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建立和完善保管制度是白(bái)石檔案館得到有效保管的關鍵。它的基本内容包括五個部分(fēn)。檢驗驗證系統；轉移系統；維護保密制度；統計系統。

（1）材料備案制度。新形成的檔案材料應及時歸檔。歸檔的一(yī)般程序如下(xià)：首先，确定材料以查看它們是否滿足歸檔要求；其次，根據材料的性質和含量，确定其存檔的具體(tǐ)位置；再次，在目錄中(zhōng)填寫材料名稱和相關内容；最後，将新材料放(fàng)入文件中(zhōng)。

（2）檢查驗證制度。檢查和檢查是确保人員(yuán)檔案的完整性和安全性的重要手段。檢查内容多種多樣，不僅包括人員(yuán)檔案材料本身的檢查，如檢查是否有黴菌，飛蛾等，還包括人員(yuán)檔案存儲環境的檢查，如檢查倉庫門窗是否正常。狀況良好，沒有其他存儲錯誤等。

通常應定期進行檢查。但是，在緊急情況下(xià)，例如盜竊，丢失，洪水或火(huǒ)災，也有必要進行檢查和驗證；在對某些文件産生(shēng)疑問之後，例如是否缺少某種材料。在發現一(yī)些損害之後，例如發黴的材料，飛蛾的發現等。

（3）傳輸系統。傳輸系統是關于文件的傳輸和傳遞。文件的傳輸通常是由工(gōng)作轉移引起的，傳輸的一(yī)般程序如下(xià)：注銷記錄簿；填寫人事檔案調動通知(zhī)書(shū)；

按照出版物(wù)的要求包裝和密封。傳輸應遵循機密性原則，通常是通過機密運輸而不是人工(gōng)進行。此外(wài)，接收單位收到文件并檢查後，應在收據上簽名并蓋章，并及時退回。

（4）維護保密制度。具體(tǐ)要求如下(xià)：對于較大(dà)的企業，一(yī)般要成立專人負責檔案的保存，應充分(fēn)配備必要的存檔設備。倉庫配有必要的防火(huǒ)和防潮設備。

保持儲藏室和文件櫃清潔，不要存放(fàng)無關的物(wù)品。未經授權，任何人不得将人員(yuán)檔案帶到公共場所。不相關的人員(yuán)不得進入倉庫。嚴禁吸煙。離(lí)開(kāi)時關掉燈，關上窗戶并鎖上門。

（5）統計系統。人員(yuán)檔案統計的内容主要有以下(xià)幾項：人員(yuán)檔案的數量。有關收集人事檔案材料的補充信息。歸檔狀态。文件的存儲條件。使用情況。倉庫中(zhōng)的設備。人事檔案人員(yuán)。

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