随着信息技術在檔案管理領域應用的發展，對技術檔案的管理要求也相應地發生(shēng)了變化，使用信息化手段對技術檔案進行管理，提升技術檔案等有價值信息的利用水平和效率，是信息時代對技術檔案管理的必然要求。 

一(yī)、技術檔案資(zī)料信息管理系統的開(kāi)發 

(一(yī))系統解決的問題及目标

1、改變傳統的技術資(zī)料管理存在的數據處理重複、繁瑣、工(gōng)作量大(dà)、手工(gōng)操作效率低、質量差、信息反饋不及時等問題。

2、充分(fēn)利用計算機技術及網絡技術，實現技術檔案資(zī)料管理的規範化及智能化，提升對技術資(zī)料管理的科學性、準确性及針對性。保證技術資(zī)料管理做到規範、标準及完整，提升工(gōng)作效率及質量。

3、實現技術檔案資(zī)料管理與主營業務實施工(gōng)作中(zhōng)的質量控制、進度控制同步，爲主營業務管理水平的提升提供支持和服務。

4、及時做到技術資(zī)料的實時更新，保證其真實性、客觀性、時效性；同時方便客戶人員(yuán)進行查閱，使其發揮更大(dà)效能。

5、實現分(fēn)級分(fēn)層授權，數據分(fēn)級分(fēn)層管理，以保證技術資(zī)料信息安全和保密。 

(二)系統功能描述 

“技術檔案管理系統”将以專業的、易用的信息管理平台對檔案信息數據進行統一(yī)集中(zhōng)管理，使總管部門、各二級部門之間實現數字(電(diàn)子)檔案信息自動歸檔和共享，能及時方便地查詢利用有關檔案信息。該系統提供文件管理子系統、檔案管理子系統、查詢利用子系統、光盤發布子系統、系統維護子系統以及統一(yī)的業務系統接口。

1、文件管理子系統實現了文件組卷、文件鑒定、歸檔号和歸檔号的生(shēng)成、案卷号的生(shēng)成等功能。

2、檔案管理子系統實現了編目管理、原文管理、檔案檢索、移交接收、檔案保管、檔案統計、檔案借閱、檔案編研等功能。同時支持傳統方式整理及檔案整理新規則。

3、查詢利用子系統，實現每個人在自己的權限範圍内，進行目錄及原文的查詢、借閱情況查詢、檔案所在部門查詢及打印等功能，對于在自己權限範圍外(wài)的文檔，要經過相關的審批流程，待得到批準後，才可以對之進行利用。

4、歸檔接口。接收OA系統的基礎數據，實現了與OA系統的無縫連接。爲了擴展的需要，預留對其它管理系統的接口。 

(三)系統模塊 

系統模塊設計将系統分(fēn)解成若幹個相對獨立、功能單一(yī)的模塊。系統模塊之間由于是相對獨立的，所以每個模塊可以獨立地被理解、設計、編碼、測試和修改，因而使複雜(zá)的系統開(kāi)發工(gōng)作得以簡化。另外(wài)，模塊的相對獨立性也能有效地防止錯誤在模塊之間擴展蔓延，把錯誤的影響控制在最小(xiǎo)的範圍，從而提高了系統的可靠性，同時，模塊的獨立性還能爲系統的擴充帶來極大(dà)的方便。因此系統模塊的劃分(fēn)和設計很重要。根據模塊劃分(fēn)需求，技術資(zī)料管理信息系統按功能及模塊劃分(fēn)原則主要分(fēn)爲：文件檔案管理、查詢利用、系統維護三大(dà)模塊。 

二、檔案信息化管理的特點 

（一(yī)）符合時代發展的要求。網絡化、信息化技術的發展在各個領域應用十分(fēn)廣泛，不僅使傳統檔案的數量與日俱增，同時也産生(shēng)了大(dà)量的電(diàn)子文件，對于電(diàn)子文件的收集，傳統的管理方式顯然不符合時代發展的要求，因此，檔案信息化成爲大(dà)勢所趨。檔案信息化，憑借其不受時間、空間限制的優勢，大(dà)大(dà)提高了檔案管理工(gōng)作的效率、促進了檔案管理工(gōng)作的順利開(kāi)展。因此，檔案信息化建設不僅是提高檔案信息資(zī)源利用率的有效手段，更符合時代發展的要求。 

（二）有效地進行檔案的收集和管理工(gōng)作。檔案是一(yī)個立檔單位爲适應職能活動需要而直接産生(shēng)的依法歸檔的具有保存價值的文件與材料。檔案是一(yī)種曆史活動的原始記錄，每年都要産生(shēng)很多檔案資(zī)料，這些檔案需要檔案管理人員(yuán)手工(gōng)進行收集、整編、管理等工(gōng)作，工(gōng)作量大(dà)，效率低，占用了大(dà)量的人力、物(wù)力。檔案管理實行信息化後，能夠更好地收集和管理這種信息資(zī)源，充分(fēn)發揮檔案服務功能。 

（三）方便再次利用，提高工(gōng)作效率。檔案信息化使傳統的以紙(zhǐ)質爲載體(tǐ)的檔案信息對象轉爲機讀檔案，不僅節約了保管費(fèi)用，節省了占地空間，而且查閱起來極爲方便快捷，從而避免了反複印制資(zī)料而造成的紙(zhǐ)張和人員(yuán)的浪費(fèi)。檔案信息化管理還能使文件材料及時歸檔，盡快提供利用，減少不必要的事務工(gōng)作，從而有效地提高辦公效率。由此可見，檔案信息化管理是檔案工(gōng)作發展的必由之路，是檔案管理現代化的必然趨勢。

三、信息時代對技術檔案信息化管理的做法和思考 

技術檔案信息化管理的目标要求就是充分(fēn)利用現有的通信、計算機、數據庫等先進技術，在國家、行業以及單位技術檔案管理法規制度和标準規範的框架下(xià)，用信息化手段來保障和促進技術檔案的管理水平，爲技術檔案資(zī)源的形成、收集、整理、保管、開(kāi)發、利用等提供堅實的基礎，技術檔案開(kāi)展信息化管理，重點可以從以下(xià)方面進行。 

（一(yī)）采用信息化手段實現技術檔案的自動編目、檢索、立卷和标引等工(gōng)作。對技術檔案實施自動編目和自動檢索是應用信息化手段管理技術檔案的基本要求，其中(zhōng)自動編目是将收集到的技術檔案相關信息制成檔案機讀目錄數據庫，在不同要求下(xià)編制出不同的檔案檢索工(gōng)具，包括全宗目錄、分(fēn)類目錄、案卷目錄、專題目錄、作者目錄等各種目錄和索引，充分(fēn)發揮信息化編目速度快、項目全等優勢。自動檢索是通過查找檔案目錄并利用檔号、題名、責任者、分(fēn)類号、關鍵詞等檢索标志(zhì)，迅速、準确地查找出滿足要求的檔案資(zī)料，與手工(gōng)檢索相比，自動檢索速度快、線索形式多樣，檢全率和檢準率高，能最大(dà)限度地滿足利用者要求。技術檔案自動标引是計算機通過對技術檔案題名或全文信息進行字詞切分(fēn)、對内容特征進行分(fēn)析，提取及給出正式主題詞或分(fēn)類号的過程，技術檔案自動标引能夠顯著提高工(gōng)作效率和加快技術檔案目錄數據庫的建設。 

（二）采用信息化手段實現技術檔案的借閱、統計、編研及保管環境的自動控制。技術檔案的借閱管理和統計工(gōng)作複雜(zá)而繁瑣，而通過采用信息化手段進行自動借閱管理和統計，對技術檔案的利用登記、審批、檢索、調卷、歸檔、利用情況統計等進行自動管理，不但能夠有效完善技術檔案的借閱管理制度，還極大(dà)地提高了工(gōng)作效率。采用信息化手段實現技術檔案的借閱管理，重點涉及内容包括以下(xià)幾個方面：用戶的借閱資(zī)格驗證、借閱情況登記、歸還登記和自動統計。通過利用計算機技術，還能夠有效實現對技術檔案資(zī)料的自動編輯處理，不但能夠提供對技術檔案原文信息的檢索和分(fēn)類，還能夠對技術檔案資(zī)料進行文字編輯處理和排版印刷等工(gōng)作，實現技術檔案資(zī)料的自動編研。另外(wài)，在技術檔案的管理環節中(zhōng)，對檔案保管環境的自動控制非常重要，應用計算機技術對檔案排架進行自動管理，能夠結合技術檔案登記數據庫的信息，給出檔案庫房架位的分(fēn)配圖，實現架位的自動分(fēn)配，爲新進技術檔案合理分(fēn)配架位，提高架位的利用率，還可以實現對技術檔案保管環境的溫、濕度以及防火(huǒ)防盜等進行自動監測和管理。 

（三）加強培育技術檔案管理的信息化人才。對技術檔案實施信息化管理以及使信息化管理模式不斷深入的關鍵是信息化人才，信息化人才是使用信息化手段進行技術檔案管理的主體(tǐ)，也是實現技術檔案信息資(zī)源增值的主體(tǐ)，更是不斷将技術檔案管理向信息化方向不斷推進的中(zhōng)堅力量，因此需要加強技術檔案信息化人才培訓，使技術檔案管理的信息化活動能順利開(kāi)展，并實現可持續發展。 

（四）完善電(diàn)子文件的保管工(gōng)作。電(diàn)子文件的特性決定其在保存與維護上比紙(zhǐ)質檔案複雜(zá)。電(diàn)子文件一(yī)般存儲在U盤、移動硬盤等介質中(zhōng)，這些存儲介質容易受保存環境、設備、技術等因素的影響。對溫度、濕度要求比較嚴格，溫度過高或濕度過大(dà)，将直接影響介質的壽命。防止強磁場的侵害也很重要，最好使用專門的防磁櫃存放(fàng)。确保電(diàn)子文件的質量，認真檢查電(diàn)子文件内容是否完整、真實、有效，是否感染電(diàn)子病毒。另外(wài)，電(diàn)子檔案是以數碼形式通過技術與專用設備存儲在磁性或光盤等介質上，利用時不能直接閱讀，要在計算機上才能識别它的信息内容。但是計算機軟硬件更新速度較快，容易造成閱讀困難，因此歸檔時要連同相關支持軟件及應用系統一(yī)并歸檔。同時應定期對電(diàn)子檔案進行檢查，遇有問題及時采取補救措施，以防止信息流失。 

綜上所述，實現檔案管理的信息化是社會發展的要求,從業人員(yuán)應該立足實際,不斷創新工(gōng)作思路,采取有效的對策加快信息化建設,這樣才能讓檔案管理發揮應有的實效性。 

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