1. 開(kāi)展檔案數字化工(gōng)作需求調研

在具體(tǐ)開(kāi)展檔案數字化之前，先對此項工(gōng)作的實際需求展開(kāi)調研，包括調查檔案館(室)藏的數量、質量，現有管理和服務狀況；歸納國内外(wài)同類機構的經驗教訓；分(fēn)析檔案數字化工(gōng)作的效益；研究檔案數字化工(gōng)作的可行性和必要性；明确檔案數字化的工(gōng)作目标，以及爲達成目标所需資(zī)金、人員(yuán)、時間、制度等條件；對檔案數字化工(gōng)作提出相關建議等。可聘請第三方機構或人員(yuán)參與需求調研，最終需形成調研報告。

2. 制訂檔案數字化工(gōng)作計劃

應在調查研究的基礎上制訂檔案數字化工(gōng)作計劃，明确檔案數字化工(gōng)作的目标、工(gōng)作内容、人員(yuán)組織和職責分(fēn)工(gōng)、主要技術指标和方法、驗收依據、安全管理措施、進度安排、經費(fèi)預算、招投标事宜等。制訂科學合理的工(gōng)作計劃，有助于合理安排各項資(zī)源，監督、檢查工(gōng)作質量和工(gōng)作進度，保證檔案數字化的合法化和标準化，并獲得較高的投資(zī)回報。

3. 組建工(gōng)作隊伍，配備相關條件

檔案數字化工(gōng)作的組織形式主要包括以下(xià)幾種:

(1) 外(wài)包式。即通過簽訂合同的方式由檔案館以外(wài)的人員(yuán)(通常來自數字化專業公司)承擔檔案數字化工(gōng)作。采用這種組織方式，一(yī)方面較少占用館(室)内部的人力資(zī)源，不影響其他日常工(gōng)作的開(kāi)展;另一(yī)方面通過購買社會專業化服務，可以提高工(gōng)作效率，節約成本。外(wài)包式是檔案數字化工(gōng)作常用的組織模式，需要注意的是從事檔案數字化業務的公司般缺乏檔案專家和長期從事檔案專業工(gōng)作的技術隊伍，存在工(gōng)作質量不符合檔案管理要求的風險，需要在合同中(zhōng)明确質量要求和驗收标準，并施以必要的監督和指導。

(2) 自建式。即成立專門從事檔案數字化工(gōng)作的工(gōng)作機構，或從相關處室抽出有關人員(yuán)組成臨時小(xiǎo)組，前者适合長期性的檔案數字化工(gōng)作，後者适合工(gōng)作量集中(zhōng)、任務急、爲時短的檔案數字化項目。檔案人員(yuán)熟悉檔案業務，可有效保證數字化成果的質量，但可能造成檔案館(室)人手緊張，影響日常工(gōng)作。

(3) 内外(wài)組合式。即由檔案館(室)工(gōng)作人員(yuán)和社會上招聘的人員(yuán)共同組成檔案數字化隊伍。這種組織方式綜合了外(wài)包式和自建式的優點，數字化成果質量和工(gōng)作效率高，也有利于通過實踐鍛煉培養技術骨幹。

隊伍組建完畢之後，需要爲之配備一(yī)定的工(gōng)作條件， 包括場所、資(zī)金、時間等。應明确和制定相關的規章制度，如檔案數字化加工(gōng)操作規程、檔案機讀目錄格式等，以保證檔案數字化的科學性和規範化。必要時還應對有關人員(yuán)進行培訓，使其更全面清楚地了解檔案數字化的方法和要求。

4. 監控檔案數字化工(gōng)作的開(kāi)展

在具體(tǐ)開(kāi)展檔案數字化預處理、加工(gōng)、處理、組織、存儲、服務、維護的業務流程中(zhōng)，有關責任方要按照工(gōng)作計劃開(kāi)展必要的監督和檢查，及時發現問題，并予以糾正和調整。

5. 評估數字化工(gōng)作成果

在檔案數字化業務告一(yī)段落之後， 應組織相關力量，采取科學的評估方法對數字化工(gōng)作成果進行評估，内容涉及數字化資(zī)源的利用率、易用性、保存情況等多個方面。評估人員(yuán)可能來自檔案館(室)内部、第三方機構，也可以是兩者的結合。評估結果是改進後續檔案數字化工(gōng)作的依據，也可爲檔案部門争取更多數字化方面的投入提供必要的支持。