電(diàn)子檔案的移交和接收辦法

一(yī)章 總 則

第一(yī)條 爲規範電(diàn)子檔案移交與接收工(gōng)作，确保電(diàn)子檔案的真實、完整、可用和安全，保存黨和國家曆史記錄，促進檔案信息資(zī)源開(kāi)發利用，按照國家有關法律法規和相關規定，制定本辦法。

第二條 本辦法所稱電(diàn)子檔案，是指機關、團體(tǐ)、企事業單位和其他組織在處理公務過程中(zhōng)形成的對國家和社會具有保存價值并歸檔保存的電(diàn)子文件。

第三條 移交與接收的電(diàn)子檔案應當真實可靠、齊全完整和安全可用；涉密電(diàn)子檔案的移交與接收應當符合國家有關保密安全的要求。

第四條 各級檔案行政管理部門負責對電(diàn)子檔案的移交、接收工(gōng)作進行監督和指導。檔案移交單位和各級國家綜合檔案館應當切實履行電(diàn)子檔案移交和接收職責。

第二章 電(diàn)子檔案移交

第五條 屬于國家綜合檔案館接收範圍的電(diàn)子檔案，應當向同級國家綜合檔案館移交。

第六條 檔案移交單位一(yī)般自電(diàn)子檔案形成之日起5年内向同級國家綜合檔案館移交。對于有特殊要求的電(diàn)子檔案，可以适當延長移交時間。涉密電(diàn)子檔案移交時間另行規定。

第七條 電(diàn)子檔案移交的基本要求：

（一(yī)）元數據應當與電(diàn)子檔案一(yī)起移交，一(yī)般采用基于XML的封裝方式組織檔案數據；

（二）電(diàn)子檔案的文件格式按照國家有關規定執行；

（三）電(diàn)子檔案有相應紙(zhǐ)質、縮微制品等載體(tǐ)的，應當在元數據中(zhōng)著錄相關信息；

（四）采用技術手段加密的電(diàn)子檔案應當解密後移交，壓縮的電(diàn)子檔案應當解壓縮後移交；特殊格式的電(diàn)子檔案應當與其讀取平台一(yī)起移交；

（五）檔案移交單位應當将已移交的電(diàn)子檔案在本單位至少保存5年。

第八條 電(diàn)子檔案移交的主要流程是：組織和遷移轉換電(diàn)子檔案數據、檢驗電(diàn)子檔案數據、移交電(diàn)子檔案數據等步驟。

第九條 電(diàn)子檔案的移交可采用離(lí)線或在線方式進行。

第十條 離(lí)線移交電(diàn)子檔案應當滿足下(xià)列基本要求：

（一(yī)）移交單位一(yī)般采用光盤移交電(diàn)子檔案，光盤應當符合歸檔要求；

（二）移交單位一(yī)般向同級國家綜合檔案館移交一(yī)套光盤，光盤應當單個裝盒；

（三）移交單位應當按照有關要求進行光盤數據刻錄及檢測；

（四） 存儲電(diàn)子檔案的載體(tǐ)和載體(tǐ)盒上應當分(fēn)别标注反映其内容的标簽（标簽的标注方法見附件1）；

（五）移交載體(tǐ)内電(diàn)子檔案的存儲結構見附件2。

第十一(yī)條 在線移交電(diàn)子檔案的單位應當通過與管理要求相适應的網絡傳輸電(diàn)子檔案，傳輸的數據應當包含符合要求的電(diàn)子檔案及其元數據，數據結構一(yī)般爲一(yī)張或多張光盤載體(tǐ)内電(diàn)子檔案的存儲結構組合，單張光盤的數據量小(xiǎo)于光盤的實際容量。

第十二條 檔案移交單位在向國家綜合檔案館移交電(diàn)子檔案之前，應當對電(diàn)子檔案數據的準确性、完整性、可用性和安全性進行檢驗，合格後方可移交。

第三章 電(diàn)子檔案接收

第十三條 國家綜合檔案館應當建立電(diàn)子檔案接收平台，進行電(diàn)子檔案數據的接收、檢驗、遷移、轉換、存儲等工(gōng)作。

第十四條 電(diàn)子檔案接收的主要流程是：檢驗電(diàn)子檔案數據、辦理交接手續、接收電(diàn)子檔案數據、著錄保存交接信息、遷移和轉換電(diàn)子檔案數據、存儲電(diàn)子檔案數據等步驟。

第十五條 國家綜合檔案館應當對接收的電(diàn)子檔案數據的準确性、完整性、可用性和安全性進行檢驗，合格後方可接收。

第十六條 電(diàn)子檔案檢驗合格後辦理交接手續，填寫《電(diàn)子檔案移交與接收登記表》（見附件3），由交接雙方簽字、蓋章，各自留存一(yī)份；《電(diàn)子檔案移交與接收登記表》可采用電(diàn)子形式并以電(diàn)子簽名方式予以确認。

第十七條 國家綜合檔案館應當将電(diàn)子檔案交接、遷移、轉換、存儲等信息補充到電(diàn)子檔案元數據中(zhōng)。

第十八條 國家綜合檔案館應當對電(diàn)子檔案數據遷移和轉換前後的一(yī)緻性進行校驗。

第十九條 國家綜合檔案館應當對接收的電(diàn)子檔案載體(tǐ)保存5年以上。

第二十條 國家綜合檔案館對電(diàn)子檔案載體(tǐ)應當按照DA/T 38《電(diàn)子文件歸檔光盤技術要求和應用規範》和DA/T 15《磁性載體(tǐ)檔案管理與保護規範》進行管理。

第四章 附 則

第二十一(yī)條 本辦法适用于各級檔案移交單位和各級國家綜合檔案館，其他單位和檔案館可參照執行。

第二十二條 本辦法由國家檔案局負責解釋。

第二十三條 本辦法自發布之日起施行。