檔案管理工(gōng)作中(zhōng)電(diàn)子文件該如何鑒定？

電(diàn)子文件的鑒定,主要體(tǐ)現在兩個方面：一(yī)是歸檔電(diàn)子文件的原始性、準确性和完整性,即是否在真實環境中(zhōng)形成的，經過審批的電(diàn)子文件;是否經過事務處理并有結果的電(diàn)子文件；是否組成完整的系統的電(diàn)子文件。二是确定電(diàn)子文件的價值和保管期限。這主要取決于電(diàn)子文件内容所含信息的價值及社會對它的需求。

電(diàn)子文件的鑒定，主要是在歸檔前,電(diàn)子文件形成部門在檔案部門的協助下(xià)，對歸檔的電(diàn)子文件内容進行鑒定。鑒别電(diàn)子文件的價值,同時對其記錄的載體(tǐ)進行檢查、檢測,對所需的軟硬件環境做出說明,并根據電(diàn)子文件的内容價值劃分(fēn)保管期限，提出在保管期限内相應的技術環境要求。歸檔後,在電(diàn)子檔案管理過程中(zhōng)也有鑒定問題,其主要任務是對已到保管期限的電(diàn)子檔案重新審查鑒定,把失去(qù)保存價值的電(diàn)子檔案剔除銷毀。這兩個階段的鑒定工(gōng)作是互相聯系、相輔相成的。歸檔時的鑒定是基礎,電(diàn)子檔案管理過程中(zhōng)的鑒定是前一(yī)階段鑒定的繼續和補充。

電(diàn)子文件鑒定時要特别注意：一(yī)是确定電(diàn)子文件的原始性、真實性。電(diàn)子文件的更改非常容易,往往不留痕迹。所以,鑒别歸檔的電(diàn)子文件是否就是形成時的、有效的電(diàn)子文件,即确認其原始性、真實性則是首要任務。在鑒定方法上,若電(diàn)子計算機網絡上有記錄系統，可與記錄系統所記載的形成、修改、批準時間等方面對照來鑒别其原始性、真實性。如載體(tǐ)傳遞,要用有無登記、記錄等管理制度來确認其原始性、真實性。二是鑒定和檢測要兩相結合。電(diàn)子文件是内容、載體(tǐ)顯示電(diàn)子文件的計算機軟、硬件平台的組合。有了這個組合,我(wǒ)們才知(zhī)道電(diàn)子文件的内容是什麽。電(diàn)子文件的載體(tǐ)若有病毒、損壞，就不可能知(zhī)道電(diàn)子文件的内容；軟件與硬件平台不一(yī)緻,載體(tǐ)所載電(diàn)子文件内容是什麽也不可能知(zhī)道；載體(tǐ)不能被計算機軟、硬件平台确認,也不會知(zhī)道電(diàn)子文件的内容。這些隻有通過檢測才能夠确認。

與紙(zhǐ)質文件鑒定一(yī)樣,電(diàn)子文件的鑒定也要成立組織.明确程序。

電(diàn)子文件的歸檔範圍可以參照國家關于紙(zhǐ)質文件材料歸檔的有關規定執行,并應包括相應的背景信息和元數據。

電(diàn)子文件保管期限和密級的劃分(fēn)工(gōng)作,可以參照國豪關于紙(zhǐ)質文件材料密級和保管期限的有關規定執行。電(diàn)子文件的背景信息和元數據的保管期限應當與内容信息的保管期限相一(yī)緻。

歸檔電(diàn)子文件的鑒定銷毀,可參照國家關于檔案鑒定銷毀的有關規定執行。需要注意的是，銷毀電(diàn)子文件時要了解邏輯删除與物(wù)理删除的區别,屬于保密範圍的歸檔電(diàn)子文件,如存儲在不可擦除載體(tǐ)上,應連同存儲載體(tǐ)一(yī)起銷毀。不屬于保密範圍的歸檔電(diàn)子文件可進行邏輯删除。

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