紙質(zhì)檔案的數字化概念使用(yòng)掃描儀或數碼相機等數字設備對紙質(zhì)檔案進行數字處理(lǐ)，并将其轉換為(wèi)可(kě)以存儲在磁帶，磁盤，CD和其他(tā)載體(tǐ)上并可(kě)以識别的數字圖像或數字通過計算機文(wén)本處理(lǐ)的過程（DAT / 31-2005）。  使用(yòng)掃描儀和其他(tā)設備對紙質(zhì)檔案進行數字化處理(lǐ)，以将它們轉換為(wèi)存儲在磁帶，磁盤，CD和其他(tā)載體(tǐ)上的數字圖像，并根據紙質(zhì)檔案的内部連接建立目錄。處理(lǐ)數據和數字圖像之間的關系。   

紙質(zhì)文(wén)件數字化的意義 

1、确保傳統文(wén)件的物(wù)理(lǐ)安(ān)全性

 将文(wén)件數字化後，這些文(wén)件将用(yòng)作(zuò)數字資源（電(diàn)子目錄+掃描的圖像）。 主要是，檔實體(tǐ)可(kě)以移動得少一些或少一些，從而大大減少了對歸檔實體(tǐ)的各種人為(wèi)或自然損壞。   

2、提高檔案的現代管理(lǐ)水平 

在将檔案數字化之前，必須手動搜索紙張目錄，并且必須搜索每個卷的檔案内容。數字化後，可(kě)以使用(yòng)檔案管理(lǐ)軟件。通過OCR技(jì )術對檔案電(diàn)子目錄進行實時搜索，可(kě)以實現檔案的全文(wén)檢索，大大提高了檔案的召回率。同時，檔案數字化還可(kě)以帶動檔案基礎工(gōng)作(zuò)的完全完成，使檔案管理(lǐ)狀況得到改善，全面提高檔案管理(lǐ)水平。   

3、減輕工(gōng)作(zuò)強度并提高工(gōng)作(zuò)效率 

将檔案數字化後，使用(yòng)諸如閱讀，編輯，研究和舉辦(bàn)展覽之類的檔案實體(tǐ)的作(zuò)品無需去倉庫來籌集檔案。退回倉庫時不必一一計數文(wén)件，這降低了文(wén)件管理(lǐ)的強度，避免了防複制材料造成的紙張和人員浪費。對檔案進行物(wù)理(lǐ)密封後，可(kě)以節省大量的檔案日常管理(lǐ)，提高了工(gōng)作(zuò)效率。同時，由于檔案的年代久遠(yuǎn)，大量的有(yǒu)毒有(yǒu)害粉塵附着在表面上。檔案越舊，有(yǒu)毒有(yǒu)害粉塵越多(duō)，側面保護檔案管理(lǐ)員的健康。