一(yī)、全宗内檔案進館範圍

進館的檔案資(zī)料主要包括：

1．文書(shū)檔案(永久、長期、30年)；

2．專門檔案（檔案館與移交單位協商(shāng)确定）；

3．特殊載體(tǐ)檔案，包括照片、錄音錄像、實物(wù)等檔案（檔案館與移交單位協商(shāng)确定）；

4．各類編研材料，包括公開(kāi)或内部發行的各類出版物(wù)、年鑒、重要文件彙編等。

5、全宗卷

二、接收标準

總體(tǐ)要求：進館檔案應當保持全宗的完整性，一(yī)個立檔單位形成的各種門類、各種載體(tǐ)形态的檔案作爲一(yī)個整體(tǐ)，不得割裂分(fēn)散。全宗内所有文件材料應收集齊全，分(fēn)類科學，整理規範。

 1 文書(shū)檔案

文件材料應當收集齊全完整，立卷改革前文件材料的分(fēn)類、組卷、編目、裝訂、案卷封面、脊背項目填寫，應當符合《文書(shū)檔案案卷格式》要求；立卷改革後歸檔文件的裝訂、分(fēn)類、排列、編号、編目、裝盒等，應當符合《歸檔文件整理規則》要求。

齊全完整

着重檢查以下(xià)材料是否歸檔：業務上級的文件、本機關各部門形成的反映本單位職能活動的材料、會議材料、統計材料（包括黨員(yuán)、幹部、勞資(zī)、業務、會計決算年報和工(gōng)會、老幹部、團的工(gōng)作形成的統計報表）、介紹信及存根（包括黨組織關系、行政關系、工(gōng)資(zī)關系介紹信及存根）、出版物(wù)、簡報、信息等。

整理規範

1.以“卷”爲單位整理的文書(shū)檔案

⑴卷内文件目錄：需用耐久材料書(shū)寫或計算機打印。責任者、文号、題名、日期、頁号等項目填寫應完整、準确，項目内容不明确的應考證清楚後填寫。

①責任者：全稱或通用簡稱。

②文号：包括發文代字、發文年度、發文序号。

③題名：完整、準确，沒有題名或不能反映文件内容應另行編寫，用“[]”括起。

④日期：“年月日”填寫完整，如19871021

⑵頁号編寫：卷内材料應在有文字的每頁材料正面右上角、反面左上角用鉛筆阿拉伯數字編寫頁号。

⑶卷内備考表：卷尾應附上卷内備考表（備考表印在封底可不再另附），填寫需要說明的問題和立卷人、檢查人、立卷時間。 

⑷案卷封面：項目填寫需用耐久材料書(shū)寫準确、規範，字迹工(gōng)整清晰。

①全宗名稱欄目用手填寫立檔單位全稱或蓋章（耐久紅印章）；

②類别欄目暫空；

③案卷題名：要簡明、确切地概括卷内文件的内容，一(yī)般包括責任者、問題、名稱三部分(fēn)，字數一(yī)般不超過50個漢字；

④起止年月：用阿拉伯數字填寫。

⑤件數、頁數用阿拉伯數字填寫。

⑥歸檔号：不填寫。

⑦封面右下(xià)角檔号欄目：全宗号、目錄号、案卷号用阿拉伯數字填寫，如沒有上述項目需要刻章蓋上填寫。

⑸案卷裝訂：案卷采用“三孔一(yī)線”方法裝訂，右下(xià)齊；16開(kāi)和A4混合可左下(xià)齊。裝訂要結實、整齊、不掉頁、不倒頁、不壓字、不損壞文件、不妨礙閱讀。卷内應剔除易鏽蝕的金屬物(wù)。

⑹案卷編号：永久、長期分(fēn)别從“1”開(kāi)始編制。

2.以“件”爲單位整理的文書(shū)檔案

⑴備考表：每盒應附上備考表，置于盒尾，填寫盒内歸檔文件需要說明的情況和整理人、檢查人、日期。

⑵檔案盒封面：刻章（使用耐久紅印台）将立檔單位名稱（全稱或通用簡稱）蓋在檔案盒封面雙橫線上方。

⑶檔案盒盒脊：項目填寫需用紅色印泥蓋章或用耐久材料書(shū)寫準确、規範，字迹工(gōng)整清晰。其中(zhōng)全宗号、年度、起止件号用阿拉伯數字自左至右填寫；保管期限永久、長期用漢字填寫，30年用阿拉伯數字；盒号用鉛筆一(yī)個保管期限内編寫一(yī)個流水号（阿拉伯數字）。

⑷文件裝訂：歸檔文件材料應以“件”爲單位進行裝訂，裝訂采用“不鏽鋼裝釘”或“三孔一(yī)線”方法，“不鏽鋼裝釘”法在文件左上方。裝訂要結實、整齊、不掉頁、不倒頁、不壓字、不損壞文件、不妨礙閱讀。

⑸歸檔章：歸檔章一(yī)般蓋在歸檔文件首頁上端的空白(bái)居中(zhōng)位置，用紅色印泥蓋章，填寫應當符合《歸檔文件整理規則》要求。

2 專門檔案

按專門檔案管理規範及國家相關要求進行整理。

⑴專門檔案一(yī)般以“卷”爲單位整理，特殊檔案也可以“件”爲單位整理。

⑵專門檔案的裝具應符合規範要求。

⑶檔号的編制應符合規範要求。

⑷有關項目的填寫同文書(shū)檔案，需要調整的應與管理科協商(shāng)後再調整。

3 照片檔案

按照《照片檔案管理規範》有關要求整理編目。

⑴照片編号：一(yī)冊（卷）照片從“1”順編流水号。

⑵文字說明：一(yī)組照片要有總說明和分(fēn)說明，總說明在一(yī)組照片第一(yī)張文字說明處填寫，包括時間、地點、人物(wù)（姓名、單位、職務）、事由、背景、攝影者。每張照片要分(fēn)别拟寫分(fēn)說明，其中(zhōng)人物(wù)要注明在照片中(zhōng)的位置。

⑶卷内目錄：一(yī)組照片作爲一(yī)份文件拟寫題名，格式爲“關于***（事由）的照片”。

⑷照片檔案封面：使用耐久書(shū)寫材料規範、準确填寫；案卷題名拟寫格式“立檔單位+關于+起止年度+類别名稱+照片”，其他項目填寫同以卷爲整理單位的文書(shū)檔案。

⑸案卷脊背：同以卷爲整理單位的文書(shū)檔案。

4 實物(wù)檔案

⑴實物(wù)檔案分(fēn)榮譽、印鑒、禮品（含紀念品、宣傳品）三類。

⑵每一(yī)類實物(wù)按時間先後順序排列，分(fēn)别從“1”開(kāi)始編制流水件号。

⑶在實物(wù)的統一(yī)位置粘貼檔号标簽，使用耐久書(shū)寫材料填寫。

⑷案卷目錄編制：

①案卷号：每件實物(wù)的編号。

②受獎單位：填寫立檔單位。

③題名：填寫實物(wù)名稱。

④授獎單位：填寫實物(wù)制作、頒發單位。

⑤授獎年度：填寫實物(wù)制作、頒發年度。

⑥期限：不填寫。

⑦類别：填寫獎牌、獎杯、錦旗、印鑒、禮品等。

⑧備注：填寫需要說明的事項。

5 錄像、錄音、光盤檔案

⑴錄像帶、錄音帶、光盤按歸檔時間排列，分(fēn)别從“1”開(kāi)始編寫流水盤号。

⑵錄像帶、錄音帶、光盤的包裝盒上應加貼封面，封面題名填寫格式爲“全宗名稱+關于+問題+的錄像（音）”。

⑶錄像帶、錄音帶、光盤封面内容應打印或使用符合檔案要求的書(shū)寫材料填寫，光盤題名填寫格式爲“全宗名稱+關于+問題+的錄像”；光盤封面格式見日照檔案信息網。

⑷影像光盤背面用光盤标記筆填寫光盤的檔号，檔号填寫格式爲“全宗号-目錄号-盤号”。

⑸上述檔案進館單位應向市檔案館移交兩套。

6 檢索工(gōng)具

檔案進館時需同時移交兩套與檔案相對應的紙(zhǐ)質目錄，文書(shū)檔案目錄包括案卷目錄、全引目錄、歸檔文件目錄。其他檔案需移交案卷級目錄或其他檢索必需的目錄。進館目錄統一(yī)用A4紙(zhǐ)打印，打印封面，封面注明目錄種類、保管期限、起止年度，并按保管期限、年度分(fēn)别裝訂整齊。

7 全宗卷

按《全宗卷規範》DA/T12-2012整理，内容包括組織機構沿革、全宗介紹、大(dà)事記、交接文據、檔案分(fēn)類方案、保管期限表、檔案管理制度、利用檔案典型事例等。