概念與背景

　　2020年6月19日，國家檔案局舉辦區塊鏈技術視頻(pín)專題講座，中(zhōng)央檔案館館長、國家檔案局局長陸國強要求，要加快厘清運用新一(yī)代信息技術實現檔案管理現代化的思路舉措。在“十四五”時期實現以信息化爲核心的檔案管理現代化必須取得突破。因此，數字化轉型是“十四五”時期企業檔案工(gōng)作的重點任務。

　　企業檔案工(gōng)作數字化轉型是指企業将檔案工(gōng)作的管理對象、管理手段等由傳統向數字化轉變及依此提升檔案管理水平和效益的過程。這個概念包含如下(xià)含義：一(yī)是檔案工(gōng)作數字化轉型的主體(tǐ)是企業，而不是企業檔案部門或是檔案人員(yuán)。二是檔案工(gōng)作數字化轉型包括管理對象、管理手段和效果3方面，3個方面互相聯系互相依存，又(yòu)互相影響，因此這裏的“數字化”不僅是指傳統載體(tǐ)檔案的掃描。三是檔案工(gōng)作數字化是一(yī)個過程，它不是一(yī)蹴而就的。四是轉型既包括管理能力的轉變，也包括管理效果和效益的轉變。

　　轉型内容

　　1.基礎業務規範和完善

　　主要内容包括健全或完善檔案管理制度、理順檔案管理體(tǐ)制機制、實現檔案管理的集中(zhōng)統一(yī)、規範檔案管理業務流程及各類卷夾、表格、單據等。這是開(kāi)展檔案工(gōng)作數字化轉型各項工(gōng)作的基礎。檔案管理制度不健全、體(tǐ)制機制不科學、業務流程混亂、編号不科學等，将使檔案工(gōng)作的數字化轉型不能順利進行。

　　2.存量檔案數字化

　　存量檔案數字化是指對傳統載體(tǐ)檔案進行數字化加工(gōng)，建立目錄數據與數字圖像、結構化數據等關聯關系的處理過程。存量檔案數字化屬于管理對象數字化轉型範圍，是檔案管理過程數字化能否發揮作用的關鍵。

　　3.增量檔案電(diàn)子化

　　增量檔案電(diàn)子化是指新增電(diàn)子文件通過電(diàn)子文件歸檔形成電(diàn)子檔案，即業務系統電(diàn)子文件歸檔。其作用在于以下(xià)幾個方面：一(yī)是放(fàng)大(dà)檔案管理過程數字化轉型的效果。如果管理對象沒有實現數字化，即使檔案管理過程實現了數字化，數字化轉型的效果也會大(dà)打折扣。二是能夠解決業務信息化過程中(zhōng)的難題。不少企業由于業務信息發展太快，産生(shēng)的數據量大(dà)，數據長期保存存在問題，或是新舊(jiù)系統集成存在問題，使得信息化可持續發展存在困難。但通過電(diàn)子文件歸檔能夠很好地解決這些問題，從而通過檔案工(gōng)作數字化轉型促進業務信息化的發展。增量檔案電(diàn)子化既屬于管理對象數字化轉型範圍，也涉及檔案管理過程數字化，是轉型工(gōng)作的關鍵。

　　4.管理過程數字化

　　即将檔案管理過程由傳統手工(gōng)向數字化轉變，其主要工(gōng)作是電(diàn)子檔案管理系統的開(kāi)發與實施。電(diàn)子檔案管理系統的開(kāi)發與實施就是将檔案管理流程通過軟件開(kāi)發工(gōng)作固化在系統中(zhōng)，從而實現檔案工(gōng)作的流程驅動（盡管有的領域已實現數據驅動，但在檔案領域應該仍處于流程驅動階段——作者注）。

　　5.服務能力提升

　　一(yī)是檔案信息開(kāi)發利用實現由被動服務向主動服務轉變。這就要求檔案工(gōng)作識别檔案利用者的需求，運用大(dà)數據、知(zhī)識管理等的理念和技術，對檔案數據、電(diàn)子檔案管理系統等進行相應的改造。二是檔案信息服務内容實現由提供初級檔案信息服務向深加工(gōng)檔案信息轉變。三是提高檔案信息服務效率。如通過對電(diàn)子檔案管理系統的改造，使檢索界面更加友好，進一(yī)步提高檢索速度，或是通過移動端的應用，擴大(dà)檔案信息服務的空間。四是服務範圍進一(yī)步擴大(dà)。即通過對檔案數據的加工(gōng)或是電(diàn)子檔案管理系統的改造，進一(yī)步擴大(dà)檔案利用者的範圍，或實現服務範圍由企業内部擴大(dà)到企業外(wài)部，實現服務範圍由本地擴大(dà)到外(wài)地等。

　　6.促進主營業務轉型或發展

　　一(yī)是通過有目的提供更高水平更高質量檔案信息的利用，促進企業某方面業務的提升，解決企業當前某一(yī)方面的難題。如某企業通過開(kāi)展檔案知(zhī)識管理，提供系統化的知(zhī)識服務，促進企業産品的研發工(gōng)作。二是通過數字化轉型加強某一(yī)類檔案或檔案工(gōng)作某一(yī)個環節的工(gōng)作來促進主營業務的發展。如某企業通過電(diàn)子文件歸檔騰退50多套老舊(jiù)系統，是檔案工(gōng)作數字化轉型工(gōng)作促進企業信息化發展的體(tǐ)現。這也是一(yī)個尋找着力點發揮企業檔案工(gōng)作數字化轉型作用的過程。

　　轉型路徑選擇原則

　　1.規劃先行原則

　　企業檔案工(gōng)作數字化轉型工(gōng)作是依托信息化技術實現檔案工(gōng)作轉型升級的過程，其本質是信息化工(gōng)作，需要一(yī)定的時間，耗費(fèi)相應的資(zī)金和人力，并具有一(yī)定的技術難度，尤其是比較高級的轉型工(gōng)作，是一(yī)項多工(gōng)作交叉的工(gōng)程，因此必須提前規劃，明确建設的方向，調動有關人員(yuán)的積極性，合理分(fēn)配資(zī)源。

　　2.對象與手段并行原則

　　檔案資(zī)源是檔案工(gōng)作的對象，基礎設施、電(diàn)子檔案管理系統等是管理手段。從客觀世界運行來說，管理對象依靠管理手段來進行管理，而管理手段必須通過對管理對象的管理來發揮作用。因此，管理對象和手段的數字化必須同時進行。

　　3.從易到難原則

　　即在檔案工(gōng)作數字化轉型時應先從比較容易實現的内容着手，然後嘗試難度更高的内容。從易到難可以從容易内容實施的過程中(zhōng)獲取經驗，鍛煉能力。如果反其道則有可能挫傷積極性，或是浪費(fèi)資(zī)源，事倍功半。

　　4.需求牽引效益優先原則

　　即企業檔案工(gōng)作數字化轉型要立足于企業業務發展的需求，将企業最需要的檔案信息或最需檔案工(gōng)作的業務作爲檔案工(gōng)作轉型的重點或着力點。爲此，要對企業的需求進行深入調研分(fēn)析，找準企業産品研發、生(shēng)産、經營、管理等工(gōng)作對檔案信息和檔案工(gōng)作的需求，以此作爲立足點和着力點。

　　5.從模仿到創新原則

　　企業檔案工(gōng)作數字化轉型中(zhōng)，部分(fēn)工(gōng)作需要較少的新思想、新方法和新技術，甚至不需要，僅靠模仿就可以，而有些内容則需要較多的新思想、新方法和新技術。爲了保證數字化轉型的成功率，可遵循從模仿到創新的遞進原則，條件不具備時千萬不可一(yī)步登天。

　　6.前端控制原則

　　前端控制原則是指企業檔案工(gōng)作數字化轉型中(zhōng)的電(diàn)子文件歸檔工(gōng)作倡導的“文件尚未産生(shēng)之時采取措施”，即從文件的生(shēng)成開(kāi)始就提前介入。這個思想必須貫徹在企業檔案工(gōng)作的數字化轉型中(zhōng)。

　　轉型路徑

　　1.做好檔案工(gōng)作數字化轉型規劃

　　這是遵循規劃先行原則選擇的路徑。檔案工(gōng)作數字化轉型規劃包含的内容豐富，涉及面廣，絕不僅是“花錢買機器”的一(yī)個簡單規劃。它涉及企業的總目标、各部門的分(fēn)目标、各部門的政策與計劃、信息部門的活動、信息化的發展等。一(yī)個好的規劃在内容上應包括：數字化轉型目标、約束條件和計劃指标的分(fēn)析，電(diàn)子檔案管理系統的功能結構，系統開(kāi)發實施工(gōng)作的組織，所需人員(yuán)及系統的管理和運行，以及檔案工(gōng)作數字化轉型的效益分(fēn)析和實施計劃等。

　　2.資(zī)源數字化與電(diàn)子檔案管理系統并行推進

　　實現檔案資(zī)源數字化的同時實現管理手續的數字化，即在實施電(diàn)子檔案管理系統的同時，要麽同時着手存量檔案數字化工(gōng)作，要麽着手開(kāi)展電(diàn)子文件歸檔工(gōng)作。

　　3.從存量檔案數字化到增量檔案電(diàn)子化

　　這是遵循從易到難的原則而形成的一(yī)條路徑。當企業經費(fèi)有限，要對檔案資(zī)源數字化轉型時而應選擇的路徑。這是因爲存量檔案數字化比較容易，有的僅通過外(wài)包就能實施，見效快。而增量檔案電(diàn)子化則需要較複雜(zá)的工(gōng)作，難度比較大(dà)，且見效慢(màn)。數字化轉型工(gōng)作快速見效有利于後續工(gōng)作的開(kāi)展。

　　4.從檔案管理個别環節數字化到數字檔案館（室）建設

　　這也是在企業資(zī)源有限、檔案人才不足的情況下(xià)遵循從易到難而設計的一(yī)條路徑。數字檔案館（室）建設是企業檔案工(gōng)作數字化轉型的綜合，工(gōng)作内容較多，涉及面廣，複雜(zá)程度較高，需要較多的人、财、物(wù)等資(zī)源。在某一(yī)個階段，如企業資(zī)源并不能支持數字檔案館（室）的建設，此時可從個别環節的數字化轉型着手，如先将目錄數字化以提高檢索效率，或是利用計算機進行輔助分(fēn)類和排列，從而實現部分(fēn)整理工(gōng)作的數字化等。待資(zī)源允許并取得一(yī)定經驗後，開(kāi)展數字檔案館（室）的建設。

　　5.在管理對象與管理手段轉型基礎上實現檔案工(gōng)作的提質增效

　　這是遵循從易到難、需求牽引等原則設計的一(yī)條路徑。提質增效是檔案工(gōng)作數字化轉型的目标，沒有提質增效的檔案工(gōng)作數字化轉型，企業是不會支持或實施的。但是，提質增效必須以管理對象與管理手段轉型爲基礎，否則提質增效就無法實現。

　　6.大(dà)力開(kāi)展業務系統電(diàn)子文件歸檔

　　這是遵循需求牽引原則設計的一(yī)條路徑。當前，各企業都應用了大(dà)量的業務系統，積累了大(dà)量的電(diàn)子數據。這些數據有的處于不安全或是使服務器超負荷運行狀态，業務系統電(diàn)子文件歸檔是當前各企業對檔案工(gōng)作數字化轉型最大(dà)的需求。從另一(yī)個方面來看，業務系統的穩定運行是企業經營管理的大(dà)局和信息化工(gōng)作的中(zhōng)心，做好業務系統電(diàn)子文件歸檔，就是檔案工(gōng)作圍繞中(zhōng)心服務大(dà)局的最好體(tǐ)現。

　　7.積極融入業務系統實施工(gōng)作中(zhōng)

　　這是遵循前端控制原則設計的一(yī)條路徑。在系統實施完成後進行業務系統電(diàn)子文件歸檔有許多的困難，反之，如果在系統實施時就提出電(diàn)子文件歸檔要求，則會容易得多。因此，企業應把融入業務系統實施工(gōng)作作爲檔案工(gōng)作數字化轉型的一(yī)項重要内容。主要工(gōng)作就是參與業務系統需求分(fēn)析、詳細設計、測試、上線等工(gōng)作，及時提出歸檔需求，确保歸檔功能的實現，确保歸檔的電(diàn)子文件符合檔案管理的要求。

　　作者單位：國家檔案局

　　文章來源：《中(zhōng)國檔案》2020年第8期