檔案數字化的意義和作用

  檔案的數字化加工(gōng)是利用計算機技術将模拟信号轉換爲數字信号的處理過程。紙(zhǐ)質檔案數字化就是采用掃描儀或數碼相機等數碼設備對紙(zhǐ)質檔案進行數字化加工(gōng)，将其轉化爲存儲在磁帶、磁盤、光盤等載體(tǐ)上并能被計算機識别的數字圖像或數字文本的處理過程。

  紙(zhǐ)質檔案數字化的原則是使檔案信息資(zī)源能準确、方便、快捷地提供利用，使檔案信息資(zī)源得到共享，以滿足單位或社會對檔案利用的需求。就數據内容而言，檔案數字化加工(gōng)應包括目錄數據（檔案）、文件數據（掃描原件）、多媒體(tǐ)數據（圖檔、音頻(pín)、視頻(pín)）等。

 檔案數字化的主要作用

一(yī)、檔案數字化是檔案信息化建設的重要内容，檔案信息化建設的核心是資(zī)源建設。

1、現有檔案的目錄數據庫建設和重要紙(zhǐ)質檔案和照片、錄音、錄像檔案的數字化；

2、現行電(diàn)子文件歸檔與電(diàn)子檔案管理。

二、檔案數字化能夠更好的保護檔案原件。

1、可以替代原件使用，更好的保護檔案原件。

2、數字化後副本可以異地保存，輸出磁盤、磁帶供永久保存。這樣可使這些檔案資(zī)料在出現意外(wài)的情況下(xià)不會遭到毀滅性的破壞。

3、數字化可以将檔案材料模糊褪變的字迹及對污損殘缺照片檔案進行修複。

安全性原則

  安全性是檔案數字化過程中(zhōng)時刻要注意的問題。由于前面提到過的檔案的原真性以及一(yī)些其它原因，安全性對于檔案數字化顯得尤爲重要首先要保證檔案原件的安全。在數字化過程中(zhōng)可能要對檔案進行拆卷掃描，每一(yī)步都要十分(fēn)注意對檔案原件的保護，不能因爲人爲的原因造成檔案原件的污染、破損、斷裂甚至失竊等無法挽回的損失。其次，是要保證檔案信息内容的原真性和保密性。由于檔案信息的開(kāi)放(fàng)程度受密級的限制，有些檔案信息不宜公開(kāi)，原則上這些檔案不應列入數字化範圍，或者應爲這些有保密要求的數字化檔案加上可靠的保密措施。

規範性原則

   檔案數字化的目的是利用計算機網絡這種新型的信息通道，向全國甚至全球提供數字化檔案信息。因此在檔案數字化時應采用各方統一(yī)并認可的規範與标準。隻有符合統一(yī)的标準，才能真正實現數字化檔案信息的網上高效傳輸，而不至于因爲文件存儲格式和軟硬件平台的不同而造成資(zī)源的浪費(fèi)，同時也有助于确定一(yī)個最佳的檔案數字化技術方案。如果缺乏統一(yī)的标準和規範，檔案數字化将會成爲阻礙檔案信息化、網絡化建設的一(yī)個重要原因。

  首先，要在研究分(fēn)析的基礎上選擇檔案數字化最優方案，包括最優化的工(gōng)作流程，最合理的數字化信息存儲格式，以及先進、高效、經濟的數字化加工(gōng)設備等。其次，高效性原則的又(yòu)一(yī)要求是注重檔案數字化工(gōng)作的整體(tǐ)性與協作性。爲避免檔案信息的重複數字化和數字化工(gōng)作資(zī)源的浪費(fèi)，保證檔案信息的系統與完整，檔案數字化工(gōng)作應特别強調互補協作和系統高效。

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