數字檔案室建設是一(yī)項系統工(gōng)程，包括基礎設施建設、應用系統建設、數字檔案資(zī)源建設、保障體(tǐ)系建設，需要機關檔案部門、信息化部門、業務部門和保密部門共同參與實施。數字檔案室建設主要包括：

1.按照數字檔案室基礎網絡架構、主要技術路線與軟硬件配置基本要求，建設适應未來一(yī)定時期數字檔案資(zī)源管理要求、滿足數字檔案室各項管理與服務需求的基礎設施。除信息安全和管理方便因素之外(wài)，鼓勵依托機關信息化基礎設施進行數字檔案室基礎設施建設。

2.開(kāi)發或采用功能完善、安全可靠、性能良好、方便易用的數字檔案室應用系統，實現檔案管理各業務環節的自動化、網絡化。

3.嚴格遵循标準規範，全面進行傳統載體(tǐ)檔案數字化轉換，積極推進電(diàn)子文件歸檔和電(diàn)子檔案管理，全面推進數字檔案資(zī)源建設。應用先進技術和手段，保證數字檔案資(zī)源真實、完整、可用和安全，滿足各類用戶共享需求。

4.根據數字檔案室建設要求，修訂完善檔案工(gōng)作流程、文件材料以及聲像(照片、錄音、錄像)電(diàn)子文件歸檔範圍和保管期限表，以及适合電(diàn)子檔案管理、利用、安全保障、應急處置等各項規章制度，明确要求和權限，确保數字檔案資(zī)源的規範管理，保證數字檔案室運行順暢。

5.加大(dà)人オ建設力度，通過培訓或引進人オ，爲數字檔案室的建設和運行儲備既通曉信息技術，又(yòu)精通信息資(zī)源管理、知(zhī)識管理的人才。

歸納來說，數字檔案室建設内容可以概括爲基礎設施、應用系統、數字檔案資(zī)源、保障體(tǐ)系四項基本建設(見圖1-3)。

1.基礎設施建設

完善的基礎設施是數字檔案室建設的前提和基礎。基礎設施建設包括網絡基礎設施、系統硬件、基礎軟件、安全保障系統、終端及輔助設備五方面内容。鼓勵依托機關信息化基礎設施進行數字檔案室基礎設施建設，已經具備相關基礎設施的，要按照數字檔案室建設要求進行适當調整。要特别重視在信息安全和方便管理方面對基礎設施提出的設置要求，确保檔案信息資(zī)源安全并方便檔案人員(yuán)履行管理職責。

2.應用系統建設

從現實看，應用系統是目前數字檔案室建設的短闆。機關傳統檔案管理系統大(dà)多基于輔助紙(zhǐ)質檔案及其數字化副本管理的需求開(kāi)發設計，管理對象爲目錄數據、數字化圖像等，功能相對簡單。數字檔案室的應用系統要求與辦公自動化系統相銜接，能夠實現電(diàn)子文件歸檔與有效管理，并在開(kāi)發和利用上有着更高的需求。這使得二者無論在設計思路還是功能架構上都區别甚大(dà)。

數字檔案室要求參照《電(diàn)子文件管理系統通用功能要求》(GB/T  29194-2012)，設置捕獲、登記、分(fēn)類、編目、著錄、存儲、數字簽名、檢素、利用、鑒定、統計、處置、格式轉換、命名、移交、審計、系統配置、用戶管理等基本功能，集成管理各門類數字檔案資(zī)源，爲電(diàn)子文件的真實、完整、可靠與可用提供首要保障。考慮到傳統檔案管理軟件擴展困難、體(tǐ)驗較差，應用系統能夠靈活擴展、簡單易用也是非常必要的。

3.數字檔案資(zī)源建設

數字檔案資(zī)源建設是數字檔案室建設的重中(zhōng)之重。《指南(nán)》不是從電(diàn)子文件管理流程的角度規範數字檔案資(zī)源，而是通過規範電(diàn)子文件命名(檔号編制)、文件格式與品質、元數據要求等關鍵要素實現對電(diàn)子文件的規範管理。

(1)電(diàn)子文件命名

《指南(nán)》推薦使用檔号爲電(diàn)子文件統一(yī)命名。在數字檔案室建設中(zhōng)，檔号體(tǐ)現整理規則，是反映電(diàn)子文件之間有機結構和曆史聯系的一(yī)條重要紐帶。不同門類的電(diàn)子文件無論處在哪個管理流程、存儲于哪個邏輯位置，都能通過檔号簡單區分(fēn)并明确相互關系。

(2)文件格式與品質

文件格式是關系電(diàn)子文件長期保存的重要因素，也是保障電(diàn)子文件真實、完整、可靠與可用的重要指标。文件品質雖然與電(diàn)子文件長期保存關系不大(dà)，但直接反映電(diàn)子文件的質量，并與電(diàn)子文件的開(kāi)發、利用關系密切。《指南(nán)》對文書(shū)、照片、錄音、錄像的保存格式做出了限定性規定，并結合實戰經驗确定了照片、錄音、錄像品質的最低要求。

(3)元數據

元數據是描述文件的背景、内容、結構及其管理過程的數據。到目前爲止，元數據仍然是保障電(diàn)子文件真實性、完整性、可靠性、可用性最有效的手段之一(yī)。同數字簽名、時間等技術相比，元數據對運行系統或第三方支持依賴性不強，在後續費(fèi)用上也有相當的優勢，因而對電(diàn)子文件長期保存來說意義重大(dà)。除此之外(wài)，完善的元數據信息量大(dà)，能爲電(diàn)子文件的開(kāi)發和利用提供無限的可能，有助于創造性發揮數字檔案資(zī)源的作用。

目前檔案行業隻有文書(shū)類、照片類兩項元數據規範，《指南(nán)》結合各地實踐還提出了錄音、錄像的基本元數據項目，具體(tǐ)執行時可以以此爲參考制定本地的元數據方案。如有新的元數據國家或行業标準發布，也可以直接對照适用。考慮到實現可能性，《指南(nán)》規定了元數據的最低數量，既便于操作又(yòu)留足餘地。

(4)電(diàn)子文件歸檔範圍和保管期限

數字檔案室目前沿用傳統檔案歸檔範圍和保管期限，但考慮到電(diàn)子文件數量增加對成本影響相對較少，可以考慮适當調整電(diàn)子文件歸檔範圍與保管期限。

(5)電(diàn)子文件的整理

電(diàn)子文件一(yī)般參照傳統整理方法進行整理，如有适用電(diàn)子文件整理的國家、行業标準，應當優先按照該标準執行。比如文書(shū)類電(diàn)子文件的整理應按照《歸檔文件整理規劃》(DA/T22-2015)執行。

(6)版面格式要求

版面格式要求是針對文書(shū)類電(diàn)子文件提出的獨有要求。強調版面格式的意義在于一(yī)方面可以在一(yī)定程度上繼承、延續紙(zhǐ)質檔案的可信性，另一(yī)方面也可以借助規範、嚴謹的辦公自動化流程保障電(diàn)子文件的真實性。

4.保障體(tǐ)系建設

保障體(tǐ)系建設包括經費(fèi)、制度、人オ三方面内容。數字檔案室建設需要足夠支撐建設和運行的經費(fèi)，需要既通曉信息技術，又(yòu)懂信息資(zī)源管理、知(zhī)識管理的人才，需要包含電(diàn)子文件管理工(gōng)作流程、電(diàn)子檔案的管理、備份、應急處置等各項内容的制度要求，要有計劃、有步驟地加以解決。單就人才建設來說，應先從管理體(tǐ)制入手，建立檔案、信息、技術部門協作機制，以部門協作彌補人才的不足，從長遠來說，就要加大(dà)人才建設力度，通過培訓或引進人才爲數字檔案室提供人才保障。

需要明确的是，保障體(tǐ)系建設作爲數字檔案室建設的組成部分(fēn)，與其他建設内容相輔相成、相互促進，需要在建設中(zhōng)同步發展和進步，不能将保障體(tǐ)系建設僅僅作爲開(kāi)展其他建設的條件去(qù)對待。

來源：藍(lán)台之家