會計檔案管理

會計檔案是指單位在進行會計核算等過程中(zhōng)接收或形成的，記錄和反映單位經濟業務事項的，具有保存價值的文字、圖表等各種形式的會計資(zī)料，包括通過計算機等電(diàn)子設備形成、傳輸和存儲的電(diàn)子會計檔案。

實務中(zhōng)，由于工(gōng)作疏忽一(yī)旦單位或個人違反《會計檔案管理辦法》，則很可能會受到由縣級以上人民政府财政部門、檔案行政管理部門依據《中(zhōng)華人民共和國會計法》、《中(zhōng)華人民共和國檔案法》等法律法規做出的處理處罰。那麽，會計檔案管理，哪些問題需要注意呢?

一(yī)、哪些會計資(zī)料應當進行歸檔？

根據規定，下(xià)列會計資(zī)料應當進行歸檔：

1.會計憑證，包括原始憑證、記賬憑證；

2.會計賬簿，包括總賬、明細賬、日記賬、固定資(zī)産卡片及其他輔助性賬簿；

3.财務會計報告，包括月度、季度、半年度、年度财務會計報告；

4.其他會計資(zī)料，包括銀行存款餘額調節表、銀行對賬單、納稅申報表、會計檔案移交清冊、會計檔案保管清冊、會計檔案銷毀清冊、會計檔案鑒定意見書(shū)及其他具有保存價值的會計資(zī)料。

二、單位會計管理機構臨時保管會計檔案有何時限要求？

單位的會計機構或會計人員(yuán)所屬機構（統稱單位會計管理機構）按照歸檔範圍和歸檔要求，負責定期将應當歸檔的會計資(zī)料整理立卷，編制會計檔案保管清冊。

當年形成的會計檔案，在會計年度終了後，可由單位會計管理機構臨時保管一(yī)年，再移交單位檔案管理機構保管。因工(gōng)作需要确需推遲移交的，應當經單位檔案管理機構同意。單位會計管理機構臨時保管會計檔案最長不超過三年。臨時保管期間，會計檔案的保管應當符合國家檔案管理的有關規定，且出納人員(yuán)不得兼管會計檔案。

三、單位會計管理機構在辦理會計檔案移交時應注意哪些問題？

單位會計管理機構在辦理會計檔案移交時，應當編制會計檔案移交清冊，并按照國家檔案管理的有關規定辦理移交手續。

紙(zhǐ)質會計檔案移交時應當保持原卷的封裝。電(diàn)子會計檔案移交時應當将電(diàn)子會計檔案及其元數據一(yī)并移交，且文件格式應當符合國家檔案管理的有關規定。特殊格式的電(diàn)子會計檔案應當與其讀取平台一(yī)并移交。

單位檔案管理機構接收電(diàn)子會計檔案時，應當對電(diàn)子會計檔案的準确性、完整性、可用性、安全性進行檢測，符合要求的才能接收。

四、單位保存的會計檔案能否對外(wài)借出？

單位保存的會計檔案一(yī)般不得對外(wài)借出，确因工(gōng)作需要且根據國家有關規定必須借出的，應當嚴格按照規定辦理相關手續。

會計檔案借用單位應當妥善保管和利用借入的會計檔案，确保借入會計檔案的安全完整，并在規定時間内歸還。

五、單位委托中(zhōng)介機構代理記賬的，應注意哪些問題？

單位委托中(zhōng)介機構代理記賬的，應當在簽訂的書(shū)面委托合同中(zhōng)，明确會計檔案的管理要求及相應責任。

六、建設單位在項目建設期間形成的會計檔案何時需要移交？

建設單位在項目建設期間形成的會計檔案，需要移交給建設項目接受單位的，應當在辦理竣工(gōng)财務決算後及時移交，并按照規定辦理交接手續。

七、經鑒定可以銷毀的會計檔案，應當履行哪些銷毀程序？

經鑒定可以銷毀的會計檔案，應當按照以下(xià)程序銷毀：

1.單位檔案管理機構編制會計檔案銷毀清冊，列明拟銷毀會計檔案的名稱、卷号、冊數、起止年度、檔案編号、應保管期限、已保管期限和銷毀時間等内容。

2.單位負責人、檔案管理機構負責人、會計管理機構負責人、檔案管理機構經辦人、會計管理機構經辦人在會計檔案銷毀清冊上簽署意見。

3.單位檔案管理機構負責組織會計檔案銷毀工(gōng)作，并與會計管理機構共同派員(yuán)監銷。監銷人在會計檔案銷毀前，應當按照會計檔案銷毀清冊所列内容進行清點核對;在會計檔案銷毀後，應當在會計檔案銷毀清冊上簽名或蓋章。電(diàn)子會計檔案的銷毀還應當符合國家有關電(diàn)子檔案的規定，并由單位檔案管理機構、會計管理機構和信息系統管理機構共同派員(yuán)監銷。

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