類電(diàn)子檔案元數據方案》（制定中(zhōng)）設置、捕獲照片類電(diàn)子檔案元數據，至少應包括：聚合層次、檔号、年度、題名(míng)、攝影者、攝影時間、人物(wù)、地點、業務(wù)活動描述、保管期限、密級、計算機文(wén)件名(míng)、格式信息、計算機文(wén)件大小(xiǎo)、垂直分(fēn)辨率、水平分(fēn)辨率、圖像寬度、圖像高度、色彩空間、捕獲設備、固化信息，以及描述電(diàn)子檔案管理(lǐ)過程的機構人員、管理(lǐ)活動元數據。

4.4錄音類電(diàn)子檔案基本元數據集

應參照相關元數據标準設置、捕獲錄音類電(diàn)子檔案元數據，至少應包括：聚合層次、檔号、年度、題名(míng)、錄音者、錄音時間、人物(wù)、地點、業務(wù)活動描述、保管期限、密級、計算機文(wén)件名(míng)、格式信息、計算機文(wén)件大小(xiǎo)、時間長(cháng)度、音頻編碼标準、音頻比特率、音頻采樣率、音頻采樣精(jīng)度、聲道數、捕獲設備、固化信息，以及描述電(diàn)子檔案管理(lǐ)過程的機構人員、管理(lǐ)活動元數據。

4.5錄像類電(diàn)子檔案基本元數據集

應參照相關元數據标準設置、捕獲錄像類電(diàn)子檔案元數據，至少應包括：聚合層次、檔号、年度、題名(míng)、攝像者、編輯者、攝像時間、人物(wù)、地點、業務(wù)活動描述、保管期限、密級、計算機文(wén)件名(míng)、格式信息、計算機文(wén)件大小(xiǎo)、時間長(cháng)度、視頻編碼标準、色彩空間、幀大小(xiǎo)、幀速率、視頻比特率、音頻編碼标準、音頻比特率、音頻采樣率、音頻采樣精(jīng)度、聲道數、捕獲設備、固化信息，以及描述電(diàn)子檔案管理(lǐ)過程的機構人員、管理(lǐ)活動元數據。

4.6著錄要求

為(wèi)确保聲像類電(diàn)子檔案的真實、完整和可(kě)用(yòng)，電(diàn)子文(wén)件形成部門、檔案部門應按照國(guó)家、行業或地方相關标準規範，圍繞聲像類電(diàn)子檔案記錄的中(zhōng)心内容，對題名(míng)、人物(wù)、地點、主題、業務(wù)活動描述等元數據進行全面著錄。

五、科(kē)技(jì )和專業類電(diàn)子檔案質(zhì)量要求

5.1科(kē)技(jì )類電(diàn)子文(wén)件歸檔的基本要求

科(kē)技(jì )類電(diàn)子文(wén)件的收集、整理(lǐ)、鑒定、編目等應參照《科(kē)學(xué)技(jì )術檔案案卷構成的一般要求》、《國(guó)家重大建設項目文(wén)件歸檔要求與檔案整理(lǐ)規範》等标準規範執行。圖形類電(diàn)子文(wén)件應以DWG等通用(yòng)格式收集、歸檔，其他(tā)電(diàn)子文(wén)件歸檔保存格式可(kě)參照文(wén)書、聲像類電(diàn)子文(wén)件執行。

5.2專業類電(diàn)子文(wén)件歸檔基本要求

在履行本單位主要職能(néng)過程中(zhōng)産(chǎn)生的專業類電(diàn)子文(wén)件都應收集、歸檔，包括但不限于國(guó)家檔案局頒布的第一批、第二批國(guó)家專業檔案基本目錄所列内容。各種專業類電(diàn)子文(wén)件的整理(lǐ)、鑒定、編目參照相應的管理(lǐ)辦(bàn)法執行。僅以數據庫形式存在的專業類電(diàn)子文(wén)件，如人口、環境、農業等各種普查數據，可(kě)以XML等跨平台通用(yòng)格式收集、歸檔，或直接以原數據庫數據文(wén)件歸檔，同時歸檔一套完整的數據庫設計文(wén)檔。以電(diàn)子文(wén)檔形式存在的專業類電(diàn)子文(wén)件，可(kě)參考文(wén)書類電(diàn)子檔案的各項管理(lǐ)要求執行。

5.3元數據的設置與捕獲

應參照《檔案著錄規則》、《文(wén)書類電(diàn)子文(wén)件元數據方案》等有(yǒu)關标準，設置、捕獲科(kē)技(jì )、專業類電(diàn)子檔案元數據，至少應包括：聚合層次、檔号、年度、題名(míng)、責任者、成文(wén)時間、文(wén)号、密級、稿本、保管期限、計算機文(wén)件名(míng)、格式信息、計算機文(wén)件大小(xiǎo)，以及描述電(diàn)子檔案管理(lǐ)過程的機構人員、管理(lǐ)活動元數據。

六、紙質(zhì)檔案數字副本質(zhì)量要求

本部分(fēn)僅對批量制作(zuò)的文(wén)書、科(kē)技(jì )、專業等類紙質(zhì)檔案數字副本提出要求，電(diàn)子環境中(zhōng)業務(wù)流程上的紙質(zhì)文(wén)件數字化可(kě)參照執行。紙質(zhì)檔案數字化的各項技(jì )術要求按照《紙質(zhì)檔案數字化技(jì )術規範》（DA/T31）以及同級國(guó)家綜合檔案館的相關要求執行。為(wèi)保證數字副本的真實性、完整性和可(kě)用(yòng)性，參照《縮微攝影技(jì )術縮微品的法律認可(kě)性》、《信息與文(wén)獻——檔案數字化實施指南》等标準規範的相關規定，紙質(zhì)檔案數字化還應符合以下要求。

6.1數字化對象确認要求

應按完整性、規範性要求确定需數字化的紙質(zhì)檔案。原則上，年度内、每個案卷内或保管期限内、關于同一事由的往來文(wén)件、每份文(wén)件的組件應完整數字化。涉密紙質(zhì)檔案數字化應符合相應規範要求。推薦實行數字化對象審批制，拟數字化的檔案原件應經過本單位相關負責人的審查簽批。

6.2元數據捕獲要求

在數字化過程中(zhōng)，紙質(zhì)檔案數字化系統應以件為(wèi)單位自動捕獲數字化元數據，至少應包括：數字化授權信息、數字化日期與時間、水平分(fēn)辨率、垂直分(fēn)辨率、色彩空間、格式信息、計算機文(wén)件大小(xiǎo)、數字化軟硬設備等。應将數字化元數據與目錄數據組合形成紙質(zhì)檔案數字副本的元數據庫，并導入數字檔案室應用(yòng)系統提供檢索服務(wù)。

6.3數字化質(zhì)量控制要求

應制定并在數字化過程中(zhōng)實行各種相應、有(yǒu)效的質(zhì)量控制措施，對紙質(zhì)檔案的安(ān)全、數字副本的完整性和規範性、圖像質(zhì)量、元數據庫的準确性等實施全程監控。

6.4數字化工(gōng)作(zuò)文(wén)檔管理(lǐ)要求

在數字化項目實施過程中(zhōng)形成的重要數字化工(gōng)作(zuò)文(wén)檔應歸檔保存，應與紙質(zhì)檔案數字副本的保存期限相同。應歸檔的數字化工(gōng)作(zuò)文(wén)檔包括數字化對象審批書、招投标文(wén)件、數字化成果驗收報告、數字化流程單等。

七、數字檔案資源的備份

應着眼本單位電(diàn)子政務(wù)整體(tǐ)備份需求制定數字檔案資源備份策略，需明确備份對象、近線(xiàn)和離線(xiàn)備份策略及管理(lǐ)規範，配備必要的恒溫恒濕防磁櫃等設施設備。

7.1備份對象

數字檔案資源備份對象應包括：各門類電(diàn)子檔案、各門類傳統載體(tǐ)檔案數字副本、元數據庫、目錄數據庫、各類數字資料、數字檔案室應用(yòng)系統配置文(wén)件與日志(zhì)文(wén)件等。

7.2近線(xiàn)備份

應結合虛拟帶庫、帶庫等備份系統作(zuò)用(yòng)機制和便于管理(lǐ)等情況，明确數字檔案資源備份策略，包括：容錯級别、增量備份或全量備份、備份周期、核驗和檢測機制、磁帶更新(xīn)等。

7.3離線(xiàn)備份

應根據數字檔案資源形成與大小(xiǎo)特征等，确定各門類數字檔案資源的離線(xiàn)備份介質(zhì)與管理(lǐ)規範。應确定離線(xiàn)備份介質(zhì)編号規則，推薦編号由數字檔案資源門類代碼、離線(xiàn)備份介質(zhì)類别代碼、備份年度、介質(zhì)流水号等若幹項構成。應按照規範的存儲結構備份數字檔案資源，推薦離線(xiàn)備份介質(zhì)根目錄下建立數據文(wén)件夾、目錄文(wén)件夾、授權文(wén)件夾、其他(tā)文(wén)件夾及說明文(wén)件，數據文(wén)件夾存儲各門類電(diàn)子檔案或傳統載體(tǐ)檔案數字副本，目錄文(wén)件夾存儲元數據、目錄數據及數字檔案室應用(yòng)系統配置文(wén)件和日志(zhì)文(wén)件等，授權文(wén)件夾存儲數字化、備份、介質(zhì)轉換等的審批文(wén)件，說明文(wén)件用(yòng)于描述離線(xiàn)備份介質(zhì)制作(zuò)有(yǒu)關的各方面情況。應定期檢測、更新(xīn)離線(xiàn)備份介質(zhì)，并記錄檢測情況、介質(zhì)轉換情況等。

7.4除上述備份要求外，重要檔案還應通過紙質(zhì)或縮微膠片等方式進行異質(zhì)備份。重要檔案的範圍按照國(guó)家或地方的相關規範執行。