數字檔案室是指以電(diàn)子檔案爲對象，以計算機等數字設備爲手段，基于網絡實現檔案的收集、整理、保管、保護及共享利用，是各單位辦公自動化的一(yī)個必需的組成部分(fēn)，是單位信息化建設的基礎内容。傳統檔案室到數字檔案室的變革，是信息化條件下(xià)的必然選擇，是檔案工(gōng)作發展的内在需求，是實現電(diàn)子文件全過程管理和推動檔案工(gōng)作轉型升級的最佳途徑。

      一(yī)、數字檔案室建設概況

       1. 政策推進

       國家檔案局于2014 年和2016年分(fēn)别發布《數字檔案室建設指南(nán)》（以下(xià)簡稱《指南(nán)》）和《數字檔案室建設概論》，從數字檔案室的内涵、内容和建設要求等幾方面明确了建設要點。《指南(nán)》指出，數字檔案室具有檔案資(zī)源“數字”化、檔案實體(tǐ)“虛拟化”、檔案管理系統化、信息傳遞網絡化、檔案利用知(zhī)識化的特點。從而可以看出，數字檔案室不僅具備傳統檔案室的基本功能，而且在管理檔案的載體(tǐ)方面更加全面，管理流程更加連續系統，服務方式更爲智能。同時，《指南(nán)》指明了數字檔案室的建設原則，應當遵循“資(zī)源爲先，标準規範，整體(tǐ)推進，确保安全”的原則，統籌規劃，積極實施，務求實效。陸續出台了一(yī)系列相關标準，爲數字檔案室的規範建設提供了保障。所以，以檔案資(zī)源爲根本，标準爲保障，技術爲支持的數字檔案室建設，能夠達到檔案信息資(zī)源有效管理和利用共享，從而實現檔案信息資(zī)源的全過程管理，與數字檔案館無縫銜接。

       2. 技術推進

       數字檔案室是信息化條件下(xià)檔案室的“升級版”，是電(diàn)子化的信息倉儲，給檔案信息管理帶來了極大(dà)的便利。我(wǒ)國的數字檔案室建設從2000 年後增多，在建設初期，借鑒了圖書(shū)情報領域的數據挖掘技術，采用傳統的抽取、分(fēn)類、聚類和關聯分(fēn)析法進行資(zī)源管理。而随着理論的完善和實踐的推進，越來越多的融以大(dà)數據、雲計算、算法和水印技術等網絡技術進行管理，多采用“三網一(yī)庫”基礎設施建設，北(běi)京市77% 的市屬單位都是用電(diàn)子檔案管理系統，雲南(nán)各館室還設立了電(diàn)子文件中(zhōng)心、電(diàn)子檔案查閱場所等，多依靠網絡技術，從軟硬件設備方面保障了數字檔案室的基本建設。天津市的“一(yī)站式”查詢服務，長春市開(kāi)展的網上惠民工(gōng)程、遼甯省的檔案信息共享平台等，都利用網絡之便，使數字檔案室成爲真正意義上的“沒有圍牆”的信息利用中(zhōng)心。而在數字檔案室信息安全方面，各省市均采用檔案數據異地備份的方法，建立“本地、同城、異地”備份體(tǐ)系，互結爲檔案異地備份基地，确保數字檔案室信息安全。

       3. 實踐推進

       從實踐角度來講，數字檔案室是真正意義上的中(zhōng)國創造。在我(wǒ)國建設數字檔案室的實踐過程中(zhōng)，各級政府都積極的進行了有益的探索，而且數字檔案室建設大(dà)都列入了各級政府工(gōng)作規劃，如福建省将數字檔案建設納入“數字福建”建設規劃等。同時，浙江省政府下(xià)發決定，将數字檔案室建設納入浙江省政府直屬單位工(gōng)作責任制目标考核中(zhōng)。而且在實踐推進中(zhōng)，還形成了具有中(zhōng)國

地方特色的數字檔案館室，如太倉市數字檔案室，長春數字檔案室等。在提供服務方面，天津市的“一(yī)站式”查詢服務，長春市開(kāi)展的網上惠民工(gōng)程、遼甯省的檔案信息共享平台等，都利用網絡之便，使數字檔案室成爲真正意義上的“沒有圍牆”的信息利用中(zhōng)心。而在數字檔案室信息安全方面，各省市均采用檔案數據異地備份的方法，建立“本地、同城、異地”備份體(tǐ)系，互結爲檔案異地備份基地，确保數字檔案室信息安全。這些實踐對中(zhōng)國今後的數字檔案室建設的發展都有着積極的借鑒作用。

       在政策、技術和實踐的三重推動下(xià)，數字檔案室的建設正穩定和健康的發展。而在其發展過程中(zhōng)，形成了幾種有代表性的數字檔案室模式，這對其未來發展有很好的借鑒作用。根據其發展特點，對其實踐方法進行介紹，從而總結經驗，促進數字檔案室的發展。

       二、數字檔案室建設進展

       通過對數字檔案室建設進行分(fēn)析，總結了“太倉模式”“遼甯模式”“天津模式”，就其特色之處進行分(fēn)析研究，從而思考我(wǒ)國數字檔案室建設的新方向。

       1. 太倉模式

       在信息化的背景下(xià)，江蘇省太倉市主動推進本市的數字檔案館室的建設。2011 年12 月在全國率先實現館藏檔案和所有進館單位檔案的兩個百分(fēn)百數字化，2012 年3 月成立全省首家縣級以上電(diàn)子數據備份中(zhōng)心。作爲縣級檔案室，其建設過程對其他地區數字檔案室建設有着很大(dà)的借鑒意義。

       以實際技術推動數字檔案室建設。太倉市先後開(kāi)展國家級省級課題研究多個，獲得國家、省、市級獎項十餘個，并将實際科研技術投入到數字檔案室建設中(zhōng)來，實現技術與實踐的結合。同時，積極尋求專業力量和有關高校的支持合作，将電(diàn)子文件管理、RFID 等技術調整優化後應用到實際館室建設中(zhōng)去(qù)。太倉市開(kāi)辟了一(yī)條新的建設路徑，不再墨守現成的技術，而是積極主動的去(qù)開(kāi)發和探索适合自己的數字檔案室之路。應該認識到，數字檔案室建設是一(yī)項具體(tǐ)操作的實際工(gōng)作，在其建設中(zhōng)應采用具體(tǐ)可行的技術支持，才能促進其健康發展。

      推動館室一(yī)體(tǐ)共享共建。太倉市采用的是數字檔案館室一(yī)體(tǐ)建設，以館帶室，以室促館，保證電(diàn)子文件運轉流程的連續性和全程性。同時，全方位構建檔案數字化建設服務體(tǐ)系，建立太倉市數字檔案館室系統，實現在線歸檔、在線服務、在線利用的電(diàn)子管理模式。而且，兼顧建設民生(shēng)檔案基層查閱窗口，将民生(shēng)檔案查閱服務延伸到村(cūn)和社區，使檔案不再是“圍牆裏的信息”，而是真正成爲人們生(shēng)活的一(yī)部分(fēn)。

      2. 遼甯模式

      遼甯省響應國家信息化建設的号召，積極推動本省數字檔案室的建設。采取館室一(yī)體(tǐ)的建設模式，同時将本省十四個市的數字檔案室建設工(gōng)作連成一(yī)體(tǐ)，共同發展，形成獨具特色的“遼甯模式”。

       推進信息異地共享。數字檔案室建設的目的是對數字檔案資(zī)源進行規範管理，從而最大(dà)化的服務利用者，實現信息共享。爲此，遼甯省下(xià)發了省直機關電(diàn)子文件接收與歸檔平台，實現在線歸檔，縮短時滞，及時掌握更多的信息資(zī)源。最爲特色的是建立檔案網站信息資(zī)源共享平台，實現全省14 個市檔案目錄及現行文件的異地共享，推動異地服務，方便利用者的查詢。數字檔案室的異地共享順應了人口流動的趨勢，符合檔案工(gōng)作的目的，也推動了各市之間的聯系，促進了整體(tǐ)數字檔案室建設的進程。

      推進信息異地備份。安全問題是數字檔案室建設要考慮的重要問題。遼甯省在推進數字檔案室建設過程中(zhōng)，省館與本省各市簽訂“電(diàn)子檔案異地備份存儲協議”， 在整合全省信息資(zī)源的前提下(xià)，打通和聯接數據庫，實現異地備份，确保信息安全。在現階段，異地備份是确保信息安全的有效措施之一(yī)，能夠提高數字檔案室的抗風險能力。

      3. 天津模式

      天津市以實際行動開(kāi)展檔案信息數字化，實現“數字升級”，形成“數字導向”，從制度、基礎設施等方面入手，推動數字檔案室的健康發展，形成适合本市情況的“天津模式”。推行制度标準。制度建設是數字檔案室健康發展的保障，标準制定可以促進數字檔案室的規範化建設，二者是天津市建設數字檔案室的首要任務。天津市檔案局相繼出台了《天津市機關數字檔案室建設規範（試行）》《天津市機關數字檔案室建設測評辦法和标準》以及《天津市文書(shū)類電(diàn)子文件數據存儲結構規範》和《天津市文書(shū)類電(diàn)子文件元數據規範》兩個地方标準，從具體(tǐ)職責、措施以及測評方法等方面提出具體(tǐ)規定，規範數字檔案室建設，使數字檔案室建設有法可依、有章可循。所以，宏觀建設是保障數字檔案室建設的基本手段，促進其建設的标準化，有助于其适應地區的實際情況，也方便與檔案工(gōng)作的對接。

       加強基礎設施。數字檔案室建設是一(yī)項系統工(gōng)程，基礎設施建設是基本内容，天津市根據實際情況，改建了傳統的“三網一(yī)庫”，建立了基于互聯網的全市檔案信息共享平台和基于政務網的電(diàn)子檔案接收報送平台。同時，在數字資(zī)源建設方面，不斷完善專題檔案數據庫和目錄庫，确保了數字資(zī)源的安全管理和合理利用。所以，在數字檔案室建設中(zhōng)，應注重基礎設施的建設，保障整個系統工(gōng)程的基礎，同時可以根據實際情況的差異進行調整，是數字檔案室更符合本地區的發展需要。

       無論是太倉模式、遼甯模式還是天津模式，都是依據本省市的具體(tǐ)情況，結合信息化大(dà)背景，開(kāi)展的數字檔案室的建設探索。除此之外(wài)，如長春的“常用常掃、現用現掃、以用定掃”的“三掃”模式，同樣對數字檔案室建設有着重要的借鑒意義。數字檔案室建設不能拘泥于某一(yī)種模式，具體(tǐ)情況具體(tǐ)分(fēn)析，結合實際情況，切實開(kāi)展工(gōng)作，從而推動數字檔案室的建設進程。

       三、數字檔案室建設問題與展望

      通過對特色數字檔案室建設模式的分(fēn)析和總結，雖然建設取得一(yī)定的成績和成效，但在建設過程中(zhōng)仍然遇到諸多問題與困惑，傳統體(tǐ)制和觀念的慣性、建設經費(fèi)不足及前瞻性規範制度的缺失，以及與當前結構化改革不适應的情況都爲數字檔案室的深化與擴展帶來了一(yī)定阻力。因此，在今後的建設工(gōng)作中(zhōng)，應努力打造主導式、一(yī)體(tǐ)化和開(kāi)放(fàng)式的數字檔案室。

      1. 面向用戶，打造需求主導式數字檔案室

       數字檔案室是我(wǒ)國信息資(zī)源開(kāi)發的主要陣地之一(yī)，如何更好的開(kāi)發檔案信息資(zī)源一(yī)直是其關注的重要問題。随着國家供給側改革的推進，對信息資(zī)源開(kāi)發的結構性調整也提出了新的要求。從需求側來看，不同利用主體(tǐ)對檔案資(zī)源的需求各異，這就要求作爲信息存儲開(kāi)發和利用的數字檔案室要相應作出調整。首先，從供給角度出發，推進檔案資(zī)源的結構性調整，不斷提高檔案信息的開(kāi)發層次，淺加工(gōng)和深加工(gōng)相結合，挖掘檔案的潛在信息，激活檔案的潛在價值。關注對檔案的分(fēn)析、濃縮和提煉，根據不同需求進行專題性開(kāi)發。其次，從用戶需求入手，綜合運用科學技術，提高不同技術之間的兼容性和互操作性，縮短與利用者之間的“時滞”，提高館藏資(zī)源對需求變化的靈活性和适應性，擴大(dà)信息的有效供給。第三，保證開(kāi)發模式的創新和順利進行，應推動相關的制度設計與标準創新，及時推動信息的開(kāi)發和利用，保證信息的驅動型增長。

      2. 館室聯動，打造一(yī)體(tǐ)化數字檔案室

       就目前我(wǒ)國數字檔案室建設情況來看，數字檔案館和數字檔案室的建設是緊密結合的，館室一(yī)體(tǐ)的數字檔案室建設模式更符合我(wǒ)國檔案管理的實際。太倉市在建設之初，對于數字檔案館的建設十分(fēn)重視，正是得益于數字檔案館建設的經驗，其數字檔案室建設的進程大(dà)大(dà)縮短。而檔案室是我(wǒ)國檔案事業的特色所在，更是應該将館室建設統籌起來，也方便檔案信息的全程管理和控制。因此，數字檔案室将檔案信息發布模塊建在區域數字檔案館的網絡服務上，網站空間、技術維護、數字資(zī)源存儲、安全保障、标準制定全部架構于區域數字檔案館平台之上，這樣數字檔案室避免浪費(fèi)許多資(zī)源。在進行數字檔案室建設時，要注重數字資(zī)源和檔案數據庫的建設。同時，規範電(diàn)子文件的歸檔流程。而數字檔案館要加強基礎設施的建設，注重網絡傳輸安全，保障進館檔

案資(zī)源的完整和齊全。館室分(fēn)工(gōng)明确，能最大(dà)化發揮館室的作用，避免重複建設造成資(zī)源浪費(fèi)。館室一(yī)體(tǐ)建設最大(dà)程度保障了電(diàn)子文件運轉的連續性，符合電(diàn)子文件管理的要求。

      3. 服務共享，打造開(kāi)放(fàng)式數字檔案室

      數字檔案室是信息化建設的一(yī)環，而信息化的核心在于共享信息資(zī)源，所以，數字檔案室應順應時代要求，積極開(kāi)發館藏資(zī)源，打造共享的、服務的、開(kāi)放(fàng)式的信息資(zī)源中(zhōng)心。從數字檔案室建設的進程看，各檔案室都十分(fēn)重視資(zī)源的共享服務。而現階段，打造真正意義上的開(kāi)放(fàng)數字檔案室，首先，多層次多途徑開(kāi)發有特色的檔案信息資(zī)源，促進館藏資(zī)源的有序整合和漸進開(kāi)發。其次，提升檔案資(zī)源開(kāi)發的規範性、準确性和專業化，有效消除檔案共享中(zhōng)的溝通障礙。第三，建立規模化、開(kāi)放(fàng)性和互動性的檔案數據群，使利用者可以通過網絡技術實現自由獲取和共享，建立積極的“雙向”互動關系。由于數字檔案室中(zhōng)信息量大(dà)且處于動态更新之中(zhōng)，所以，應循序漸進的推進共享與服務的進程。

      四、結語

      數字化檔案室的建設是順應社會發展，促進檔案工(gōng)作轉型升級的重要舉措，也是新時期下(xià)，與數字檔案館聯動發展的必然趨勢。所以要充分(fēn)了解相關的建設經驗，提出新見解，從而更好的促進我(wǒ)國數字檔案室的建設和發展。

來源：上海大(dà)學圖書(shū)情報檔案系