檔案歸檔是檔案管理的核心任務之一(yī)，它是對無序文件以及需要進一(yī)步組織的那些文件進行分(fēn)類，組合，排列和分(fēn)類，以實現系統，有序的過程。根據提交規則，可以整理出以下(xià)步驟：

1，收集

檔案數據的收集是檔案整理的第一(yī)步。征集工(gōng)作是“以我(wǒ)爲重”，“以這個水平爲重”和“以該機關爲重”，征集範圍僅限于該機關形成的文件。

2，組件

存檔通常是每個文件一(yī)個文件。但是也有特殊情況：一(yī)次的一(yī)般情況介紹，每周報告和其他材料；會議紀要通常是每次會議一(yī)次，每年一(yī)次。另外(wài)，還需要注意單據内的順序：如果有單據處理表或紙(zhǐ)張，則單據處理表應位于收據的前面；原稿在最前面，論文被發表，而最終草案則在以後。

3，分(fēn)類

通常，歸檔文件按年度-機構（問題）-托管期限，年度-托管期-機構（問題）等方式分(fēn)爲三個級别。

4，安排

在最低級别上，可以根據行政部門發布的組織文件中(zhōng)的内部組織結構順序或機關的習慣順序，排列按組織結構分(fēn)類分(fēn)類的檔案文件。一(yī)般是綜合部門之前，業務性部門是後部門。

5.零件編号

根據不同的存儲期限，不應将檔案資(zī)料混在一(yī)起，可以理解，三個不同的歸檔文件的永久存儲期限爲，定期30年，定期10年，應放(fàng)入不同的倉庫。因此，每年不同存儲期的第一(yī)項從“ 0001”開(kāi)始編譯，并且所形成的目錄分(fēn)别綁定到卷中(zhōng)。

6.分(fēn)頁

檔案按部分(fēn)分(fēn)頁。頁碼應在文檔正面的右上角或背面的左上角逐頁打印。這些文件已批量打印并分(fēn)頁；如果要編譯的頁碼與文檔的原始頁碼相同，則原始頁碼可以保持不變。

7.填寫申請封條

歸檔印章是紙(zhǐ)質文件中(zhōng)文件編号的特定實施例。應當在文檔首頁頂部的空白(bái)處蓋章，在水平文檔（例如統計報告）上蓋章，并在文檔的右中(zhōng)位置蓋上歸檔印章。

8.填寫并填寫測試準備表

将文件按順序放(fàng)入文件框中(zhōng)，然後填寫框的背面和準備表單中(zhōng)的項目。注意：來自不同年份的歸檔文檔不應放(fàng)在同一(yī)文件框中(zhōng)。具有不同存儲期限的歸檔文件不得裝在同一(yī)盒子中(zhōng)。

9，目錄

描述項包括總數，總數，保管期限，組織（問題），年份，箱子編号，件數，文件編号，标題，負責人，書(shū)面文件的日期，頁碼，文件号，機密級别，備注等。

10.數碼掃描

掃描之前，請清除數據中(zhōng)的所有金屬物(wù)體(tǐ)，例如針腳，别針和回形針等，并保持數據秩序井然。數據中(zhōng)不應有混亂，起皺，缺頁或倒頁的現象。掃描的文檔以多頁PDF格式保存，并且文檔被命名爲文件編号，即，整個文檔編号-文件類别代碼•年份-保管期限-機構（問題）代碼-件号。

11，綁定

歸檔文件被一(yī)一(yī)綁定。永久和30年的存儲，根據文件的厚度，文件頁面很小(xiǎo)，使用直角裝訂或縫紉機邊緣裝訂；對于大(dà)量頁面，采用“三孔一(yī)線”左裝訂。可以定期裝訂10年期的定期文件。

12.儲存和貨架

根據存放(fàng)時間和編号的順序将箱子放(fàng)入文件櫃。順序：從上到下(xià)，從左到右。至此，檔案的整理工(gōng)作基本完成。

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