企業電(diàn)子檔案管理辦法

第一(yī)章 總 則

第一(yī)條 爲了加強企業的電(diàn)子文件歸檔管理，保障電(diàn)子文件和電(diàn)子檔案的安全保管和科學利用，根據《中(zhōng)華人民共和國檔案法》有關規定制定本規定。

第二條 本規定适用于企業各部門、分(fēn)公司、各單位。

第三條 基本術語解釋

（一(yī)）電(diàn)子文件：是指員(yuán)工(gōng)在日常工(gōng)作中(zhōng)形成的數字形态記錄。它是通過計算機進行操作、傳輸、存儲和利用的文件，用數字 (比特)形态表現出來，通過編碼和解碼來輸入和輸出，也稱數字式文件。

（二）電(diàn)子檔案：是指利用計算機技術形成，經鑒定具有保存和利用價值的歸檔電(diàn)子文件。

（三）電(diàn)子文件的物(wù)理歸檔：指經過歸檔處理的電(diàn)子文件保存到磁盤或光盤等載體(tǐ)上實行脫機保管的過程。

（四）電(diàn)子文件的邏輯歸檔：将電(diàn)子文件的物(wù)理地址存放(fàng)于檔案管理部門控制的網絡服務器中(zhōng)，使該電(diàn)子文件能供檔案部門有效利用和處理的過程。

第二章 管理體(tǐ)制和職責

第四條 根據《中(zhōng)華人民共和國檔案法》的相關規定，各單位要明确電(diàn)子文件歸檔管理的分(fēn)管領導，協調解決實際問題。檔案管理部門要建立相應的工(gōng)作制度和工(gōng)作網絡，做好電(diàn)子文件歸檔的管理工(gōng)作。

第五條 各單位從電(diàn)子文件産生(shēng)時就要有嚴格的管理制度和技術措施，對其實施超前管理，以确保電(diàn)子文件的真實性、安全性和完整性。

第六條 在電(diàn)子文件的管理過程中(zhōng)應明确職責，責任到人。電(diàn)子文件的形成、承辦、運轉、整理等工(gōng)作，一(yī)般由承辦（業務）部門負責；電(diàn)子文件歸檔管理的日常監督、指導和保管、開(kāi)發利用等工(gōng)作，通常由檔案管理部門負責。

第七條 歸檔電(diàn)子文件應與其他門類和載體(tǐ)的檔案實行集中(zhōng)統一(yī)管理。公司檔案管理員(yuán)要配備與業務部門相互兼容的計算機及軟、硬件系統，保證歸檔電(diàn)子文件的有效識讀。檔案管理員(yuán)應忠于職守，具備計算機專業知(zhī)識，熟悉掌握本單位使用計算機系統的操作技能，組織編寫歸檔電(diàn)子文件的各種檢索工(gōng)具，并積極主動提供服務，充分(fēn)發揮歸檔電(diàn)子文件的作用。

第三章 歸檔範圍、保管期限

第八條 本單位主要職能活動中(zhōng)産生(shēng)的電(diàn)子文件，歸檔前要對其進行鑒定。具有重要憑證、依據和參考價值的電(diàn)子文件，應按照歸檔範圍進行歸檔。

第九條 電(diàn)子文件歸檔範圍

（一(yī)）電(diàn)子文件性質代碼

R—草稿性電(diàn)子文件；U—非正式電(diàn)子文件；O—正式電(diàn)子文件；N—無紙(zhǐ)電(diàn)子文件；T—文本文件；I一(yī)圖象文件；G—圖形文件；V 一(yī)影像文件；A—聲音文件；M—多媒體(tǐ)文件；P—計算機程序；D—數據文件。

（二）電(diàn)子文件信息類型

1、字處理文件：指用計算機字處理技術形成的文字文件、表格文件等，歸檔時應重點收集定稿電(diàn)子文件和正式電(diàn)子文件。

（1）定稿電(diàn)子文件：用計算機起草文件時形成的最後一(yī)稿草稿文件，記錄了文件的最後修改結果，有重要憑證、依據價值，收集時需落實必要的簽字手續，明确公文拟稿、核稿、簽發等環節的責任者。對特别重要文件的曆次草稿需要保存時，每一(yī)稿應以不同标識加以區别。

（2）正式電(diàn)子文件：将修改、簽發完的定稿電(diàn)子文件正式制作完畢，能行使其文件的職能，其标識應以正式文件文号注明。

2、圖像文件：指用掃描儀、數碼相機等外(wài)部設備獲得的靜态圖像文件。

3、圖形文件：指采用計算機輔助設計或繪圖獲得的靜态圖形文件，歸檔時應注意其設備依賴性、 易修改性等問題，不要遺漏相關軟件及各種數據信息。

4、影像文件：指用數碼攝像機等視頻(pín)設備獲得的動态圖像文件。

5、聲音文件：指用音頻(pín)設備獲得并經計算機處理的文件，歸檔時應注意收集其屬性标識和相關軟件。

6、多媒體(tǐ)文件：指用計算機多媒體(tǐ)技術制作的文件，其中(zhōng)包含聲音、圖像、圖形、影像等兩種以上的複合信息形式。

7、數據庫文件：指采用數據庫系統制作的數據文件及可能産生(shēng)的各種相關輔助文件。

8、超文本文件：指采用 W E B 技術制作的浏覽器文件。

（三）電(diàn)子文件環境類型

1、計算機程序：指計算機使用的商(shāng)用或自主開(kāi)發的系統軟件、應用軟件以及軟件的版本等。

2、數據文件：指用計算機軟硬件系統進行信息處理等過程中(zhōng)形成的各種管理數據、參數等。

（四）電(diàn)子文件載體(tǐ)類型

目前主要有光盤、磁盤、磁帶等介質的載體(tǐ)類型。

第十條 運用計算機進行公文處理、行政管理或者實行無紙(zhǐ)化辦公的單位，電(diàn)子文件形成部門應定期将具有重要憑證性、依據性的電(diàn)子文件制作脫機備份。需要永久、長期保存的電(diàn)子文件，應制作紙(zhǐ)質版本與電(diàn)子文件同時歸檔，即實行電(diàn)子文件的雙套制管理。

第十一(yī)條 歸檔電(diàn)子文件的保管期限電(diàn)子文件的保管期限參照《中(zhōng)華人民共和國檔案法》文件材料保管期限的現行有關規定執行。

第四章 電(diàn)子文件的歸檔方式、要求

第十二條 電(diàn)子文件的歸檔方式包括邏輯歸檔和物(wù)理歸檔。各單位在開(kāi)展此項工(gōng)作的初期，應以物(wù)理歸檔爲主，待條件成熟方可實行邏輯歸檔。

第十三條 具有穩定可靠的網絡環境、有嚴密安全管理措施以及對内容重要電(diàn)子文件制作紙(zhǐ)質版本的單位可以實施邏輯歸檔，其基本要求是：

（一(yī)）電(diàn)子文件歸檔操作由具體(tǐ)經辦人完成，辦理完畢的電(diàn)子文件要注明标識。

（二）檔案管理員(yuán)要會同計算機系統管理人員(yuán)設定查詢歸檔電(diàn)子文件的權限。

（三）網絡管理人員(yuán)要把歸檔電(diàn)子文件的物(wù)理地址存放(fàng)于指定的計算機服務器上，服務器必須采取磁盤鏡像、雙機熱備份等可靠的備份措施。

（四）歸檔的電(diàn)子文件要有該電(diàn)子文件産生(shēng)及運行過程的原數據，即關于數據的數據，文件的上下(xià)關系和結構要一(yī)起保存。

（五）局域網内部要有可靠的安全防範措施，系統設備更新時，必須制定嚴密的數據轉換辦法，确保數據準确無誤并能在新系統中(zhōng)運行。

（六）檔案管理員(yuán)應參與設備更新時的數據轉換工(gōng)作，并做更新記錄。

（七）電(diàn)子文件歸檔後，檔案人員(yuán)、網絡管理人員(yuán)要及時清理計算機或網絡上重複的電(diàn)子文件。

第十四條 使用單機或局域網條件有限的單位，其電(diàn)子文件要采用物(wù)理歸檔方式，基本要求是：

（一(yī)）檔案管理員(yuán)要與業務部門一(yī)同制定電(diàn)子文件的歸檔計劃。

（二）業務部門根據歸檔計劃，在應歸檔電(diàn)子文件産生(shēng)時标注一(yī)定的标記。

（三）要把電(diàn)子文件經辦過程中(zhōng)的情況随時記錄在一(yī)個相應的文件中(zhōng)。

（四）辦理完畢的電(diàn)子文件應在規定期限内進行物(wù)理歸檔。

第十五條 物(wù)理歸檔整理工(gōng)作過程

（一(yī)）檢查并清除計算機病毒，對光盤、磁盤、磁帶等介質的電(diàn)子文件應注明是否已經做過檢毒和清毒處理。

（二）檔案部門應拒收含有病毒文件或其它隐患的數據文件，要把問題最大(dà)限度地解決在歸檔之前。

（三）把帶有歸檔标識的電(diàn)子文件進行分(fēn)類、組盤。分(fēn)類不宜過細，要适中(zhōng)。分(fēn)類方法有如下(xià)幾種：

1、按年度、機構或問題分(fēn)類。

2、按保管期限分(fēn)類。

3、按文件格式分(fēn)：文本文件、圖像文件、圖形文件、影像文件、聲音文件、多媒體(tǐ)文件、數據庫文件、程序文件等。

4、按文件類型分(fēn)：計算機程序文件、數據文件。

5、按存儲載體(tǐ)類型分(fēn)：光盤、磁盤、磁帶等。

（四）把通過分(fēn)類的電(diàn)子文件重新排列，填寫必要著錄項目，編制機讀記錄和要存放(fàng)載體(tǐ)的編号。

（五）歸檔的電(diàn)子文件要編制簡要檢索工(gōng)具，其基本著錄項目爲：序号、題名、責任者、文号、每份文件機讀時間及位置、密級、保管期限、硬件和軟件環境等著錄内容。歸檔電(diàn)子文件的著錄應符合國家檔案著錄規則基本要求。

第五章 移交、保管、提供利用

第十六條 電(diàn)子文件的形成部門一(yī)般應在每年年底 1 2月3 1日前，将全年度辦理完畢的屬歸檔範圍的電(diàn)子文件向部門檔案管理員(yuán)歸檔，電(diàn)子文件歸檔移交前，各承辦（業務）部門應檢查本部門電(diàn)子文件的真實性與完整性，要做到移交及時、數據完整、内容準确、編目規範、帳目一(yī)緻、手續清楚等。移交清單一(yī)式兩份，交接雙方簽字後各執一(yī)份。

第十七條 撤并單位的電(diàn)子文件應按規定向接管單位或有關檔案管理員(yuán)移交。

第十八條 檔案管理員(yuán)負責電(diàn)子文件歸檔前的監督、指導工(gōng)作以及歸檔檢查驗收和接收後的統一(yī)編目、保管、開(kāi)發利用。檔案管理員(yuán)要檢驗好承辦（業務）部門移交的電(diàn)子文件，做到外(wài)觀完好、整潔無損，記錄的字節數、檢索條目等著錄項目與登記一(yī)緻，确保上機測試無病毒和準确率。凡檢驗不合格的，由形成部門負責重新制作。移交電(diàn)子檔案的基本要求：

（一(yī)）元數據應當與電(diàn)子檔案一(yī)起移交，一(yī)般采用基于X M L 的封裝方式組織檔案數據；

（二）電(diàn)子檔案的文件格式按照國家有關規定執行；

（三）電(diàn)子檔案有相應紙(zhǐ)質、縮微制品等載體(tǐ)的，應當在元數據中(zhōng)著錄相關信息；

（四）采用技術手段加密的電(diàn)子檔案應當解密後移交，壓縮的電(diàn)子檔案應當解壓縮後移交；特殊格式的電(diàn)子檔案應當與其讀取平台一(yī)起移交；

（五）檔案移交單位應當将已移交的電(diàn)子檔案在本單位至少保存 3 年。

第十九條 電(diàn)子檔案移交最少要制作二套，一(yī)套封存保管，一(yī)套查閱利用。有必要的制作第三套，實行異地保存。

第二十條 電(diàn)子檔案接收的主要流程是：檢驗電(diàn)子檔案數據、辦理交接手續、接收電(diàn)子檔案數據、著錄保存交接信息、遷移和轉換電(diàn)子檔案數據、存儲電(diàn)子檔案數據等步驟。接收入庫的電(diàn)子檔案，每兩年要抽檢一(yī)次，抽檢率不低于 4 0 % ，發現問題要及時補救。

第二十一(yī)條 随着計算機技術和設備的發展更新，庫存電(diàn)子檔案要在完整、準确有保障的前提下(xià)，同步更新複制。複制或補救新版後，舊(jiù)版或有問題的載體(tǐ)仍需保存三年。

第二十二條 對電(diàn)子檔案的複制分(fēn)爲相同載體(tǐ)的原樣複制和不同載體(tǐ)的轉換複制。相同條件下(xià)，要優先考慮載體(tǐ)的可靠性和先進性。

第二十三條 磁性載體(tǐ)上的歸檔電(diàn)子文件，每四年要複制一(yī)次。需搶救的光盤應及時複制，原載體(tǐ)保留時間不少于四年。

第二十四條 檔案室對電(diàn)子檔案載體(tǐ)應當按照 D A / T 3 8《電(diàn)子文件歸檔光盤技術要求和應用規範》檔案移交單位應當将已移交的電(diàn)子檔案在本單位至少保存 3 年。