企業數字檔案館（室）建設指南(nán)

　　說  明

　　爲加強對企業數字檔案館（室）建設工(gōng)作的指導，規範企業數字檔案館（室）建設工(gōng)作，國家檔案局組織編制了本指南(nán)。

　　本指南(nán)适用于各企業開(kāi)展數字檔案館（室）建設工(gōng)作。

　　除非特别說明，本指南(nán)所用術語均引自《電(diàn)子檔案管理基本術語》（DA/T 58-2014）。

　　本指南(nán)由國家檔案局提出并歸口。

　　本指南(nán)起草單位：國家檔案局經濟科技檔案業務指導司

　　本指南(nán)主要起草人：付  華、王雁賓、姜延溪、蔡盈芳、張晶晶、熊  偉、孫曉光、周  喜、皮  楠、環  紅

　　目  錄

　　1概念與基本特征

　　1.1 概念

　　1.2 基本特征

　　2建設目标與原則

　　2.1 建設目标

　　2.2 建設原則

　　3基礎設施建設

　　3.1機房建設

　　3.2網絡設施

　　3.3硬件設備

　　3.4基礎軟件

　　3.5其他設施

　　4 電(diàn)子檔案管理系統建設

　　4.1收集功能

　　4.2整理功能

　　4.3保存功能

　　4.4統計功能

　　4.5利用功能

　　4.6系統管理功能

　　4.7傳統載體(tǐ)檔案輔助管理功能

　　4.8其他可選功能

　　5 數字檔案資(zī)源建設

　　5.1傳統載體(tǐ)檔案數字化

　　5.2電(diàn)子文件歸檔

　　5.3專題數據庫建設

　　6 制度規範建設

　　6.1制度建設

　　6.2标準規範建設

　　7 安全保密體(tǐ)系建設

　　8 經費(fèi)與人才保障

　　8.1經費(fèi)保障

　　8.2人才保障

　　9 建設步驟

　　9.1項目規劃

　　9.1.1成立項目工(gōng)作組織

　　9.1.2制定項目方案

　　9.2項目立項

　　9.3項目實施

　　9.4項目驗收

　　9.5項目運維

　　企業檔案是企業生(shēng)産、經營、管理活動的真實記錄，是企業有形資(zī)産的憑證和無形資(zī)産的組成要素。企業檔案工(gōng)作是企業基礎性工(gōng)作，在保障企業生(shēng)産、經營和管理活動持續開(kāi)展、資(zī)産保值增值和記錄企業曆史等方面具有重要地位和作用。

　　随着信息技術的深入發展和廣泛應用，建設數字檔案館（室）已成爲企業檔案工(gōng)作提質增效與創新發展的必由之路。建設符合國家、社會和企業信息化發展要求的企業數字檔案館（室），有利于整合企業信息資(zī)源，增強檔案信息管理與服務能力，提高企業管理水平。

1  概念與基本特征1.1  概念

　　本指南(nán)所稱的企業數字檔案館（室），是指企業運用現代信息技術固化檔案工(gōng)作業務流程，對本企業或與其具有資(zī)産隸屬關系企業的電(diàn)子檔案或其他數字資(zī)源進行收集、整理、保存，并通過網絡提供檔案信息服務和共享利用的集成管理系統平台。

1.2  基本特征

　　與企業傳統檔案館（室）相比，企業數字檔案館（室）具有以下(xià)特征：

　　1）檔案資(zī)源數字化

　　通過對企業各類信息系統中(zhōng)形成的電(diàn)子文件歸檔和對紙(zhǐ)質等傳統載體(tǐ)檔案進行數字化加工(gōng)，以數字形式存儲各種檔案信息。

　　2）檔案管理信息化

　　企業數字檔案館（室）将檔案管理業務流程固化在電(diàn)子檔案管理系統中(zhōng)，實現數字檔案資(zī)源的自動化管理，檔案的收、管、存、用通過信息技術手段來實現。

　　3）檔案服務知(zhī)識化

　　企業數字檔案館（室）利用知(zhī)識管理、大(dà)數據等理念和技術，創新檔案利用方式和方法，對檔案信息進行深層次加工(gōng)和知(zhī)識化組織，以檔案利用需求爲導向，有針對性地主動爲企業提供全方位、多層次的個性化檔案信息和決策支持服務。

2  建設目标與原則2.1  建設目标

　　通過企業數字檔案館（室）的建設，實現企業檔案工(gōng)作提質增效與創新發展，全面提升檔案管理、開(kāi)發共享服務能力，促進企業提高管理水平，增強核心競争力，爲企業持續健康發展提供有力支撐。

2.2  建設原則

　　企業數字檔案館（室）建設應堅持以下(xià)原則：

　　1）統籌規劃，分(fēn)步實施

　　企業應将數字檔案館（室）建設納入企業信息化建設規劃，做到同步規劃；建設企業數字檔案館（室）應做好總體(tǐ)架構、技術方案的規劃，系統建設應考慮可擴展性和兼容性；應根據現有條件有計劃、有步驟地建設企業數字檔案館（室），充分(fēn)保證每一(yī)階段工(gōng)作目标的實現。建設過程中(zhōng)檔案部門要與企業信息化部門、業務部門、保密部門等協同工(gōng)作。

　　2）需求導向，利用優先

　　企業數字檔案館（室）建設應圍繞企業研發、生(shēng)産、經營、管理等企業中(zhōng)心工(gōng)作，優先建設重要檔案資(zī)源。檔案資(zī)源數字化應以需求爲導向，對利用頻(pín)繁、形成年代相對較早、價值珍貴的檔案應優先進行數字化。網絡架構應有利于檔案信息資(zī)源的共享利用，電(diàn)子檔案、檔案數字化複制件存儲格式的選取應符合長期保存需要，便于利用，電(diàn)子檔案管理系統功能實現、界面等應盡可能符合用戶操作習慣。

　　3）安全保密，合法合規

　　企業數字檔案館（室）建設應遵守國家法律法規和标準規範，建立健全安全保密管理制度，确保檔案信息安全。應按照安全保密要求開(kāi)展電(diàn)子檔案管理系統設計、實施、運行和維護。

3  基礎設施建設

　　企業數字檔案館（室）基礎設施建設應充分(fēn)考慮檔案信息安全、保密的需要，盡量選擇技術上自主可控的設施設備。

3.1  機房建設

　　機房建設應根據數字檔案館（室）運行需求和機房建設基本要求，充分(fēn)利用企業現有信息化基礎條件，通過改造、添置設備等方式，建設滿足數字檔案館（室）運行要求的機房；涉密機房建設應符合國家有關保密規定。

3.2  網絡設施

　　企業數字檔案館（室）的網絡應接入企業網，并與互聯網隔離(lí)，管理涉密檔案的數字檔案館（室）網絡應與互聯網物(wù)理隔離(lí)。也可以建立企業檔案部門局域網。網絡建設應考慮電(diàn)子文件收集、歸檔和電(diàn)子檔案管理、利用需要，網絡帶寬等性能應能适應圖像、音頻(pín)、視頻(pín)等各類數據的傳輸要求。

3.3  硬件設備

　　根據電(diàn)子檔案管理系統及基礎軟件系統部署和高效穩定運行需求配備服務器。根據科學、可行的存儲備份策略，配備穩定與适當冗餘的數據存儲備份設備。配備滿足工(gōng)作需要的計算機、掃描儀、數碼照相機、打印機以及刻錄機、移動存儲介質等設備。

3.4  基礎軟件

　　應結合企業信息化的現狀，在統籌利用企業業已運行的基礎軟件系統的基礎上，結合企業數字檔案館（室）開(kāi)發和運行的需要，配備正版或經過規範測試、登記的自主開(kāi)發的基礎軟件，如操作系統、數據庫管理系統、中(zhōng)間件、全文檢索工(gōng)具、光學字符識别軟件等。

3.5  其他設施

　　應根據需要配備相對獨立、符合安全保密要求的檔案數字化加工(gōng)場所和電(diàn)子檔案閱覽場所。

4  電(diàn)子檔案管理系統建設4.1  收集功能

　　1）電(diàn)子文件登記

　　具備電(diàn)子文件手工(gōng)登記功能，元數據項在滿足國家有關标準要求的前提下(xià)，可根據需要增減，具有元數據手工(gōng)登記校驗功能；可對電(diàn)子文件元數據根據權限進行更改、删除、檢索、全文挂接等操作。

　　2）電(diàn)子文件和電(diàn)子檔案在線接收

　　應具有符合《企業電(diàn)子文件歸檔和電(diàn)子檔案管理指南(nán)》有關要求，從業務系統接收電(diàn)子文件及其元數據的接口。具有從其他電(diàn)子檔案管理系統接收電(diàn)子檔案的功能，功能符合《電(diàn)子檔案移交與接收辦法》有關要求。

　　3）電(diàn)子文件和電(diàn)子檔案離(lí)線接收

　　應具備電(diàn)子文件、電(diàn)子檔案和其他數字資(zī)源離(lí)線批量導入功能，支持常見的XLS、DBF、MDB、XML、TXT等文件格式元數據文件及符合長期保存要求的文件格式全文文件的導入接收，并實現元數據、目錄數據與對應電(diàn)子文件、電(diàn)子檔案的自動關聯。

　　數據導入過程中(zhōng)應支持數據的校驗，如是否唯一(yī)、是否可以爲空、日期格式是否正确等。當出現部分(fēn)數據導入失敗，應提供報告，指明哪些數據導入失敗。如出現中(zhōng)斷（如：斷電(diàn)、斷網、死機等），應支持斷點續傳，再次導入時從中(zhōng)斷記錄處接續導入。電(diàn)子檔案的離(lí)線接收功能符合《電(diàn)子檔案移交與接收辦法》有關要求。

　　4）電(diàn)子文件和電(diàn)子檔案接收檢測

　　應具備電(diàn)子文件和電(diàn)子檔案接收的檢測功能，能根據電(diàn)子文件歸檔和電(diàn)子檔案接收的檢測要求對接收的電(diàn)子文件的“四性”和電(diàn)子檔案的有關屬性進行檢測，對檢測不符合要求的電(diàn)子文件或電(diàn)子檔案進行标記。

　　5）傳統載體(tǐ)檔案全文信息上傳挂接

　　具備傳統載體(tǐ)檔案全文信息上傳挂接功能，支持單個、批量文件上傳等方式，能建立目錄與其對應全文間的關聯關系，并保持關聯關系穩定。

4.2  整理功能

　　4.2.1  分(fēn)類

　　按照企業确定的分(fēn)類方案，将歸檔文件進行分(fēn)類，給定分(fēn)類代号，并支持按年度、保管期限、機構（問題）等多種分(fēn)類方案分(fēn)類。

　　4.2.2  劃定保管期限

　　按照檔案保管期限表對歸檔文件劃定保管期限。

　　4.2.3  組件

　　對來自不同系統的歸檔電(diàn)子文件按照組件規則組成“件”，并對件内文檔按一(yī)定的規則進行排序。

　　4.2.4  組成保管單位

　　能對歸檔文件按照設定規則自動或在人工(gōng)幹預下(xià)組成保管單位，并能按規則将保管單位内文件排序定位。能在人工(gōng)幹預下(xià)調整歸檔文件所屬保管單位并重新排序定位。

　　4.2.5  編号

　　依據檔号編制規則形成檔号，所形成檔号唯一(yī)、簡明、合理、穩定、可擴充。

　　4.2.6  編目

　　根據需要能夠編制各種目錄。提供規範的檔案目錄模闆，方便套打出案卷封面、案卷目錄、卷内目錄、歸檔文件目錄、全引目錄、備考表、卷（盒）封面和脊背等。應支持進行目錄模闆制作，用戶可以對模闆中(zhōng)的字體(tǐ)、打印内容、排序方式等進行調整。應提供打印預覽功能，并支持多模闆批量生(shēng)成和打印功能。

　　4.2.7  關聯關系建立

　　具有建立同一(yī)件歸檔文件不同載體(tǐ)間或是文件間關聯關系功能。

　　4.2.8  表格導出

　　支持案卷封面、卷内目錄、歸檔文件目錄或全引目錄、案卷目錄、備考表等信息的通用格式文件導出功能。

4.3  保存功能

　　4.3.1  電(diàn)子檔案存儲格式轉換與信息組織

　　支持電(diàn)子檔案存儲格式的轉換，将存入系統的電(diàn)子檔案轉換爲符合長期保存要求的存儲格式。

　　系統可按《電(diàn)子檔案移交與接收辦法》和離(lí)線存儲載體(tǐ)容量進行信息組織，将組織好的檔案存至相應的離(lí)線存儲載體(tǐ)上。

　　4.3.2  電(diàn)子檔案長期保存

　　應支持采用遷移、仿真、封裝、檢測等方式保障數字檔案信息的長期保管；能對非通用格式電(diàn)子檔案閱讀所需要的原始軟硬件在系統中(zhōng)進行标識。

　　4.3.3  檔案整理

　　系統應依據電(diàn)子檔案保管和利用的業務要求分(fēn)别建立相應數據庫。能根據全宗歸屬、分(fēn)類号、保管單位序号及其整理規則、件号、件内文檔排列規則等将電(diàn)子檔案排列定位和呈現。

　　4.3.4  備份

　　應支持備份，包括軟件系統備份、數據庫備份和電(diàn)子檔案備份，能根據數據重要程度選擇在線、離(lí)線等不同的備份方式。

　　4.3.5  定期鑒定

　　支持輔助人工(gōng)完成檔案的定期鑒定工(gōng)作，根據保管期限、歸檔日期、密級等屬性自動列出到期檔案，提醒系統管理員(yuán)或檔案管理員(yuán)等進行銷毀前鑒定和保管期限調整、利用開(kāi)放(fàng)、密級調整等相關操作。

　　4.3.6  銷毀管理

　　支持對需銷毀檔案進行銷毀申請、審批、建立銷毀标記、監銷、删除等操作。

　　4.3.7  移交

　　具備根據進館要求或其他有關要求生(shēng)成移交電(diàn)子檔案信息包等功能，對已移交的電(diàn)子檔案或其他數字資(zī)源進行移交時間及去(qù)向标識。

　　4.3.8  介質管理

　　支持對存放(fàng)電(diàn)子檔案存儲介質的統一(yī)管理，系統管理員(yuán)可根據介質保管的實際需求爲相應電(diàn)子檔案設置相應的存儲介質。具有介質預警功能，當剩餘容量達到設定阈值時，通知(zhī)系統管理員(yuán)。

4.4  統計功能

　　應支持按照全宗、分(fēn)類、時間、文件格式、利用情況等設定規則進行統計、結果顯示和打印，并以電(diàn)子文件形式輸出統計數據，支持自定義報表功能。統計結果能按《全國檔案事業統計年報制度》給定格式輸出統計數據。

4.5  利用功能

　　4.5.1  檢索

　　支持按屬性檢索檔案，具備精确檢索、模糊檢索、高級組合檢索、篩選檢索、關聯檢索、深入二次檢索等多種檢索方式；有條件的企業可開(kāi)發全文檢索功能。

　　4.5.2  浏覽

　　應支持對常見格式電(diàn)子檔案或其他數字資(zī)源進行浏覽，支持常見格式多媒體(tǐ)電(diàn)子檔案或數字化檔案信息的播放(fàng)。應具有電(diàn)子檔案或數字化檔案信息按權限下(xià)載功能。

　　4.5.3  借閱

　　支持電(diàn)子檔案借閱申請、審批、授權，具有實體(tǐ)檔案借閱預約、催還、歸還等功能，審批流程符合檔案利用管理制度。

　　4.5.4  編研

　　支持用戶根據實際需求設置編研專題，能自動将符合該專題條件的檔案進行歸集。

　　4.5.5  開(kāi)放(fàng)利用設置

　　支持對目錄數據及全文設置開(kāi)放(fàng)利用标識。

　　4.5.6  複制管理

　　具有電(diàn)子檔案複制申請、審批功能，能夠進行複制；具有實體(tǐ)檔案複制申請、審批、複制件分(fēn)發登記等功能。

　　4.5.7  利用效果反饋

　　支持用戶對利用檔案産生(shēng)的經濟效益或社會效益進行反饋。

　　4.5.8  知(zhī)識管理

　　可根據需要開(kāi)發知(zhī)識管理功能，支持檔案信息的知(zhī)識标簽、知(zhī)識地圖、檔案信息深層次加工(gōng)、檔案信息主動推送等。

4.6  系統管理功能

　　4.6.1  日志(zhì)管理

　　應有日志(zhì)記載功能，記錄系統啓動和關閉信息、用戶登錄信息等，每條日志(zhì)至少應記錄操作對象、用戶、時間、計算機、操作類型等屬性。提供針對日志(zhì)的檢索、審計、統計功能。

　　支持按照一(yī)定規則自動生(shēng)成日志(zhì)審計報表，支持日志(zhì)導出、删除、審批等操作。

　　4.6.2  系統設置

　　支持對檔案流程化管理，可根據不同類别檔案管理要求設置相應管理流程，可對流程進行跟蹤與回溯。

　　支持代碼表的設置維護，如：年度、保管期限、密級、部門、分(fēn)類号等代碼；系統中(zhōng)的分(fēn)類方案可根據用戶需求增減。

　　支持元數據的設置維護，可以定義字段名稱、類型、是否爲空、是否唯一(yī)、字符串長度限制、取值範圍、組合字段等信息。

　　具備全宗設置功能，能實現區分(fēn)全宗進行管理。

　　4.6.3  用戶管理

　　支持直接錄入用戶信息和通過接口方式讀取其他系統中(zhōng)的用戶信息，支持用戶與IP地址綁定，支持“三員(yuán)”分(fēn)立。

　　4.6.4  組織機構設置管理

　　支持直接錄入組織機構信息和通過接口方式讀取其他系統中(zhōng)的組織機構信息，支持組織機構的多級管理功能。

　　4.6.5  權限管理

　　具備權限管理功能，保證授權用戶能夠在其權限範圍内進行合法操作。權限可以精細地控制指定用戶對指定檔案記錄的訪問和使用。系統應支持設置權限有效期，到期後系統自動取消權限。

　　4.6.6  多全宗管理

　　可對納入管理的每個立檔單位建立全宗單位，支持全宗群管理，每個全宗單位有唯一(yī)全宗号、全宗名稱。每個全宗單位的功能、檔案類型、檔案數據、機構組織、用戶、流程、權限等相對獨立、互不影響。

　　4.6.7  工(gōng)作過程記錄管理

　　應具備詳細記錄類似全宗卷信息的功能，以記錄數字檔案館（室）管理過程。

4.7  傳統載體(tǐ)檔案輔助管理功能

　　4.7.1  傳統載體(tǐ)檔案信息采集

　　具備傳統載體(tǐ)檔案目錄著錄和全文挂接功能，目錄數據項在滿足國家有關标準要求的前提下(xià)，可根據需要增減。目錄數據采集時應具有校驗功能。

　　4.7.2  檔案存放(fàng)位置管理

　　能根據庫房餘量和檔案的全宗歸屬、分(fēn)類、檔号等規則對傳統載體(tǐ)檔案提出存放(fàng)位置建議，并在位置确定後進行排列定位。

　　4.7.3  智能庫房管理

　　有條件的單位可設置智能庫房管理功能，根據現實庫房虛拟出檔案所在庫房、區域及檔案櫃架的列、節、層、排位等，實現對實體(tǐ)檔案所在庫房位置的管理；電(diàn)子檔案管理系統支持與智能密集架、PDA設備、條碼槍、電(diàn)子标簽等硬件設備的集成，實現實體(tǐ)檔案的快速定位、出庫、入庫、盤點等操作；支持與溫濕度監控設備的集成，實現檔案庫房的溫濕度智能調控。

4.8  其他可選功能

　　有條件的企業可根據自身需要，增加諸如文件材料分(fēn)發控制、工(gōng)作計劃進度管理、業務監督指導等功能。

5  數字檔案資(zī)源建設

　　數字檔案資(zī)源建設是企業數字檔案館（室）建設的重點任務，包括傳統載體(tǐ)檔案數字化、電(diàn)子文件歸檔及專題數據庫建設。

5.1  傳統載體(tǐ)檔案數字化

　　一(yī)定數量的檔案數據是保證數字檔案館（室）發揮效用的基礎，存量檔案數字化率宜達到70%以上。

　　企業傳統載體(tǐ)檔案數字化的内容和範圍如下(xià)：

　　1）經營管理、生(shēng)産技術管理、行政管理、黨群工(gōng)作等管理類檔案除已到保管期限、短期或10年期檔案外(wài)，應全部數字化；有條件的單位可全部數字化。對于有正本、文稿處理單、修改底稿等的檔案，可隻對正本和文稿處理單進行數字化；具有重要修改内容的曆次修改稿和重要檔案的曆次修改稿需數字化。

　　2）正在研制或正在生(shēng)産的核心産品或核心業務檔案應全部數字化，非核心産品、已停産的産品、非核心業務檔案可根據企業實際需要有選擇地數字化。

　　3）科研檔案應全部數字化。

　　4）生(shēng)産、科研、辦公、生(shēng)活建築物(wù)的可行性研究、設計、施工(gōng)、竣工(gōng)驗收等階段的質量管理檔案、竣工(gōng)圖檔案應進行數字化，其他階段形成的檔案可有選擇地數字化。

　　5）設備儀器檔案應依據重要程度有選擇地數字化。

　　6）會計檔案數量較大(dà)，可根據企業需求和人力、物(wù)力配置情況有選擇地數字化。

　　7）職工(gōng)檔案的數字化，需檔案部門與人力資(zī)源管理部門充分(fēn)協商(shāng)後按照黨和國家組織、人事部門的有關規定确定。

　　紙(zhǐ)質檔案（含照片）數字化技術要求按照《紙(zhǐ)質檔案數字化規範》（DA/T 31-2017）進行，錄音、錄像等多媒體(tǐ)檔案數字化參照《錄音錄像檔案數字化規範》（DA/T 62-2017）進行。

5.2  電(diàn)子文件歸檔

　　企業電(diàn)子文件歸檔範圍應包括各業務活動中(zhōng)形成的各種結構化和非結構化數據，以獨立文檔形式存儲的具有保存價值的信息記錄，包括辦公自動化系統、産品或業務系統、财務會計管理信息系統、人力資(zī)源管理信息系統、門戶網站、微博、微信、公務郵件系統及本企業其他職能活動業務系統中(zhōng)形成的電(diàn)子文件，以及從外(wài)部接收的電(diàn)子文件。企業有些信息系統有可能通過租用基礎設施或以雲計算服務的形式存在，所形成的電(diàn)子文件不一(yī)定存在于本企業的服務器中(zhōng)，但其産生(shēng)的電(diàn)子文件也應納入本企業文件材料歸檔範圍予以歸檔。企業已實施的支撐主營業務的信息系統均應具有歸檔功能，導出的歸檔電(diàn)子文件存儲格式、元數據等均應符合電(diàn)子文件歸檔和電(diàn)子檔案管理的有關要求。數字檔案館（室）建設期間應完成辦公自動化系統形成的電(diàn)子文件歸檔并實現至少一(yī)個核心業務系統電(diàn)子文件歸檔。

5.3  專題數據庫建設

　　專題數據庫建設是在現有數字檔案資(zī)源的基礎上，通過有組織的分(fēn)析、篩選、整合，把某一(yī)特定專題的檔案集中(zhōng)、有序、系統地組織在一(yī)起。如企業曆屆領導、技術專家和各種先進人物(wù)檔案專題數據庫，企業機構沿革、黨代會、職代會等會議類專題檔案數據庫，政策法規類專題檔案數據庫，建設項目和設備儀器專題檔案數據庫，産品或專項業務專題檔案數據庫，科技項目和成果專題檔案數據庫，企業質量或安全事故專題檔案數據庫等。

6  制度規範建設6.1  制度建設

　　企業數字檔案館（室）建設應制定數字檔案館（室）人員(yuán)崗位職責，系統運行維護管理制度，機房、檔案數字化加工(gōng)場所管理制度，數字檔案館（室）安全與保密管理制度等。

6.2  标準規範建設

　　企業數字檔案館（室）建設應參考國家相關标準規範并結合本企業實際，形成本企業基于數字檔案館（室）的電(diàn)子檔案收、管、存、用等方面的标準規範體(tǐ)系及實施要求，包括但不限于以下(xià)内容：

　　6.2.1  企業傳統載體(tǐ)檔案數字化标準規範建設

　　紙(zhǐ)質檔案數字化可參照《紙(zhǐ)質檔案數字化規範》（DA/T 31-2017）制定，縮微膠片數字化參照《縮微膠片數字化技術規範》（DA/T 43-2009）制定，錄音、錄像等多媒體(tǐ)檔案數字化參照《錄音錄像檔案數字化規範》（DA/T 62-2017）制定。企業如将檔案數字化外(wài)包，應将國家有關檔案數字化外(wài)包安全規範轉化爲本企業數字檔案館（室）建設标準規範。

　　6.2.2  電(diàn)子文件歸檔标準規範建設

　　規範本企業已實施的各類信息系統産生(shēng)的電(diàn)子文件歸檔業務，内容包括各類信息系統産生(shēng)的電(diàn)子文件的歸檔管理責任、歸檔範圍、歸檔流程及開(kāi)發利用要求等。

　　6.2.3  檔案分(fēn)類規範建設

　　應根據企業檔案自身特點制定企業檔案分(fēn)類方案。

　　6.2.4  各類檔案管理及業務流程規範建設

　　包括管理類、産品或業務類、科研類、基本建設類、設備儀器類、會計類、職工(gōng)類等各類檔案在電(diàn)子檔案管理系統中(zhōng)收集、整理、存儲、保管和利用等規範。

　　6.2.5  檔案利用标準規範建設

　　包括企業檔案利用賦權原則，權限設置與更改流程，檔案利用審批流程，計算機輔助編研等規範。

　　6.2.6  安全與保密管理系列規範建設

　　應将安全與保密管理要求納入本企業數字檔案館（室）建設、運行維護各項規章制度和标準規範，建立數字檔案館（室）安全與保密職責，制訂安全與保密檢查、“三員(yuán)”管理等制度。

　　7  安全保密體(tǐ)系建設

　　數字檔案館（室）建設與運行必須加強安全管理，遵守相關保密規定，安全設備配置齊全；嚴格控制信息資(zī)源利用範圍，制訂嚴密的信息發布審核制度，嚴格控制數據訪問權限；應制訂完善的數據接收、移交、銷毀等管理規範，制定備份規範。

　　管理涉密檔案的電(diàn)子檔案管理系統，應按照涉密信息系統分(fēn)級保護管理的要求進行安全設計和建設，并通過有關部門測評後方可投入使用。

　　管理非涉密檔案的電(diàn)子檔案管理系統應根據系統重要程度及其實際安全需求，參照《計算機信息系統安全保護等級劃分(fēn)準則》（GB/T 17859-1999）确定電(diàn)子檔案管理系統應達到的安全等級，并依照《信息安全技術  信息系統安全等級保護基本要求》（GB/T 22239-2008）、《檔案信息系統安全保護基本要求》《檔案信息系統安全等級保護定級工(gōng)作指南(nán)》等開(kāi)展安全建設和登記管理。

8  經費(fèi)與人才保障

　　8.1  經費(fèi)保障

　　經費(fèi)主要包括計算機硬件采購費(fèi)，軟件開(kāi)發、升級、購置、接口開(kāi)發、評測費(fèi)，運行維護費(fèi)，傳統載體(tǐ)數字化費(fèi)，項目實施費(fèi)，人員(yuán)培訓費(fèi)等。企業數字檔案館（室）建設應按照整體(tǐ)規劃，制定相應的經費(fèi)計劃，确保軟硬件設備購置、實施經費(fèi)及管理經費(fèi)的落實，爲企業數字檔案館（室）的建設工(gōng)作提供必要的保障。

　　8.2  人才保障

　　應結合本企業業務實際積極開(kāi)展檔案部門人員(yuán)的業務技能、信息化技能的培養。在人才引進方面，應注重檔案和信息化方面的人才引進，以滿足數字檔案館（室）建設和運行的需求。

9  建設步驟

　　企業數字檔案館（室）建設按照項目化運作，經過規劃、立項、實施、驗收、維護等步驟分(fēn)階段進行。

　　9.1  項目規劃

　　9.1.1  成立項目工(gōng)作組織

　　企業在數字檔案館（室）建設初始應設立項目小(xiǎo)組，小(xiǎo)組主要由企業檔案部門人員(yuán)、信息化部門人員(yuán)、保密部門人員(yuán)等組成，具體(tǐ)負責以下(xià)工(gōng)作：

　　1）建設工(gōng)作規劃、計劃、實施方案、制度制定；

　　2）建設工(gōng)作實施推進；

　　3）建設工(gōng)作檢查、總結與考核。

　　9.1.2  制定項目方案

　　9.1.2.1  現狀調研與分(fēn)析

　　對本企業信息化現狀、國内外(wài)數字檔案館（室）建設現狀，特别是各信息系統産生(shēng)電(diàn)子文件的管理情況，以及企業各部門對檔案利用需求情況進行充分(fēn)調研。

　　9.1.2.2  可行性研究

　　從項目建設的必要性、成本、收益、風險等方面研究企業數字檔案館（室）建設的可行性，并形成可行性研究報告。

　　9.1.2.3  需求分(fēn)析

　　對企業數字檔案館（室）建設的業務需求、功能需求和系統部署方式進行分(fēn)析，形成需求任務書(shū)。

　　9.1.2.4  編寫數字檔案館（室）建設方案

　　内容包括建設目标、建設内容、建設步驟、經費(fèi)需求、實施計劃等；管理涉密檔案的數字檔案館（室）建設，還應同步編寫信息系統安全保密方案。

　　9.2  項目立項

　　企業應組織專家對項目可行性研究報告或建設方案進行論證評審，通過評審後提交本企業有關部門申請立項。

　　9.3  項目實施

　　9.3.1  人才隊伍建設

　　應通過提升現有人員(yuán)技能和知(zhī)識的方式充分(fēn)發揮現有人員(yuán)的作用；現有人員(yuán)不足的，應通過引進、組建項目組等方式補充人員(yuán)。

　　9.3.2  基礎業務完善與規範化

　　數字檔案館（室）建設是以現有的檔案工(gōng)作爲基礎開(kāi)展的。在項目實施初期，需對本企業檔案管理基礎業務進行完善與規範。主要包括：完善檔案管理制度；理順檔案管理體(tǐ)制機制，實現檔案工(gōng)作的集中(zhōng)統一(yī)；規範檔案管理業務流程；統一(yī)各卷夾、表格及檔案管理中(zhōng)涉及到的單據等。

　　9.3.3  制度标準規範制定

　　根據項目進展情況有步驟地采用或制定制度标準規範。應優先采用國内成熟标準規範作爲本企業數字檔案館建設标準規範；國家标準規範不能滿足需求或無相應标準規範的應自主編制。形成的标準規範應定期更新。在企業數字檔案館（室）運行前，應完成所有制度标準規範的制訂，以使運行規範化。

　　9.3.4  硬件設備配備

　　鼓勵依托企業現有信息化基礎設施配置數字檔案館（室）建設和運行所需的硬件設備，以節約投資(zī)成本，提高人力、物(wù)力集成管理效率。對于現有硬件無法滿足的，應根據未來3至5年檔案數據增長情況、系統使用人數、安全保密需要、系統部署方式等予以配備。

　　9.3.5  電(diàn)子檔案管理系統實施

　　9.3.5.1  系統開(kāi)發

　　電(diàn)子檔案管理系統開(kāi)發主要工(gōng)作如下(xià)：

　　1）需求設計

　　在充分(fēn)征求企業檔案部門、業務部門、保密部門等有關部門意見的基礎上，對電(diàn)子檔案管理系統的功能需求進行細化，形成功能需求方案。功能需求方案既應符合檔案管理的實際需要，又(yòu)便于系統開(kāi)發人員(yuán)理解，能夠在系統開(kāi)發中(zhōng)實現。

　　2）選定開(kāi)發商(shāng)

　　通過招标、競争性談判等方式選定系統開(kāi)發商(shāng)。有條件的企業也可以自主開(kāi)發。

　　3）商(shāng)務談判

　　與選定廠商(shāng)确定合同和協議文件，協商(shāng)确定技術細節和系統開(kāi)發、安裝的時間節點。

　　4）簽訂合同

　　根據商(shāng)務談判确定的内容簽訂正式合同，技術協議應成爲正式合同的一(yī)部分(fēn)。

　　5）定制開(kāi)發

　　系統開(kāi)發商(shāng)根據前期确定的需求設計報告，對電(diàn)子檔案管理系統原型進行定制開(kāi)發。

　　6）系統安裝

　　系統開(kāi)發商(shāng)将開(kāi)發好的系統在企業進行安裝，包括數據庫安裝、軟件安裝等。

　　9.3.5.2  基礎數據準備

　　主要工(gōng)作包括界面設置、數據庫結構設置、檔案分(fēn)類設置、代碼設置、賦權方案确定、用戶設置等。基礎數據應以文件形式保存，以供後續維護時備查。

　　9.3.5.3  系統測試

　　系統測試包括功能測試、性能測試、安全保密測試和兼容性測試。測試工(gōng)作可自主進行，也可委托具有資(zī)質的第三方機構完成。所有測試過程均應形成書(shū)面記錄，包括測試用例、測試過程、測試結果等。

　　9.3.5.4  人員(yuán)培訓

　　對專職檔案管理人員(yuán)、兼職檔案管理人員(yuán)及系統維護人員(yuán)等進行培訓。

　　9.3.5.5  系統切換和試運行

　　将運行在舊(jiù)系統的業務和數據遷移到新系統中(zhōng)試運行，并對系統運行情況進行監測。

　　9.3.5.6  系統的評價與驗收

　　系統試運行一(yī)段時間後，應組成驗收組對系統的目标、功能、質量、使用效果及各項指标是否達到合同或技術協議規定的要求進行評審驗收。應根據評審過程中(zhōng)分(fēn)析的結果，找出系統的薄弱環節，提出整改意見。

　　9.3.6  傳統載體(tǐ)檔案數字化實施

　　按照“重要性、常用性、急用性、搶救性、珍貴性”的原則，并結合實際分(fēn)步推進傳統載體(tǐ)檔案數字化工(gōng)作，将重要的、常用的、急用的、自然損壞老化嚴重的和珍貴的檔案優先數字化。傳統載體(tǐ)檔案數字化應以本企業自主完成爲主，自主完成有困難的可采用外(wài)包，或采用外(wài)包與自主完成相結合的方式進行。檔案數字化外(wài)包應按照《檔案數字化外(wài)包安全管理規範》的要求做好安全管理工(gōng)作。傳統載體(tǐ)檔案數字化按如下(xià)方法進行：

　　1）管理類檔案數字化方法

　　經營管理、生(shēng)産技術管理、行政管理、黨群工(gōng)作等管理類檔案應按照先近後遠的原則，将最近形成的檔案先行數字化，以滿足頻(pín)繁利用的需要。對于即将到期的短期檔案或10年期檔案可不進行數字化。

　　2）産品和業務類檔案數字化方法

　　可按照正在研制和正在生(shēng)産産品檔案、主營業務檔案、正在研制和正在生(shēng)産非核心産品檔案、非核心業務檔案、停産産品檔案的順序進行數字化。

　　3）科研檔案數字化方法

　　按照獲獎等級、項目下(xià)達部門的層級順序進行數字化，即先數字化獲得國家級獎勵的，再數字化獲得部委級、省級獎勵的，最後數字化獲得企業級獎勵的；對于未獲獎的科研檔案按照國家級科技項目、省部級科研項目、企業級科研項目的順序進行數字化。

　　4）基本建設檔案數字化方法

　　按照建築物(wù)功能、用途的重要程度來确定數字化順序。可将生(shēng)産、科研建築物(wù)檔案先數字化，其次是辦公建築物(wù)檔案，最後是生(shēng)活建築物(wù)檔案。

　　5）設備儀器檔案數字化方法

　　按設備的價值、用途等标準來确定數字化的順序。

　　6）會計檔案數字化方法

　　會計檔案數量較大(dà)，可按照形成時間由近及遠進行數字化，即将最近形成的檔案先數字化，年代久的後數字化。

　　7）職工(gōng)檔案數字化方法

　　對于職工(gōng)檔案的數字化，檔案部門應與人力資(zī)源管理部門充分(fēn)協調确定後按照國家組織、人事部門的有關規定開(kāi)展數字化。

　　9.3.7  檔案專題數據庫建設

　　應以需求爲導向，選擇利用率高、内容重要的檔案資(zī)源建設檔案專題數據庫。

　　9.3.8  電(diàn)子文件歸檔實施

　　在電(diàn)子文件歸檔和電(diàn)子檔案管理現狀評估的基礎上，制定詳細的技術方案和電(diàn)子文件歸檔計劃，提出系統和設備改造方案，在系統和設備改造到位後有步驟地開(kāi)展電(diàn)子文件歸檔工(gōng)作。

　　電(diàn)子文件歸檔有關工(gōng)作和要求參照《企業電(diàn)子文件歸檔和電(diàn)子檔案管理指南(nán)》和國家有關規定的要求進行。

　　正在實施或将要實施的信息系統應按照《企業電(diàn)子文件歸檔和電(diàn)子檔案管理指南(nán)》和國家有關規定的要求做好相關工(gōng)作，待投入運行後根據該類電(diàn)子文件形成的數據特點開(kāi)展電(diàn)子文件歸檔。

　　對接收的電(diàn)子文件和電(diàn)子檔案要按照《企業電(diàn)子文件歸檔和電(diàn)子檔案管理指南(nán)》有關要求和國家有關規定進行真實性、完整性、可靠性、可用性檢測，确保其長期可用。

　　9.4  項目驗收

　　完成數字檔案館（室）建設工(gōng)作的企業應形成數字檔案館（室）建設總結報告、試運行報告、系統檢測報告和用戶報告等，組織内、外(wài)部專家根據設計方案、合同協議、任務書(shū)等進行驗收，建設工(gōng)作達到《數字檔案館系統測試辦法》要求的，可向檔案行政管理部門申請測評驗收。

　　9.5  項目運維

　　項目運維應參照《檔案信息系統運行維護規範》（DA/T 56-2014）的要求開(kāi)展以下(xià)工(gōng)作：

　　1）結合企業實際建立數字檔案館（室）運維工(gōng)作的組織機構，明确其職責。

　　2）根據企業實際确定數字檔案館（室）運維對象和内容，選擇适當的運維模式。電(diàn)子檔案管理系統宜采用外(wài)包模式運維，并将運維費(fèi)用納入采購費(fèi)用。

　　3）根據運維制度開(kāi)展數字檔案館（室）的基礎設施、電(diàn)子檔案管理系統、數據等的運維工(gōng)作。

數字檔案室建設指南(nán).docx