爲進一(yī)步完善公司檔案管理體(tǐ)系，建立标準的檔案管理制度，實現檔案管理工(gōng)作的制度化、規範化、科學化，使檔案管理更有效的爲公司管理工(gōng)作服務，促進公司的可持續健康發展，結合實際，制定本制度：

一(yī)、總則

（一(yī)）公司檔案是在各項活動中(zhōng)形成的全部檔案的總和，是完整地、系統地反映公司各項經營活動的真實記錄，是考察和研究公司曆史及現狀的依據。

（二）檔案管理工(gōng)作是公司管理基礎工(gōng)作的重要組成部分(fēn)，是維護公司合法權益的有效手段。

（三）公司檔案管理工(gōng)作由檔案管理人員(yuán)進行日常管理，具體(tǐ)包括經營過程中(zhōng)形成的各項工(gōng)程、基建、科研、文書(shū)、音像、人事、會計、實物(wù)等資(zī)料。檔案管理實行統一(yī)保管，不得分(fēn)散保存。

二、歸檔範圍

歸檔的文件材料應完整、系統。文件載體(tǐ)材料應能耐久保存。歸檔的電(diàn)子文件，應有相應的紙(zhǐ)質文件材料一(yī)并歸檔保存。範圍具體(tǐ)分(fēn)爲以下(xià)幾類：

（一(yī)）行政類

1.公司各項規章制度、簡介、執照、資(zī)質證書(shū)、經營計劃、管理決策等。

2.與省公司及其他單位往來發文、工(gōng)作報告、請示、會議記錄等。

3.合同、協議委托書(shū)等。

（二）人事類

員(yuán)工(gōng)入職檔案、培訓檔案、工(gōng)資(zī)績效檔案、離(lí)職檔案等。

（三）企劃類

公司企劃方面的宣傳方案、形象展示、廣告宣傳、營銷方案等；詢價報價、合作協議合同；年度季度月度或重大(dà)節假日的宣傳費(fèi)用預算、決算等；市場調研方案、搜集的客戶資(zī)料等。

（四）庫管類

倉庫管理方面的材料出入庫登記等。

（五）工(gōng)程類

包括效果圖、施工(gōng)圖、報價表、工(gōng)程施工(gōng)合同及附件、工(gōng)程預決算、驗收報告等。

（六）财務類

會計憑證、會計賬簿、财務報告、銀行存款餘額調節表，銀行對賬單等。

（七）營銷類

有關營銷促銷活動方案、市場調研資(zī)料、與客戶簽訂的協議等。

三、檔案管理方式

在保證各項歸檔資(zī)料準确完整的情況下(xià)，按檔案類别進行分(fēn)類管理，具體(tǐ)方式如下(xià)：

（一(yī)）行政類

根據其相互聯系分(fēn)類整理，按年分(fēn)裝。證照單獨保存。文件類應按其發生(shēng)時間先後有序排列。填制文件編号，确保文件編号連續且唯一(yī)，設置《文件目錄索引》（附件一(yī)），方便快速查找。

合同類按合同類别分(fēn)别保存。

（二）人事類。對人事檔案應按部門、入職時間分(fēn)類編号歸檔，一(yī)個員(yuán)工(gōng)一(yī)個編号，防止重名重姓員(yuán)工(gōng)檔案交叉，制電(diàn)子目錄，以便查閱。按在職人員(yuán)、離(lí)職人員(yuán)進行整理。在職員(yuán)工(gōng)的基本資(zī)料有變動時，對其相關資(zī)料複印件及時收集進行歸檔，原件當場查驗，确保材料的真實性。工(gōng)資(zī)表按月打印，按年分(fēn)裝，保存電(diàn)子檔表格。

（三）企劃類。依照企劃方向進行分(fēn)類，按照發生(shēng)時間有序保存。

（四）倉管類。同種單據單獨保存，保證單據号連續不間斷，按年度裝訂成冊。

（五）工(gōng)程類。填制工(gōng)程編号，區分(fēn)合作企業，同一(yī)工(gōng)程項目檔案單獨文件盒保存。

（六）财務類。每年形成的财務檔案，應當由财務人員(yuán)負責整理立卷，裝訂成冊，編制會計檔案保管清冊。當年形成的會計檔案，在會計年度終了後，可暫由财務部門保管一(yī)年，期滿之後，應當由财務部門編制移交清冊。移交統一(yī)保管的财務檔案，原則上應當保持原卷冊的封裝。個别需要拆封重新整理的，檔案管理員(yuán)應當同财務人員(yuán)和經辦人員(yuán)共同拆封整理。

（七）營銷類。細化客戶分(fēn)類、名稱，按年度整理，按月排序。

四、檔案管理員(yuán)的職責

檔案管理員(yuán)應認真貫徹執行本公司檔案管理制度，完成檔案的收集、整理、歸檔、保管、統計；保證歸檔的原始資(zī)料及單據整齊完整、安全保密；對查、借閱檔案情況準确登記。

（一(yī)）歸檔要求

1.填寫卷内目錄，拟寫案卷标題，應準确概括卷内文件材料主要責任者、内容、名稱。

2.對破損的文件材料在裝訂的同時應進行加邊、修補、或裱糊，對較大(dà)的紙(zhǐ)張應折疊，并拆除文件材料上的金屬物(wù)。案卷裝訂要整齊。

（二）檔案鑒定、移交、銷毀

1.定期對檔案進行鑒定，鑒定工(gōng)作在公司主管領導與業務部門負責人的統一(yī)主持下(xià)，由檔案管理人員(yuán)與所鑒定檔案相關的業務部門組成鑒定小(xiǎo)組，具體(tǐ)負責檔案的鑒定工(gōng)作。

2.凡經鑒定小(xiǎo)組确認已失去(qù)保存價值的檔案，應登記造冊，經公司領導批準後銷毀。檔案銷毀時，必須有兩人在場負責銷毀，填寫《檔案銷毀清冊》（附件二）。銷毀清冊由公司檔案處永久保存。

（三）檔案保密

1.檔案管理人員(yuán)及檔案借出人員(yuán)應在安全的環境下(xià)進行整理裝訂涉密檔案，妥善保管尚未整理的檔案材料，不準随意堆放(fàng)，以免造成丢失、損壞和洩密。

2.不準向無關人員(yuán)提供或洩漏檔案内容；不準通過電(diàn)話(huà)、電(diàn)子郵件、普通郵件等形式傳遞涉密檔案信息和檔案材料；不準在不利于保密的場合談論涉密檔案内容。

3.檔案管理人員(yuán)不得私自打印、翻印或複制涉密檔案，不準擅自帶人翻閱檔案。

4.集中(zhōng)銷毀保管期限屆滿且失去(qù)保存價值的檔案，不得另做他用。

5.發生(shēng)洩密和檔案被盜事件時要及時報告領導，當事者要及時出具書(shū)面報告。對違反保密規定、造成洩密和被盜密者，應按其性質及情節給予嚴肅處理。

（四）檔案查、借閱

1.借閱檔案人員(yuán)必須愛護檔案，保持整潔，要保護檔案的安全。不得轉借、拆卸、調換、污損所借檔案，不得在文件上圈點、畫線、塗改，未經批準不得複印檔案。

2.調閱重要及機密檔案隻可在檔案部門調閱複印件或者掃描件。借閱人員(yuán)必須嚴格保密，不得洩漏資(zī)料内容，不得遺失。借閱後需按時歸還，如需延長借閱的，必須通知(zhī)檔案管理人員(yuán)，并另行辦理借閱手續。

3.如因工(gōng)作需要外(wài)借檔案須填寫《查、借閱檔案登記表》經領導批準後方可。

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