員(yuán)工(gōng)檔案管理的内容

 1、員(yuán)工(gōng)基本信息登記

通常包括但不限于：姓名、性别、部門、職位、崗位、出生(shēng)年月、年齡、身份證号碼、學曆、專業、學位、家庭住址、聯系電(diàn)話(huà)、入職時間、項目經曆、家庭情況等，某些情況下(xià)可能會包括五險一(yī)金購買情況、勞動合同起始時間、勞動合同終止時間、工(gōng)作年限等等，根據不同企業的崗位特征與行業特征還會不同内容的選擇。

這樣的表格基本上會在員(yuán)工(gōng)剛進入一(yī)家企業的時候進行登記，有一(yī)部分(fēn)爲員(yuán)工(gōng)個人填寫（例如：入職員(yuán)工(gōng)基本信息表、入職登記表等），還有一(yī)些可能需要HR進行填補并一(yī)一(yī)登記至電(diàn)子版《員(yuán)工(gōng)花名冊》，包括勞動合同的情況。

此類信息電(diàn)子掃描檔與原件均需要有，以防止原件丢失、破損、被盜竊、被毀損等情況出現；需注意，員(yuán)工(gōng)本人簽字确認提供的信息屬實（如不屬實，公司可解除勞動合同）。

2、員(yuán)工(gōng)入職相關審批文件

包括但不限于：入職審批表、薪酬确認函、試用期崗位職責與目标計劃等；入職面試測評量表、面試評價表、新員(yuán)工(gōng)提供的以前工(gōng)作成果文檔（如需要）等；

3、員(yuán)工(gōng)各類證件

包括但不限于：身份證、畢業證、學位證、資(zī)格證、駕駛證、各種專業證書(shū)、比賽獲獎證書(shū)等等；

這一(yī)類檔案很多傳統企業會用複印件，不建議僅保留複印件，因爲防止有修改争議，當然更重要的是可能會被毀損，盡量用掃描件或者拍照等再保留一(yī)份。

4、員(yuán)工(gōng)各類在職資(zī)料

包括但不限于：入職體(tǐ)檢合格表、上家企業離(lí)職證明、勞動合同書(shū)及附件、試用（實習）工(gōng)作總結、試用期業績完成情況、引導人及部門的轉正評估意見、轉正後薪酬福利确認函（開(kāi)始入職沒有簽署）、轉正申請、每年度工(gōng)作總結等；

此類檔案建議最好保留原件與掃描件各一(yī)份，均在HR部門，電(diàn)子檔主要是查閱與調取方便；需注意，所有的此類文件均要有員(yuán)工(gōng)本人簽字；

5、員(yuán)工(gōng)參加重要會議、培訓的各類統計與履曆表

通常包括但不限于：入職培訓、制度類會議簽到表、新員(yuán)工(gōng)培訓計劃書(shū)、每一(yī)次培訓心得、培訓考試成績，無論内外(wài)訓都要有員(yuán)工(gōng)簽字确認的履曆表，崗位職責及要求（入職、調整）、崗位激勵機制（薪酬、考核、晉升、淘汰、獎懲、能力評估等）；通常此類表格建議部門與HR部門各執一(yī)份，HR部門爲原件與電(diàn)子檔，用人部門可以用複印件與電(diàn)子檔。需注意，所有的此類文件均要有員(yuán)工(gōng)本人簽字；

6、員(yuán)工(gōng)在企業裏的崗位異動記錄

包括但不限于：轉正、調崗、晉升、降級等通知(zhī)，公告、人事任務命書(shū)、解除勞動合同證明文件等。電(diàn)子檔與紙(zhǐ)檔各執一(yī)份。

7、員(yuán)工(gōng)調薪、獎懲記錄

所有調薪以及獎懲需要有記錄，均要有員(yuán)工(gōng)确認，無論線上OA流程備案亦或紙(zhǐ)檔流程，如果是紙(zhǐ)檔，須再保存一(yī)份電(diàn)子檔，此類檔案很關鍵。

 8、勞動合同及保密協議等相關文件

此條不需多做解釋，重要性更是不言而喻的。

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