一、檔案信息化管理(lǐ)的意義

伴随着信息科(kē)技(jì )的迅速發展，各種類型的信息檔案資料數量是不斷的增加，檔案的種類目錄也是多(duō)種多(duō)樣，紙質(zhì)信息的存儲量出現迅速膨脹，這就導緻了一系列的的檔案問題，檔案的收集、管理(lǐ)、監督、利用(yòng)、保護等工(gōng)作(zuò)越來越複雜繁重，這樣就使得檔案管理(lǐ)技(jì )術的提升是時候做出改變了。

二、傳統檔案管理(lǐ)存在的問題

1、傳統檔案需要手工(gōng)管理(lǐ)，工(gōng)作(zuò)流程繁瑣低效、整理(lǐ)時間長(cháng)。檔案存放次序較易被打亂。而且由于人工(gōng)操作(zuò)的随意性和一些不可(kě)避免的錯誤，使得檔案存放的順序會被打亂，造成了檔案的存放雜亂，查找困難。 

2、檔案核查耗時長(cháng)。随着檔案規模與種類數量越來越龐大，要查找、核查清理(lǐ)某一檔案時，需要将所有(yǒu)的檔案篩選一遍。

3、檔案信息化程度低。傳統的管理(lǐ)無法實現檔案管理(lǐ)的信息化；手工(gōng)記錄方式很(hěn)難對檔案利用(yòng)情況進行及時準确的統計。

4、案盤點效率低，由于檔案數量衆多(duō)，要對所有(yǒu)檔案進行盤點，其工(gōng)作(zuò)量難以想象，那将是一項十分(fēn)龐大的工(gōng)程。

三、信息化檔案管理(lǐ)的目标

 實現檔案實時查詢、定位、快捷上下架等，讓每份檔案系統化管理(lǐ)，保障檔案信息完整性、可(kě)追溯性，實現檔案全生命周期流程管理(lǐ)。

四、大檔家智慧檔案系統的主要功能(néng)

1、系統采用(yòng)BS結構，提供的開放式數據接口，安(ān)全性高，穩定性強；

2、精(jīng)确定位實現檔案資産(chǎn)追蹤管理(lǐ)，檔案櫃自動采集數據，記錄每一次檔案上架和下架情況；

3、可(kě)提供檔案的動态圖，判斷檔案資産(chǎn)所在位置的正确性以及提供虛拟狀态監控圖，便于後台管理(lǐ)人員及時了解檔案資産(chǎn)動向和精(jīng)确位置。

4.   實現無人值守檔案資産(chǎn)管理(lǐ)。

5、提供檔案的各種報表數據，檔案借閱數據，檔案盤存數據，檔案位置數據，檔案生命周期數據可(kě)追溯，可(kě)統計，可(kě)分(fēn)析。

6、檔案資産(chǎn)實時監控所有(yǒu)通過RFID系統接收的信息通過與後台數據庫進行對比之後，反映到監控狀态圖像上，并提供檔案資産(chǎn)位置錯誤、閑置情況、正常等多(duō)種狀态幫助管理(lǐ)人員實時掌握檔案資産(chǎn)狀态信息。