一(yī)、檔案信息化管理的意義

伴随着信息科技的迅速發展，各種類型的信息檔案資(zī)料數量是不斷的增加，檔案的種類目錄也是多種多樣，紙(zhǐ)質信息的存儲量出現迅速膨脹，這就導緻了一(yī)系列的的檔案問題，檔案的收集、管理、監督、利用、保護等工(gōng)作越來越複雜(zá)繁重，這樣就使得檔案管理技術的提升是時候做出改變了。

二、傳統檔案管理存在的問題

1、傳統檔案需要手工(gōng)管理，工(gōng)作流程繁瑣低效、整理時間長。檔案存放(fàng)次序較易被打亂。而且由于人工(gōng)操作的随意性和一(yī)些不可避免的錯誤，使得檔案存放(fàng)的順序會被打亂，造成了檔案的存放(fàng)雜(zá)亂，查找困難。 

2、檔案核查耗時長。随着檔案規模與種類數量越來越龐大(dà)，要查找、核查清理某一(yī)檔案時，需要将所有的檔案篩選一(yī)遍。

3、檔案信息化程度低。傳統的管理無法實現檔案管理的信息化；手工(gōng)記錄方式很難對檔案利用情況進行及時準确的統計。

4、案盤點效率低，由于檔案數量衆多，要對所有檔案進行盤點，其工(gōng)作量難以想象，那将是一(yī)項十分(fēn)龐大(dà)的工(gōng)程。

三、信息化檔案管理的目标

 實現檔案實時查詢、定位、快捷上下(xià)架等，讓每份檔案系統化管理，保障檔案信息完整性、可追溯性，實現檔案全生(shēng)命周期流程管理。

四、大(dà)檔家智慧檔案系統的主要功能

1、系統采用BS結構，提供的開(kāi)放(fàng)式數據接口，安全性高，穩定性強；

2、精确定位實現檔案資(zī)産追蹤管理，檔案櫃自動采集數據，記錄每一(yī)次檔案上架和下(xià)架情況；

3、可提供檔案的動态圖，判斷檔案資(zī)産所在位置的正确性以及提供虛拟狀态監控圖，便于後台管理人員(yuán)及時了解檔案資(zī)産動向和精确位置。

4.   實現無人值守檔案資(zī)産管理。

5、提供檔案的各種報表數據，檔案借閱數據，檔案盤存數據，檔案位置數據，檔案生(shēng)命周期數據可追溯，可統計，可分(fēn)析。

6、檔案資(zī)産實時監控所有通過RFID系統接收的信息通過與後台數據庫進行對比之後，反映到監控狀态圖像上，并提供檔案資(zī)産位置錯誤、閑置情況、正常等多種狀态幫助管理人員(yuán)實時掌握檔案資(zī)産狀态信息。