檔案數字化組織管理

作者：大(dà)檔家時間：2020-09-15

1、檔案數字化組織管理

檔案數字化是比較龐大(dà)的系統工(gōng)程，數字化工(gōng)作涉及需要數字化檔案、人員(yuán)、數字化設備與技術等，最終的産品是高質量的電(diàn)子檔案數據。檔案數字化系統工(gōng)程需要大(dà)量的人力、物(wù)力和财力的投入，同時需要對數字化的流程、質量實施有效的組織、監控和管理等工(gōng)作。

2、明确檔案數字化内容及标準

确定數字化處理的檔案範圍、數量和數字化工(gōng)作任務的時間周期。根據檔案數字化相關規範要求及實際情況，制定出詳細可行的紙(zhǐ)質檔案整理分(fēn)類、分(fēn)級、編号、編頁、掃描與處理等工(gōng)作規範。

3、确定數字化實施技術途徑及質量管控制标

紙(zhǐ)質檔案介質多種多樣，有打印紙(zhǐ)、硫酸紙(zhǐ)、繪圖紙(zhǐ)等，記錄方式有打印、書(shū)寫等。要高效的完成檔案數字化工(gōng)作，除了具備相關掃描設備的圖像處理軟件外(wài)，同時必須具體(tǐ)分(fēn)析檔案特性。确定切實可行的實施技術途徑，根據工(gōng)作标準和各個流程，确定好數字化過程中(zhōng)每個環節的質量管控指标。

4、數字化加工(gōng)環境搭建與工(gōng)作計劃

數字化加工(gōng)場所組建局域網便于集中(zhōng)作業、相互協調配合，高效管理掃描、圖像處理及文件收發等工(gōng)作。進行數字化加工(gōng)前需要制定一(yī)個合理的工(gōng)作計劃，管理者利用該計劃結合項目管理類軟件動态地管理數字化工(gōng)作進程，并進行合理的調整，同時讓參與數字化工(gōng)作的人員(yuán)了解自己的工(gōng)作量和整個數字化進度，确保數字化工(gōng)作進展順利。

5、現場設備管理

檔案數字化加工(gōng)過程中(zhōng)現場所使用的掃描儀設備、服務器、存儲介質等，應當嚴格按照涉密設備進行管理和使用，不使用無保密保障的設備。

6、實時監控

按照信息安全管理體(tǐ)系ISO270001的要求，對加工(gōng)現場實施24小(xiǎo)時監控，及時掌握現場加工(gōng)狀态，保證現場加工(gōng)信息安全。