檔案數字化的定義

檔案數字化是指利用計算機技術，掃描技術，OCR技術，數字攝影（錄音和錄像）技術，數據庫技術，多媒體(tǐ)技術等高新技術将各種載體(tǐ)的檔案資(zī)源轉換爲數字檔案信息。和存儲技術。它是檔案信息建設的重要組成部分(fēn)，以數字化形式存儲，以網絡形式相互連接，由計算機系統管理，形成檔案信息數據庫的有序結構，實現資(zī)源共享。

檔案數字化的主要内容

1.數字化檔案目錄信息并建立檔案目錄數據庫；

2.承運人文件的數字化，例如紙(zhǐ)質文件，縮微文件，照片文件，音頻(pín)和視頻(pín)文件等，并建立檔案圖像數據庫或多媒體(tǐ)數據庫；

3.收集和建立檔案專題信息。

檔案數字化的作用

一(yī)、爲檔案信息化建設打下(xià)堅實的基礎

檔案的信息化建設是檔案管理發展規劃中(zhōng)的一(yī)項重要任務，其核心是資(zī)源建設。資(zī)源建設包括兩個任務：第一(yī)，建立現有檔案的目錄數據庫，對重要檔案和照片，錄音和錄像進行數字化；第二，電(diàn)子文件歸檔和電(diàn)子文件管理。

二、有利于長期發展，保護原始檔案

1.用數字文件替換原始文件以保護原始文件；

2.數字拷貝應存放(fàng)在不同的地方，并輸出縮微膠卷以供永久保存。這樣，在發生(shēng)自然災害時不會破壞檔案，有利于檔案的長期發展；

3.恢複檔案材料的模糊和褪色的筆迹，并修複染色和損壞的照片檔案。

三、改善檔案利用方式，提高利用率

1.可以同時以數字形式向多個用戶提供文檔，以實現資(zī)源共享；

2，數字文件可以通過網絡傳輸，可以在不同的地方訪問和利用，從而擴大(dà)了檔案的利用空間；

3.将文件數字化後，可以将打開(kāi)的文件上傳到系統。用戶可以随時使用打開(kāi)的文件來實現文件信息資(zī)源的共享。

4.縮短檢索時間，大(dà)大(dà)提高利用效率。

四、節省成本并提高檔案管理員(yuán)的工(gōng)作效率

通過數字化管理，可以将紙(zhǐ)張載體(tǐ)文件轉換爲機器可讀文件，不僅節省了存儲成本，而且節省了空間。咨詢方便快捷，避免了重複打印材料造成的紙(zhǐ)張和人員(yuán)浪費(fèi)。經過數字管理後，可以及時歸檔檔案，并可以盡快提供使用服務。

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