員工(gōng)檔案管理(lǐ)的内容

 1、員工(gōng)基本信息登記

通常包括但不限于：姓名(míng)、性别、部門、職位、崗位、出生年月、年齡、身份證号碼、學(xué)曆、專業、學(xué)位、家庭住址、聯系電(diàn)話、入職時間、項目經曆、家庭情況等，某些情況下可(kě)能(néng)會包括五險一金購(gòu)買情況、勞動合同起始時間、勞動合同終止時間、工(gōng)作(zuò)年限等等，根據不同企業的崗位特征與行業特征還會不同内容的選擇。

這樣的表格基本上會在員工(gōng)剛進入一家企業的時候進行登記，有(yǒu)一部分(fēn)為(wèi)員工(gōng)個人填寫（例如：入職員工(gōng)基本信息表、入職登記表等），還有(yǒu)一些可(kě)能(néng)需要HR進行填補并一一登記至電(diàn)子版《員工(gōng)花(huā)名(míng)冊》，包括勞動合同的情況。

此類信息電(diàn)子掃描檔與原件均需要有(yǒu)，以防止原件丢失、破損、被盜竊、被毀損等情況出現；需注意，員工(gōng)本人簽字确認提供的信息屬實（如不屬實，公(gōng)司可(kě)解除勞動合同）。

2、員工(gōng)入職相關審批文(wén)件

包括但不限于：入職審批表、薪酬确認函、試用(yòng)期崗位職責與目标計劃等；入職面試測評量表、面試評價表、新(xīn)員工(gōng)提供的以前工(gōng)作(zuò)成果文(wén)檔（如需要）等；

3、員工(gōng)各類證件

包括但不限于：身份證、畢業證、學(xué)位證、資格證、駕駛證、各種專業證書、比賽獲獎證書等等；

這一類檔案很(hěn)多(duō)傳統企業會用(yòng)複印件，不建議僅保留複印件，因為(wèi)防止有(yǒu)修改争議，當然更重要的是可(kě)能(néng)會被毀損，盡量用(yòng)掃描件或者拍照等再保留一份。

4、員工(gōng)各類在職資料

包括但不限于：入職體(tǐ)檢合格表、上家企業離職證明、勞動合同書及附件、試用(yòng)（實習）工(gōng)作(zuò)總結、試用(yòng)期業績完成情況、引導人及部門的轉正評估意見、轉正後薪酬福利确認函（開始入職沒有(yǒu)簽署）、轉正申請、每年度工(gōng)作(zuò)總結等；

此類檔案建議最好保留原件與掃描件各一份，均在HR部門，電(diàn)子檔主要是查閱與調取方便；需注意，所有(yǒu)的此類文(wén)件均要有(yǒu)員工(gōng)本人簽字；

5、員工(gōng)參加重要會議、培訓的各類統計與履曆表

通常包括但不限于：入職培訓、制度類會議簽到表、新(xīn)員工(gōng)培訓計劃書、每一次培訓心得、培訓考試成績，無論内外訓都要有(yǒu)員工(gōng)簽字确認的履曆表，崗位職責及要求（入職、調整）、崗位激勵機制（薪酬、考核、晉升、淘汰、獎懲、能(néng)力評估等）；通常此類表格建議部門與HR部門各執一份，HR部門為(wèi)原件與電(diàn)子檔，用(yòng)人部門可(kě)以用(yòng)複印件與電(diàn)子檔。需注意，所有(yǒu)的此類文(wén)件均要有(yǒu)員工(gōng)本人簽字；

6、員工(gōng)在企業裏的崗位異動記錄

包括但不限于：轉正、調崗、晉升、降級等通知，公(gōng)告、人事任務(wù)命書、解除勞動合同證明文(wén)件等。電(diàn)子檔與紙檔各執一份。

7、員工(gōng)調薪、獎懲記錄

所有(yǒu)調薪以及獎懲需要有(yǒu)記錄，均要有(yǒu)員工(gōng)确認，無論線(xiàn)上OA流程備案亦或紙檔流程，如果是紙檔，須再保存一份電(diàn)子檔，此類檔案很(hěn)關鍵。

 8、勞動合同及保密協議等相關文(wén)件

此條不需多(duō)做解釋，重要性更是不言而喻的。

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