我國(guó)檔案界一般把檔案劃分(fēn)為(wèi)文(wén)書檔案、科(kē)技(jì )檔案、專門檔案和音像檔案（或特殊檔案）四個種類，關于檔案分(fēn)類，一般來說就是根據檔案的某種屬性對其進行從上位類到下位類的逐級劃分(fēn)，把相同特征的檔案集中(zhōng)到一起，使之占有(yǒu)一個固定的位置，經過連續劃分(fēn)行程層次，各類别按照層級關系組合為(wèi)一個有(yǒu)機整體(tǐ)，使檔案更加系統化、有(yǒu)序化。

　　檔案分(fēn)類是一項重要基礎性工(gōng)作(zuò)，如果文(wén)件分(fēn)類不清、收集的檔案歸位不明，文(wén)件材料的組織體(tǐ)系混亂，整理(lǐ)編目也會雜亂無序，因此，如何使得每一份文(wén)件都能(néng)“适得其所”，是我們開展檔案管理(lǐ)工(gōng)作(zuò)的關鍵一步。

　　檔案分(fēn)類整理(lǐ)的三大原則

　　嚴整性規則

　　分(fēn)類的嚴整性體(tǐ)現在分(fēn)類是否具(jù)有(yǒu)邏輯性。檔案分(fēn)類的結果是形成一個具(jù)有(yǒu)一定從屬關系和平行關系的不同等級的邏輯系統。檔案分(fēn)類要求在縱向上具(jù)有(yǒu)從屬關系，在橫向上具(jù)有(yǒu)平行關系，做到各類之間、各類相同級位之間的劃分(fēn)标準一緻，

　　從縱向的從屬關系來說，它表示大類和它所展開的各級屬類之間的關系，即上位類和下位類的關系。上位類要能(néng)包含它所屬的下位類，下位類一定是它的上位類的組成部分(fēn)，兩者之間是總體(tǐ)和部分(fēn)的關系。即，下位類目的外延之和等于上位類目的外延。從橫向的平行關系來說，它表示同一分(fēn)類層次上的各類目之間的關系，即同位類之間的關系。同位類之間是互相排斥的關系，隻能(néng)并列、平行，并使之界限清楚，而不能(néng)交叉重複。

　　這裏涉及到邏輯學(xué)上概念的劃分(fēn)問題。

　　概念的基本邏輯特征是概念具(jù)有(yǒu)内涵和外延。概念的内涵是指反映在概念中(zhōng)的對象的本質(zhì)屬性或特有(yǒu)屬性，即概念的含義，如，檔案的本質(zhì)屬性是原始記錄。檔案的含義就是國(guó)家機構、社會組織或個人在社會活動中(zhōng)直接形成的有(yǒu)價值的各種形式的曆史記錄。概念的外延是指概念的适用(yòng)範圍。比如，企業經營管理(lǐ)、生産(chǎn)技(jì )術管理(lǐ)、行政管理(lǐ)、黨群工(gōng)作(zuò)檔案都屬于企業管理(lǐ)類檔案。也就是說，概念的外延是指概念所反映的客觀事物(wù)的"類"。因此，我們又(yòu)可(kě)以說企業管理(lǐ)類檔案有(yǒu)企業經營管理(lǐ)、生産(chǎn)技(jì )術管理(lǐ)、行政管理(lǐ)、黨群工(gōng)作(zuò)四類檔案。我們認識事物(wù)既要把握概念的内涵，又(yòu)要把握概念的外延。概念的劃分(fēn)就是把一個大概念分(fēn)為(wèi)若幹個小(xiǎo)概念。被劃分(fēn)的概念叫"母項"（如，企業管理(lǐ)類檔案），劃分(fēn)出來的小(xiǎo)概念叫"子項"（如，企業經營管理(lǐ)檔案、生産(chǎn)技(jì )術管理(lǐ)檔案、行政管理(lǐ)檔案、黨群工(gōng)作(zuò)檔案），劃分(fēn)的依據叫"劃分(fēn)标準"。

　　邏輯劃分(fēn)應當遵循以下要求∶

　　第一，劃分(fēn)必須窮盡。即劃分(fēn)出來的子項總和要等于母項的外延。這是我們在縱向上劃分(fēn)的要求。如文(wén)書檔案以"年度一機構一保管期限"分(fēn)類，在機構這一層次劃分(fēn)上要列出立檔單位形成檔案的所有(yǒu)内設機構，不能(néng)多(duō)也不能(néng)少。

　　第二，每次劃分(fēn)必須堅持同一标準。這是我們在橫向上的劃分(fēn)要求。同時，還要求劃分(fēn)的子項應當互不相容。例如，如果在科(kē)研檔案劃分(fēn)為(wèi)工(gōng)業、農業、醫(yī)療等類的同時，又(yòu)分(fēn)為(wèi)基礎理(lǐ)論、軟科(kē)學(xué)等類。前者按行業劃分(fēn)，後者按研究性質(zhì)等标準劃分(fēn)，就會出現工(gōng)業方面的基礎理(lǐ)論研究項目檔案是歸工(gōng)業類，還是歸基礎理(lǐ)論類的問題。這是由于後者與前者不是按同一标準劃分(fēn)，子項互相包含造成的。其結果是檔案歸類混亂、查找困難。

　　效用(yòng)性規則

　　檔案分(fēn)類本身不是目的，而是科(kē)學(xué)管理(lǐ)的一種手段。效用(yòng)性規則要求檔案分(fēn)類要适應不同種類檔案及其管理(lǐ)的特點，滿足檔案科(kē)學(xué)管理(lǐ)和方便利用(yòng)的需要。

　　例如，分(fēn)類的類目和層次的多(duō)寡問題。無論是分(fēn)類層次，還是分(fēn)類類目，都要适中(zhōng)。分(fēn)類層次過少，類目也太少，就達不到分(fēn)類的目的;分(fēn)類層次過太多(duō)，類目也多(duō)，會因增加了頭緒而使管理(lǐ)變得複雜。

　　又(yòu)如，類目對象的選擇問題。檔案實體(tǐ)分(fēn)類的類目選擇應以貼近文(wén)件材料産(chǎn)生的實際為(wèi)佳。福建省科(kē)技(jì )廳于2005年建立"科(kē)技(jì )計劃項目管理(lǐ)系統"，課題的申報、評審等工(gōng)作(zuò)都通過網絡在系統内進行。項目編号中(zhōng)有(yǒu)一個分(fēn)類代号是與項目管理(lǐ)的業務(wù)處、中(zhōng)心對應的。比如，福建省科(kē)技(jì )檔案館的類目選擇直接應用(yòng)了"科(kē)技(jì )計劃項目管理(lǐ)系統"中(zhōng)的這個分(fēn)類代号。如農業類課題由農業處協調管理(lǐ)，在項目編号中(zhōng)用(yòng)"N"表示，檔案管理(lǐ)時也采用(yòng)"N"作(zuò)為(wèi)檔号的一部分(fēn)，用(yòng)以表示機構的類目，使檔号與原有(yǒu)的項目編号對接起來，方便管理(lǐ)和檢索。

　　穩定性規則

　　檔案的分(fēn)類，往往牽動着檔案管理(lǐ)的全局。如果分(fēn)類發生變化，排架、編号等相關工(gōng)作(zuò)也會發生變化，有(yǒu)些甚至需要從頭做起。因此，不論是基層檔案機構還是檔案館，必須保持檔案分(fēn)類的相對穩定性，不宜頻繁地變更分(fēn)類方法和分(fēn)類體(tǐ)系。在确定分(fēn)類方法和體(tǐ)系時也要慎重考慮，充分(fēn)論證。

　　當然，産(chǎn)生檔案的社會活動不是一成不變的。社會活動的調整或改變，必然導緻檔案分(fēn)類對象的變化。無論是分(fēn)類方法，還是分(fēn)類方案，适時地進行變動、完善也是必須的。