企業數字檔案館（室）建設指南

　　企業檔案是企業生産(chǎn)、經營、管理(lǐ)活動的真實記錄，是企業有(yǒu)形資産(chǎn)的憑證和無形資産(chǎn)的組成要素。企業檔案工(gōng)作(zuò)是企業基礎性工(gōng)作(zuò)，在保障企業生産(chǎn)、經營和管理(lǐ)活動持續開展、資産(chǎn)保值增值和記錄企業曆史等方面具(jù)有(yǒu)重要地位和作(zuò)用(yòng)。

　　随着信息技(jì )術的深入發展和廣泛應用(yòng)，建設數字檔案館（室）已成為(wèi)企業檔案工(gōng)作(zuò)提質(zhì)增效與創新(xīn)發展的必由之路。建設符合國(guó)家、社會和企業信息化發展要求的企業數字檔案館（室），有(yǒu)利于整合企業信息資源，增強檔案信息管理(lǐ)與服務(wù)能(néng)力，提高企業管理(lǐ)水平。

1 概念與基本特征 1.1 概念

　　本指南所稱的企業數字檔案館（室），是指企業運用(yòng)現代信息技(jì )術固化檔案工(gōng)作(zuò)業務(wù)流程，對本企業或與其具(jù)有(yǒu)資産(chǎn)隸屬關系企業的電(diàn)子檔案或其他(tā)數字資源進行收集、整理(lǐ)、保存，并通過網絡提供檔案信息服務(wù)和共享利用(yòng)的集成管理(lǐ)系統平台。

1.2 基本特征

　　與企業傳統檔案館（室）相比，企業數字檔案館（室）具(jù)有(yǒu)以下特征：

　　1）檔案資源數字化

　　通過對企業各類信息系統中(zhōng)形成的電(diàn)子文(wén)件歸檔和對紙質(zhì)等傳統載體(tǐ)檔案進行數字化加工(gōng)，以數字形式存儲各種檔案信息。

　　2）檔案管理(lǐ)信息化

　　企業數字檔案館（室）将檔案管理(lǐ)業務(wù)流程固化在電(diàn)子檔案管理(lǐ)系統中(zhōng)，實現數字檔案資源的自動化管理(lǐ)，檔案的收、管、存、用(yòng)通過信息技(jì )術手段來實現。

　　3）檔案服務(wù)知識化

　　企業數字檔案館（室）利用(yòng)知識管理(lǐ)、大數據等理(lǐ)念和技(jì )術，創新(xīn)檔案利用(yòng)方式和方法，對檔案信息進行深層次加工(gōng)和知識化組織，以檔案利用(yòng)需求為(wèi)導向，有(yǒu)針對性地主動為(wèi)企業提供全方位、多(duō)層次的個性化檔案信息和決策支持服務(wù)。

2 建設目标與原則2.1 建設目标

　　通過企業數字檔案館（室）的建設，實現企業檔案工(gōng)作(zuò)提質(zhì)增效與創新(xīn)發展，全面提升檔案管理(lǐ)、開發共享服務(wù)能(néng)力，促進企業提高管理(lǐ)水平，增強核心競争力，為(wèi)企業持續健康發展提供有(yǒu)力支撐。

2.2 建設原則

　　企業數字檔案館（室）建設應堅持以下原則：

　　1）統籌規劃，分(fēn)步實施

　　企業應将數字檔案館（室）建設納入企業信息化建設規劃，做到同步規劃；建設企業數字檔案館（室）應做好總體(tǐ)架構、技(jì )術方案的規劃，系統建設應考慮可(kě)擴展性和兼容性；應根據現有(yǒu)條件有(yǒu)計劃、有(yǒu)步驟地建設企業數字檔案館（室），充分(fēn)保證每一階段工(gōng)作(zuò)目标的實現。建設過程中(zhōng)檔案部門要與企業信息化部門、業務(wù)部門、保密部門等協同工(gōng)作(zuò)。

　　2）需求導向，利用(yòng)優先

　　企業數字檔案館（室）建設應圍繞企業研發、生産(chǎn)、經營、管理(lǐ)等企業中(zhōng)心工(gōng)作(zuò)，優先建設重要檔案資源。檔案資源數字化應以需求為(wèi)導向，對利用(yòng)頻繁、形成年代相對較早、價值珍貴的檔案應優先進行數字化。網絡架構應有(yǒu)利于檔案信息資源的共享利用(yòng)，電(diàn)子檔案、檔案數字化複制件存儲格式的選取應符合長(cháng)期保存需要，便于利用(yòng)，電(diàn)子檔案管理(lǐ)系統功能(néng)實現、界面等應盡可(kě)能(néng)符合用(yòng)戶操作(zuò)習慣。

　　3）安(ān)全保密，合法合規

　　企業數字檔案館（室）建設應遵守國(guó)家法律法規和标準規範，建立健全安(ān)全保密管理(lǐ)制度，确保檔案信息安(ān)全。應按照安(ān)全保密要求開展電(diàn)子檔案管理(lǐ)系統設計、實施、運行和維護。

3 基礎設施建設

　　企業數字檔案館（室）基礎設施建設應充分(fēn)考慮檔案信息安(ān)全、保密的需要，盡量選擇技(jì )術上自主可(kě)控的設施設備。

3.1 機房建設

　　機房建設應根據數字檔案館（室）運行需求和機房建設基本要求，充分(fēn)利用(yòng)企業現有(yǒu)信息化基礎條件，通過改造、添置設備等方式，建設滿足數字檔案館（室）運行要求的機房；涉密機房建設應符合國(guó)家有(yǒu)關保密規定。

3.2 網絡設施

　　企業數字檔案館（室）的網絡應接入企業網，并與互聯網隔離，管理(lǐ)涉密檔案的數字檔案館（室）網絡應與互聯網物(wù)理(lǐ)隔離。也可(kě)以建立企業檔案部門局域網。網絡建設應考慮電(diàn)子文(wén)件收集、歸檔和電(diàn)子檔案管理(lǐ)、利用(yòng)需要，網絡帶寬等性能(néng)應能(néng)适應圖像、音頻、視頻等各類數據的傳輸要求。

3.3 硬件設備

　　根據電(diàn)子檔案管理(lǐ)系統及基礎軟件系統部署和高效穩定運行需求配備服務(wù)器。根據科(kē)學(xué)、可(kě)行的存儲備份策略，配備穩定與适當冗餘的數據存儲備份設備。配備滿足工(gōng)作(zuò)需要的計算機、掃描儀、數碼照相機、打印機以及刻錄機、移動存儲介質(zhì)等設備。

3.4 基礎軟件

　　應結合企業信息化的現狀，在統籌利用(yòng)企業業已運行的基礎軟件系統的基礎上，結合企業數字檔案館（室）開發和運行的需要，配備正版或經過規範測試、登記的自主開發的基礎軟件，如操作(zuò)系統、數據庫管理(lǐ)系統、中(zhōng)間件、全文(wén)檢索工(gōng)具(jù)、光學(xué)字符識别軟件等。

3.5 其他(tā)設施

　　應根據需要配備相對獨立、符合安(ān)全保密要求的檔案數字化加工(gōng)場所和電(diàn)子檔案閱覽場所。

4 電(diàn)子檔案管理(lǐ)系統建設 4.1 收集功能(néng)

　　1）電(diàn)子文(wén)件登記

　　具(jù)備電(diàn)子文(wén)件手工(gōng)登記功能(néng)，元數據項在滿足國(guó)家有(yǒu)關标準要求的前提下，可(kě)根據需要增減，具(jù)有(yǒu)元數據手工(gōng)登記校驗功能(néng)；可(kě)對電(diàn)子文(wén)件元數據根據權限進行更改、删除、檢索、全文(wén)挂接等操作(zuò)。

　　2）電(diàn)子文(wén)件和電(diàn)子檔案在線(xiàn)接收

　　應具(jù)有(yǒu)符合《企業電(diàn)子文(wén)件歸檔和電(diàn)子檔案管理(lǐ)指南》有(yǒu)關要求，從業務(wù)系統接收電(diàn)子文(wén)件及其元數據的接口。具(jù)有(yǒu)從其他(tā)電(diàn)子檔案管理(lǐ)系統接收電(diàn)子檔案的功能(néng)，功能(néng)符合《電(diàn)子檔案移交與接收辦(bàn)法》有(yǒu)關要求。

　　3）電(diàn)子文(wén)件和電(diàn)子檔案離線(xiàn)接收

　　應具(jù)備電(diàn)子文(wén)件、電(diàn)子檔案和其他(tā)數字資源離線(xiàn)批量導入功能(néng)，支持常見的XLS、DBF、MDB、XML、TXT等文(wén)件格式元數據文(wén)件及符合長(cháng)期保存要求的文(wén)件格式全文(wén)文(wén)件的導入接收，并實現元數據、目錄數據與對應電(diàn)子文(wén)件、電(diàn)子檔案的自動關聯。

　　數據導入過程中(zhōng)應支持數據的校驗，如是否唯一、是否可(kě)以為(wèi)空、日期格式是否正确等。當出現部分(fēn)數據導入失敗，應提供報告，指明哪些數據導入失敗。如出現中(zhōng)斷（如：斷電(diàn)、斷網、死機等），應支持斷點續傳，再次導入時從中(zhōng)斷記錄處接續導入。電(diàn)子檔案的離線(xiàn)接收功能(néng)符合《電(diàn)子檔案移交與接收辦(bàn)法》有(yǒu)關要求。

　　4）電(diàn)子文(wén)件和電(diàn)子檔案接收檢測

　　應具(jù)備電(diàn)子文(wén)件和電(diàn)子檔案接收的檢測功能(néng)，能(néng)根據電(diàn)子文(wén)件歸檔和電(diàn)子檔案接收的檢測要求對接收的電(diàn)子文(wén)件的“四性”和電(diàn)子檔案的有(yǒu)關屬性進行檢測，對檢測不符合要求的電(diàn)子文(wén)件或電(diàn)子檔案進行标記。

　　5）傳統載體(tǐ)檔案全文(wén)信息上傳挂接

　　具(jù)備傳統載體(tǐ)檔案全文(wén)信息上傳挂接功能(néng)，支持單個、批量文(wén)件上傳等方式，能(néng)建立目錄與其對應全文(wén)間的關聯關系，并保持關聯關系穩定。

4.2 整理(lǐ)功能(néng)

　　4.2.1 分(fēn)類

　　按照企業确定的分(fēn)類方案，将歸檔文(wén)件進行分(fēn)類，給定分(fēn)類代号，并支持按年度、保管期限、機構（問題）等多(duō)種分(fēn)類方案分(fēn)類。

　　4.2.2 劃定保管期限

　　按照檔案保管期限表對歸檔文(wén)件劃定保管期限。

　　4.2.3 組件

　　對來自不同系統的歸檔電(diàn)子文(wén)件按照組件規則組成“件”，并對件内文(wén)檔按一定的規則進行排序。

　　4.2.4 組成保管單位

　　能(néng)對歸檔文(wén)件按照設定規則自動或在人工(gōng)幹預下組成保管單位，并能(néng)按規則将保管單位内文(wén)件排序定位。能(néng)在人工(gōng)幹預下調整歸檔文(wén)件所屬保管單位并重新(xīn)排序定位。

　　4.2.5 編号

　　依據檔号編制規則形成檔号，所形成檔号唯一、簡明、合理(lǐ)、穩定、可(kě)擴充。

　　4.2.6 編目

　　根據需要能(néng)夠編制各種目錄。提供規範的檔案目錄模闆，方便套打出案卷封面、案卷目錄、卷内目錄、歸檔文(wén)件目錄、全引目錄、備考表、卷（盒）封面和脊背等。應支持進行目錄模闆制作(zuò)，用(yòng)戶可(kě)以對模闆中(zhōng)的字體(tǐ)、打印内容、排序方式等進行調整。應提供打印預覽功能(néng)，并支持多(duō)模闆批量生成和打印功能(néng)。

　　4.2.7 關聯關系建立

　　具(jù)有(yǒu)建立同一件歸檔文(wén)件不同載體(tǐ)間或是文(wén)件間關聯關系功能(néng)。

　　4.2.8 表格導出

　　支持案卷封面、卷内目錄、歸檔文(wén)件目錄或全引目錄、案卷目錄、備考表等信息的通用(yòng)格式文(wén)件導出功能(néng)。

4.3 保存功能(néng)

　　4.3.1 電(diàn)子檔案存儲格式轉換與信息組織

　　支持電(diàn)子檔案存儲格式的轉換，将存入系統的電(diàn)子檔案轉換為(wèi)符合長(cháng)期保存要求的存儲格式。

　　系統可(kě)按《電(diàn)子檔案移交與接收辦(bàn)法》和離線(xiàn)存儲載體(tǐ)容量進行信息組織，将組織好的檔案存至相應的離線(xiàn)存儲載體(tǐ)上。

　　4.3.2 電(diàn)子檔案長(cháng)期保存

　　應支持采用(yòng)遷移、仿真、封裝(zhuāng)、檢測等方式保障數字檔案信息的長(cháng)期保管；能(néng)對非通用(yòng)格式電(diàn)子檔案閱讀所需要的原始軟硬件在系統中(zhōng)進行标識。

　　4.3.3 檔案整理(lǐ)

　　系統應依據電(diàn)子檔案保管和利用(yòng)的業務(wù)要求分(fēn)别建立相應數據庫。能(néng)根據全宗歸屬、分(fēn)類号、保管單位序号及其整理(lǐ)規則、件号、件内文(wén)檔排列規則等将電(diàn)子檔案排列定位和呈現。

　　4.3.4 備份

　　應支持備份，包括軟件系統備份、數據庫備份和電(diàn)子檔案備份，能(néng)根據數據重要程度選擇在線(xiàn)、離線(xiàn)等不同的備份方式。

　　4.3.5 定期鑒定

　　支持輔助人工(gōng)完成檔案的定期鑒定工(gōng)作(zuò)，根據保管期限、歸檔日期、密級等屬性自動列出到期檔案，提醒系統管理(lǐ)員或檔案管理(lǐ)員等進行銷毀前鑒定和保管期限調整、利用(yòng)開放、密級調整等相關操作(zuò)。

　　4.3.6 銷毀管理(lǐ)

　　支持對需銷毀檔案進行銷毀申請、審批、建立銷毀标記、監銷、删除等操作(zuò)。

　　4.3.7 移交

　　具(jù)備根據進館要求或其他(tā)有(yǒu)關要求生成移交電(diàn)子檔案信息包等功能(néng)，對已移交的電(diàn)子檔案或其他(tā)數字資源進行移交時間及去向标識。

　　4.3.8 介質(zhì)管理(lǐ)

　　支持對存放電(diàn)子檔案存儲介質(zhì)的統一管理(lǐ)，系統管理(lǐ)員可(kě)根據介質(zhì)保管的實際需求為(wèi)相應電(diàn)子檔案設置相應的存儲介質(zhì)。具(jù)有(yǒu)介質(zhì)預警功能(néng)，當剩餘容量達到設定阈值時，通知系統管理(lǐ)員。

4.4 統計功能(néng)

　　應支持按照全宗、分(fēn)類、時間、文(wén)件格式、利用(yòng)情況等設定規則進行統計、結果顯示和打印，并以電(diàn)子文(wén)件形式輸出統計數據，支持自定義報表功能(néng)。統計結果能(néng)按《全國(guó)檔案事業統計年報制度》給定格式輸出統計數據。

4.5 利用(yòng)功能(néng)

　　4.5.1 檢索

　　支持按屬性檢索檔案，具(jù)備精(jīng)确檢索、模糊檢索、高級組合檢索、篩選檢索、關聯檢索、深入二次檢索等多(duō)種檢索方式；有(yǒu)條件的企業可(kě)開發全文(wén)檢索功能(néng)。

　　4.5.2 浏覽

　　應支持對常見格式電(diàn)子檔案或其他(tā)數字資源進行浏覽，支持常見格式多(duō)媒體(tǐ)電(diàn)子檔案或數字化檔案信息的播放。應具(jù)有(yǒu)電(diàn)子檔案或數字化檔案信息按權限下載功能(néng)。

　　4.5.3 借閱

　　支持電(diàn)子檔案借閱申請、審批、授權，具(jù)有(yǒu)實體(tǐ)檔案借閱預約、催還、歸還等功能(néng)，審批流程符合檔案利用(yòng)管理(lǐ)制度。

　　4.5.4 編研

　　支持用(yòng)戶根據實際需求設置編研專題，能(néng)自動将符合該專題條件的檔案進行歸集。

　　4.5.5 開放利用(yòng)設置

　　支持對目錄數據及全文(wén)設置開放利用(yòng)标識。

　　4.5.6 複制管理(lǐ)

　　具(jù)有(yǒu)電(diàn)子檔案複制申請、審批功能(néng)，能(néng)夠進行複制；具(jù)有(yǒu)實體(tǐ)檔案複制申請、審批、複制件分(fēn)發登記等功能(néng)。

　　4.5.7 利用(yòng)效果反饋

　　支持用(yòng)戶對利用(yòng)檔案産(chǎn)生的經濟效益或社會效益進行反饋。

　　4.5.8 知識管理(lǐ)

　　可(kě)根據需要開發知識管理(lǐ)功能(néng)，支持檔案信息的知識标簽、知識地圖、檔案信息深層次加工(gōng)、檔案信息主動推送等。

4.6 系統管理(lǐ)功能(néng)

　　4.6.1 日志(zhì)管理(lǐ)

　　應有(yǒu)日志(zhì)記載功能(néng)，記錄系統啓動和關閉信息、用(yòng)戶登錄信息等，每條日志(zhì)至少應記錄操作(zuò)對象、用(yòng)戶、時間、計算機、操作(zuò)類型等屬性。提供針對日志(zhì)的檢索、審計、統計功能(néng)。

　　支持按照一定規則自動生成日志(zhì)審計報表，支持日志(zhì)導出、删除、審批等操作(zuò)。

　　4.6.2 系統設置

　　支持對檔案流程化管理(lǐ)，可(kě)根據不同類别檔案管理(lǐ)要求設置相應管理(lǐ)流程，可(kě)對流程進行跟蹤與回溯。

　　支持代碼表的設置維護，如：年度、保管期限、密級、部門、分(fēn)類号等代碼；系統中(zhōng)的分(fēn)類方案可(kě)根據用(yòng)戶需求增減。

　　支持元數據的設置維護，可(kě)以定義字段名(míng)稱、類型、是否為(wèi)空、是否唯一、字符串長(cháng)度限制、取值範圍、組合字段等信息。

　　具(jù)備全宗設置功能(néng)，能(néng)實現區(qū)分(fēn)全宗進行管理(lǐ)。

　　4.6.3 用(yòng)戶管理(lǐ)

　　支持直接錄入用(yòng)戶信息和通過接口方式讀取其他(tā)系統中(zhōng)的用(yòng)戶信息，支持用(yòng)戶與IP地址綁定，支持“三員”分(fēn)立。

　　4.6.4 組織機構設置管理(lǐ)

　　支持直接錄入組織機構信息和通過接口方式讀取其他(tā)系統中(zhōng)的組織機構信息，支持組織機構的多(duō)級管理(lǐ)功能(néng)。

　　4.6.5 權限管理(lǐ)

　　具(jù)備權限管理(lǐ)功能(néng)，保證授權用(yòng)戶能(néng)夠在其權限範圍内進行合法操作(zuò)。權限可(kě)以精(jīng)細地控制指定用(yòng)戶對指定檔案記錄的訪問和使用(yòng)。系統應支持設置權限有(yǒu)效期，到期後系統自動取消權限。

　　4.6.6 多(duō)全宗管理(lǐ)

　　可(kě)對納入管理(lǐ)的每個立檔單位建立全宗單位，支持全宗群管理(lǐ)，每個全宗單位有(yǒu)唯一全宗号、全宗名(míng)稱。每個全宗單位的功能(néng)、檔案類型、檔案數據、機構組織、用(yòng)戶、流程、權限等相對獨立、互不影響。

　　4.6.7 工(gōng)作(zuò)過程記錄管理(lǐ)

　　應具(jù)備詳細記錄類似全宗卷信息的功能(néng)，以記錄數字檔案館（室）管理(lǐ)過程。

4.7 傳統載體(tǐ)檔案輔助管理(lǐ)功能(néng)

　　4.7.1 傳統載體(tǐ)檔案信息采集

　　具(jù)備傳統載體(tǐ)檔案目錄著錄和全文(wén)挂接功能(néng)，目錄數據項在滿足國(guó)家有(yǒu)關标準要求的前提下，可(kě)根據需要增減。目錄數據采集時應具(jù)有(yǒu)校驗功能(néng)。

　　4.7.2 檔案存放位置管理(lǐ)

　　能(néng)根據庫房餘量和檔案的全宗歸屬、分(fēn)類、檔号等規則對傳統載體(tǐ)檔案提出存放位置建議，并在位置确定後進行排列定位。

　　4.7.3 智能(néng)庫房管理(lǐ)

　　有(yǒu)條件的單位可(kě)設置智能(néng)庫房管理(lǐ)功能(néng)，根據現實庫房虛拟出檔案所在庫房、區(qū)域及檔案櫃架的列、節、層、排位等，實現對實體(tǐ)檔案所在庫房位置的管理(lǐ)；電(diàn)子檔案管理(lǐ)系統支持與智能(néng)密集架、PDA設備、條碼槍、電(diàn)子标簽等硬件設備的集成，實現實體(tǐ)檔案的快速定位、出庫、入庫、盤點等操作(zuò)；支持與溫濕度監控設備的集成，實現檔案庫房的溫濕度智能(néng)調控。

4.8 其他(tā)可(kě)選功能(néng)

　　有(yǒu)條件的企業可(kě)根據自身需要，增加諸如文(wén)件材料分(fēn)發控制、工(gōng)作(zuò)計劃進度管理(lǐ)、業務(wù)監督指導等功能(néng)。

5 數字檔案資源建設

　　數字檔案資源建設是企業數字檔案館（室）建設的重點任務(wù)，包括傳統載體(tǐ)檔案數字化、電(diàn)子文(wén)件歸檔及專題數據庫建設。

5.1 傳統載體(tǐ)檔案數字化

　　一定數量的檔案數據是保證數字檔案館（室）發揮效用(yòng)的基礎，存量檔案數字化率宜達到70%以上。

　　企業傳統載體(tǐ)檔案數字化的内容和範圍如下：

　　1）經營管理(lǐ)、生産(chǎn)技(jì )術管理(lǐ)、行政管理(lǐ)、黨群工(gōng)作(zuò)等管理(lǐ)類檔案除已到保管期限、短期或10年期檔案外，應全部數字化；有(yǒu)條件的單位可(kě)全部數字化。對于有(yǒu)正本、文(wén)稿處理(lǐ)單、修改底稿等的檔案，可(kě)隻對正本和文(wén)稿處理(lǐ)單進行數字化；具(jù)有(yǒu)重要修改内容的曆次修改稿和重要檔案的曆次修改稿需數字化。

　　2）正在研制或正在生産(chǎn)的核心産(chǎn)品或核心業務(wù)檔案應全部數字化，非核心産(chǎn)品、已停産(chǎn)的産(chǎn)品、非核心業務(wù)檔案可(kě)根據企業實際需要有(yǒu)選擇地數字化。

　　3）科(kē)研檔案應全部數字化。

　　4）生産(chǎn)、科(kē)研、辦(bàn)公(gōng)、生活建築物(wù)的可(kě)行性研究、設計、施工(gōng)、竣工(gōng)驗收等階段的質(zhì)量管理(lǐ)檔案、竣工(gōng)圖檔案應進行數字化，其他(tā)階段形成的檔案可(kě)有(yǒu)選擇地數字化。

　　5）設備儀器檔案應依據重要程度有(yǒu)選擇地數字化。

　　6）會計檔案數量較大，可(kě)根據企業需求和人力、物(wù)力配置情況有(yǒu)選擇地數字化。

　　7）職工(gōng)檔案的數字化，需檔案部門與人力資源管理(lǐ)部門充分(fēn)協商(shāng)後按照黨和國(guó)家組織、人事部門的有(yǒu)關規定确定。

　　紙質(zhì)檔案（含照片）數字化技(jì )術要求按照《紙質(zhì)檔案數字化規範》（DA/T 31-2017）進行，錄音、錄像等多(duō)媒體(tǐ)檔案數字化參照《錄音錄像檔案數字化規範》（DA/T 62-2017）進行。

5.2 電(diàn)子文(wén)件歸檔

　　企業電(diàn)子文(wén)件歸檔範圍應包括各業務(wù)活動中(zhōng)形成的各種結構化和非結構化數據，以獨立文(wén)檔形式存儲的具(jù)有(yǒu)保存價值的信息記錄，包括辦(bàn)公(gōng)自動化系統、産(chǎn)品或業務(wù)系統、财務(wù)會計管理(lǐ)信息系統、人力資源管理(lǐ)信息系統、門戶網站、微博、微信、公(gōng)務(wù)郵件系統及本企業其他(tā)職能(néng)活動業務(wù)系統中(zhōng)形成的電(diàn)子文(wén)件，以及從外部接收的電(diàn)子文(wén)件。企業有(yǒu)些信息系統有(yǒu)可(kě)能(néng)通過租用(yòng)基礎設施或以雲計算服務(wù)的形式存在，所形成的電(diàn)子文(wén)件不一定存在于本企業的服務(wù)器中(zhōng)，但其産(chǎn)生的電(diàn)子文(wén)件也應納入本企業文(wén)件材料歸檔範圍予以歸檔。企業已實施的支撐主營業務(wù)的信息系統均應具(jù)有(yǒu)歸檔功能(néng)，導出的歸檔電(diàn)子文(wén)件存儲格式、元數據等均應符合電(diàn)子文(wén)件歸檔和電(diàn)子檔案管理(lǐ)的有(yǒu)關要求。數字檔案館（室）建設期間應完成辦(bàn)公(gōng)自動化系統形成的電(diàn)子文(wén)件歸檔并實現至少一個核心業務(wù)系統電(diàn)子文(wén)件歸檔。

5.3 專題數據庫建設

　　專題數據庫建設是在現有(yǒu)數字檔案資源的基礎上，通過有(yǒu)組織的分(fēn)析、篩選、整合，把某一特定專題的檔案集中(zhōng)、有(yǒu)序、系統地組織在一起。如企業曆屆領導、技(jì )術專家和各種先進人物(wù)檔案專題數據庫，企業機構沿革、黨代會、職代會等會議類專題檔案數據庫，政策法規類專題檔案數據庫，建設項目和設備儀器專題檔案數據庫，産(chǎn)品或專項業務(wù)專題檔案數據庫，科(kē)技(jì )項目和成果專題檔案數據庫，企業質(zhì)量或安(ān)全事故專題檔案數據庫等。

6 制度規範建設6.1 制度建設

　　企業數字檔案館（室）建設應制定數字檔案館（室）人員崗位職責，系統運行維護管理(lǐ)制度，機房、檔案數字化加工(gōng)場所管理(lǐ)制度，數字檔案館（室）安(ān)全與保密管理(lǐ)制度等。

6.2 标準規範建設

　　企業數字檔案館（室）建設應參考國(guó)家相關标準規範并結合本企業實際，形成本企業基于數字檔案館（室）的電(diàn)子檔案收、管、存、用(yòng)等方面的标準規範體(tǐ)系及實施要求，包括但不限于以下内容：

　　6.2.1 企業傳統載體(tǐ)檔案數字化标準規範建設

　　紙質(zhì)檔案數字化可(kě)參照《紙質(zhì)檔案數字化規範》（DA/T 31-2017）制定，縮微膠片數字化參照《縮微膠片數字化技(jì )術規範》（DA/T 43-2009）制定，錄音、錄像等多(duō)媒體(tǐ)檔案數字化參照《錄音錄像檔案數字化規範》（DA/T 62-2017）制定。企業如将檔案數字化外包，應将國(guó)家有(yǒu)關檔案數字化外包安(ān)全規範轉化為(wèi)本企業數字檔案館（室）建設标準規範。

　　6.2.2 電(diàn)子文(wén)件歸檔标準規範建設

　　規範本企業已實施的各類信息系統産(chǎn)生的電(diàn)子文(wén)件歸檔業務(wù)，内容包括各類信息系統産(chǎn)生的電(diàn)子文(wén)件的歸檔管理(lǐ)責任、歸檔範圍、歸檔流程及開發利用(yòng)要求等。

　　6.2.3 檔案分(fēn)類規範建設

　　應根據企業檔案自身特點制定企業檔案分(fēn)類方案。

　　6.2.4 各類檔案管理(lǐ)及業務(wù)流程規範建設

　　包括管理(lǐ)類、産(chǎn)品或業務(wù)類、科(kē)研類、基本建設類、設備儀器類、會計類、職工(gōng)類等各類檔案在電(diàn)子檔案管理(lǐ)系統中(zhōng)收集、整理(lǐ)、存儲、保管和利用(yòng)等規範。

　　6.2.5 檔案利用(yòng)标準規範建設

　　包括企業檔案利用(yòng)賦權原則，權限設置與更改流程，檔案利用(yòng)審批流程，計算機輔助編研等規範。

　　6.2.6 安(ān)全與保密管理(lǐ)系列規範建設

　　應将安(ān)全與保密管理(lǐ)要求納入本企業數字檔案館（室）建設、運行維護各項規章制度和标準規範，建立數字檔案館（室）安(ān)全與保密職責，制訂安(ān)全與保密檢查、“三員”管理(lǐ)等制度。

　　7 安(ān)全保密體(tǐ)系建設

　　數字檔案館（室）建設與運行必須加強安(ān)全管理(lǐ)，遵守相關保密規定，安(ān)全設備配置齊全；嚴格控制信息資源利用(yòng)範圍，制訂嚴密的信息發布審核制度，嚴格控制數據訪問權限；應制訂完善的數據接收、移交、銷毀等管理(lǐ)規範，制定備份規範。

　　管理(lǐ)涉密檔案的電(diàn)子檔案管理(lǐ)系統，應按照涉密信息系統分(fēn)級保護管理(lǐ)的要求進行安(ān)全設計和建設，并通過有(yǒu)關部門測評後方可(kě)投入使用(yòng)。

　　管理(lǐ)非涉密檔案的電(diàn)子檔案管理(lǐ)系統應根據系統重要程度及其實際安(ān)全需求，參照《計算機信息系統安(ān)全保護等級劃分(fēn)準則》（GB/T 17859-1999）确定電(diàn)子檔案管理(lǐ)系統應達到的安(ān)全等級，并依照《信息安(ān)全技(jì )術信息系統安(ān)全等級保護基本要求》（GB/T 22239-2008）、《檔案信息系統安(ān)全保護基本要求》《檔案信息系統安(ān)全等級保護定級工(gōng)作(zuò)指南》等開展安(ān)全建設和登記管理(lǐ)。

8 經費與人才保障

　　8.1 經費保障

　　經費主要包括計算機硬件采購(gòu)費，軟件開發、升級、購(gòu)置、接口開發、評測費，運行維護費，傳統載體(tǐ)數字化費，項目實施費，人員培訓費等。企業數字檔案館（室）建設應按照整體(tǐ)規劃，制定相應的經費計劃，确保軟硬件設備購(gòu)置、實施經費及管理(lǐ)經費的落實，為(wèi)企業數字檔案館（室）的建設工(gōng)作(zuò)提供必要的保障。

　　8.2 人才保障

　　應結合本企業業務(wù)實際積極開展檔案部門人員的業務(wù)技(jì )能(néng)、信息化技(jì )能(néng)的培養。在人才引進方面，應注重檔案和信息化方面的人才引進，以滿足數字檔案館（室）建設和運行的需求。

9 建設步驟

　　企業數字檔案館（室）建設按照項目化運作(zuò)，經過規劃、立項、實施、驗收、維護等步驟分(fēn)階段進行。

　　9.1 項目規劃

　　9.1.1 成立項目工(gōng)作(zuò)組織

　　企業在數字檔案館（室）建設初始應設立項目小(xiǎo)組，小(xiǎo)組主要由企業檔案部門人員、信息化部門人員、保密部門人員等組成，具(jù)體(tǐ)負責以下工(gōng)作(zuò)：

　　1）建設工(gōng)作(zuò)規劃、計劃、實施方案、制度制定；

　　2）建設工(gōng)作(zuò)實施推進；

　　3）建設工(gōng)作(zuò)檢查、總結與考核。

　　9.1.2 制定項目方案

　　9.1.2.1 現狀調研與分(fēn)析

　　對本企業信息化現狀、國(guó)内外數字檔案館（室）建設現狀，特别是各信息系統産(chǎn)生電(diàn)子文(wén)件的管理(lǐ)情況，以及企業各部門對檔案利用(yòng)需求情況進行充分(fēn)調研。

　　9.1.2.2 可(kě)行性研究

　　從項目建設的必要性、成本、收益、風險等方面研究企業數字檔案館（室）建設的可(kě)行性，并形成可(kě)行性研究報告。

　　9.1.2.3 需求分(fēn)析

　　對企業數字檔案館（室）建設的業務(wù)需求、功能(néng)需求和系統部署方式進行分(fēn)析，形成需求任務(wù)書。

　　9.1.2.4 編寫數字檔案館（室）建設方案

　　内容包括建設目标、建設内容、建設步驟、經費需求、實施計劃等；管理(lǐ)涉密檔案的數字檔案館（室）建設，還應同步編寫信息系統安(ān)全保密方案。

　　9.2 項目立項

　　企業應組織專家對項目可(kě)行性研究報告或建設方案進行論證評審，通過評審後提交本企業有(yǒu)關部門申請立項。

　　9.3 項目實施

　　9.3.1 人才隊伍建設

　　應通過提升現有(yǒu)人員技(jì )能(néng)和知識的方式充分(fēn)發揮現有(yǒu)人員的作(zuò)用(yòng)；現有(yǒu)人員不足的，應通過引進、組建項目組等方式補充人員。

　　9.3.2 基礎業務(wù)完善與規範化

　　數字檔案館（室）建設是以現有(yǒu)的檔案工(gōng)作(zuò)為(wèi)基礎開展的。在項目實施初期，需對本企業檔案管理(lǐ)基礎業務(wù)進行完善與規範。主要包括：完善檔案管理(lǐ)制度；理(lǐ)順檔案管理(lǐ)體(tǐ)制機制，實現檔案工(gōng)作(zuò)的集中(zhōng)統一；規範檔案管理(lǐ)業務(wù)流程；統一各卷夾、表格及檔案管理(lǐ)中(zhōng)涉及到的單據等。

　　9.3.3 制度标準規範制定

　　根據項目進展情況有(yǒu)步驟地采用(yòng)或制定制度标準規範。應優先采用(yòng)國(guó)内成熟标準規範作(zuò)為(wèi)本企業數字檔案館建設标準規範；國(guó)家标準規範不能(néng)滿足需求或無相應标準規範的應自主編制。形成的标準規範應定期更新(xīn)。在企業數字檔案館（室）運行前，應完成所有(yǒu)制度标準規範的制訂，以使運行規範化。

　　9.3.4 硬件設備配備

　　鼓勵依托企業現有(yǒu)信息化基礎設施配置數字檔案館（室）建設和運行所需的硬件設備，以節約投資成本，提高人力、物(wù)力集成管理(lǐ)效率。對于現有(yǒu)硬件無法滿足的，應根據未來3至5年檔案數據增長(cháng)情況、系統使用(yòng)人數、安(ān)全保密需要、系統部署方式等予以配備。

　　9.3.5 電(diàn)子檔案管理(lǐ)系統實施

　　9.3.5.1 系統開發

　　電(diàn)子檔案管理(lǐ)系統開發主要工(gōng)作(zuò)如下：

　　1）需求設計

　　在充分(fēn)征求企業檔案部門、業務(wù)部門、保密部門等有(yǒu)關部門意見的基礎上，對電(diàn)子檔案管理(lǐ)系統的功能(néng)需求進行細化，形成功能(néng)需求方案。功能(néng)需求方案既應符合檔案管理(lǐ)的實際需要，又(yòu)便于系統開發人員理(lǐ)解，能(néng)夠在系統開發中(zhōng)實現。

　　2）選定開發商(shāng)

　　通過招标、競争性談判等方式選定系統開發商(shāng)。有(yǒu)條件的企業也可(kě)以自主開發。

　　3）商(shāng)務(wù)談判

　　與選定廠商(shāng)确定合同和協議文(wén)件，協商(shāng)确定技(jì )術細節和系統開發、安(ān)裝(zhuāng)的時間節點。

　　4）簽訂合同

　　根據商(shāng)務(wù)談判确定的内容簽訂正式合同，技(jì )術協議應成為(wèi)正式合同的一部分(fēn)。

　　5）定制開發

　　系統開發商(shāng)根據前期确定的需求設計報告，對電(diàn)子檔案管理(lǐ)系統原型進行定制開發。

　　6）系統安(ān)裝(zhuāng)

　　系統開發商(shāng)将開發好的系統在企業進行安(ān)裝(zhuāng)，包括數據庫安(ān)裝(zhuāng)、軟件安(ān)裝(zhuāng)等。

　　9.3.5.2 基礎數據準備

　　主要工(gōng)作(zuò)包括界面設置、數據庫結構設置、檔案分(fēn)類設置、代碼設置、賦權方案确定、用(yòng)戶設置等。基礎數據應以文(wén)件形式保存，以供後續維護時備查。

　　9.3.5.3 系統測試

　　系統測試包括功能(néng)測試、性能(néng)測試、安(ān)全保密測試和兼容性測試。測試工(gōng)作(zuò)可(kě)自主進行，也可(kě)委托具(jù)有(yǒu)資質(zhì)的第三方機構完成。所有(yǒu)測試過程均應形成書面記錄，包括測試用(yòng)例、測試過程、測試結果等。

　　9.3.5.4 人員培訓

　　對專職檔案管理(lǐ)人員、兼職檔案管理(lǐ)人員及系統維護人員等進行培訓。

　　9.3.5.5 系統切換和試運行

　　将運行在舊系統的業務(wù)和數據遷移到新(xīn)系統中(zhōng)試運行，并對系統運行情況進行監測。

　　9.3.5.6 系統的評價與驗收

　　系統試運行一段時間後，應組成驗收組對系統的目标、功能(néng)、質(zhì)量、使用(yòng)效果及各項指标是否達到合同或技(jì )術協議規定的要求進行評審驗收。應根據評審過程中(zhōng)分(fēn)析的結果，找出系統的薄弱環節，提出整改意見。

　　9.3.6 傳統載體(tǐ)檔案數字化實施

　　按照“重要性、常用(yòng)性、急用(yòng)性、搶救性、珍貴性”的原則，并結合實際分(fēn)步推進傳統載體(tǐ)檔案數字化工(gōng)作(zuò)，将重要的、常用(yòng)的、急用(yòng)的、自然損壞老化嚴重的和珍貴的檔案優先數字化。傳統載體(tǐ)檔案數字化應以本企業自主完成為(wèi)主，自主完成有(yǒu)困難的可(kě)采用(yòng)外包，或采用(yòng)外包與自主完成相結合的方式進行。檔案數字化外包應按照《檔案數字化外包安(ān)全管理(lǐ)規範》的要求做好安(ān)全管理(lǐ)工(gōng)作(zuò)。傳統載體(tǐ)檔案數字化按如下方法進行：

　　1）管理(lǐ)類檔案數字化方法

　　經營管理(lǐ)、生産(chǎn)技(jì )術管理(lǐ)、行政管理(lǐ)、黨群工(gōng)作(zuò)等管理(lǐ)類檔案應按照先近後遠(yuǎn)的原則，将最近形成的檔案先行數字化，以滿足頻繁利用(yòng)的需要。對于即将到期的短期檔案或10年期檔案可(kě)不進行數字化。

　　2）産(chǎn)品和業務(wù)類檔案數字化方法

　　可(kě)按照正在研制和正在生産(chǎn)産(chǎn)品檔案、主營業務(wù)檔案、正在研制和正在生産(chǎn)非核心産(chǎn)品檔案、非核心業務(wù)檔案、停産(chǎn)産(chǎn)品檔案的順序進行數字化。

　　3）科(kē)研檔案數字化方法

　　按照獲獎等級、項目下達部門的層級順序進行數字化，即先數字化獲得國(guó)家級獎勵的，再數字化獲得部委級、省級獎勵的，最後數字化獲得企業級獎勵的；對于未獲獎的科(kē)研檔案按照國(guó)家級科(kē)技(jì )項目、省部級科(kē)研項目、企業級科(kē)研項目的順序進行數字化。

　　4）基本建設檔案數字化方法

　　按照建築物(wù)功能(néng)、用(yòng)途的重要程度來确定數字化順序。可(kě)将生産(chǎn)、科(kē)研建築物(wù)檔案先數字化，其次是辦(bàn)公(gōng)建築物(wù)檔案，最後是生活建築物(wù)檔案。

　　5）設備儀器檔案數字化方法

　　按設備的價值、用(yòng)途等标準來确定數字化的順序。

　　6）會計檔案數字化方法

　　會計檔案數量較大，可(kě)按照形成時間由近及遠(yuǎn)進行數字化，即将最近形成的檔案先數字化，年代久的後數字化。

　　7）職工(gōng)檔案數字化方法

　　對于職工(gōng)檔案的數字化，檔案部門應與人力資源管理(lǐ)部門充分(fēn)協調确定後按照國(guó)家組織、人事部門的有(yǒu)關規定開展數字化。

　　9.3.7 檔案專題數據庫建設

　　應以需求為(wèi)導向，選擇利用(yòng)率高、内容重要的檔案資源建設檔案專題數據庫。

　　9.3.8 電(diàn)子文(wén)件歸檔實施

　　在電(diàn)子文(wén)件歸檔和電(diàn)子檔案管理(lǐ)現狀評估的基礎上，制定詳細的技(jì )術方案和電(diàn)子文(wén)件歸檔計劃，提出系統和設備改造方案，在系統和設備改造到位後有(yǒu)步驟地開展電(diàn)子文(wén)件歸檔工(gōng)作(zuò)。

　　電(diàn)子文(wén)件歸檔有(yǒu)關工(gōng)作(zuò)和要求參照《企業電(diàn)子文(wén)件歸檔和電(diàn)子檔案管理(lǐ)指南》和國(guó)家有(yǒu)關規定的要求進行。

　　正在實施或将要實施的信息系統應按照《企業電(diàn)子文(wén)件歸檔和電(diàn)子檔案管理(lǐ)指南》和國(guó)家有(yǒu)關規定的要求做好相關工(gōng)作(zuò)，待投入運行後根據該類電(diàn)子文(wén)件形成的數據特點開展電(diàn)子文(wén)件歸檔。

　　對接收的電(diàn)子文(wén)件和電(diàn)子檔案要按照《企業電(diàn)子文(wén)件歸檔和電(diàn)子檔案管理(lǐ)指南》有(yǒu)關要求和國(guó)家有(yǒu)關規定進行真實性、完整性、可(kě)靠性、可(kě)用(yòng)性檢測，确保其長(cháng)期可(kě)用(yòng)。

　　9.4 項目驗收

　　完成數字檔案館（室）建設工(gōng)作(zuò)的企業應形成數字檔案館（室）建設總結報告、試運行報告、系統檢測報告和用(yòng)戶報告等，組織内、外部專家根據設計方案、合同協議、任務(wù)書等進行驗收，建設工(gōng)作(zuò)達到《數字檔案館系統測試辦(bàn)法》要求的，可(kě)向檔案行政管理(lǐ)部門申請測評驗收。

　　9.5 項目運維

　　項目運維應參照《檔案信息系統運行維護規範》（DA/T 56-2014）的要求開展以下工(gōng)作(zuò)：

　　1）結合企業實際建立數字檔案館（室）運維工(gōng)作(zuò)的組織機構，明确其職責。

　　2）根據企業實際确定數字檔案館（室）運維對象和内容，選擇适當的運維模式。電(diàn)子檔案管理(lǐ)系統宜采用(yòng)外包模式運維，并将運維費用(yòng)納入采購(gòu)費用(yòng)。

　　3）根據運維制度開展數字檔案館（室）的基礎設施、電(diàn)子檔案管理(lǐ)系統、數據等的運維工(gōng)作(zuò)。

數字檔案室建設指南.docx