照片檔案管理規範

一(yī)、範  圍 

本标準規定了銀鹽感光材料照片檔案的收集要求、整理程序和保管條件。

本标準适用于各級各類檔案室、檔案館的照片檔案管理。

二、規範性引用文件

下(xià)列文件中(zhōng)的條款通過本标準的引用而成爲本标準的條款。凡是注日期的引用文件，其随後所有的修改單（不包括勘誤的内容）或修訂版均不适用于本标準，然而，鼓勵根據本标準達成協議的各方研究 是否可使用這些文件的最新版本。凡是不注日期的引用文件,其最新版本适用于本标準。

GB/T 7156文獻保密等級代碼；

GB/T 15418檔案分(fēn)類标引規則；

DA/T 18檔案著錄規則；

DA/T 19檔案主題标引規則；

JGJ 25檔案館建築設計規範；

中(zhōng)華人民共和國檔案法實施辦法；

國家檔案局關于機關檔案保管期限的規定國檔發【1987】27号；

中(zhōng)華人民共和國保守國家秘密法；

中(zhōng)華人民共和國保守國家秘密法實施辦法；

三、術語和定義

下(xià)列術語和定義适用于本标準。

3.1 照片檔案

國家機構、社會組織或個人在社會活動中(zhōng)直接形成的以靜止攝影影像爲主要反映方式的有保存價值的曆史記錄。照片檔案一(yī)般包括底片、照片和說明三部分(fēn)。

3.2 芯頁

用以固定照片或底片，并标注說明的中(zhōng)性偏堿性紙(zhǐ)質載體(tǐ)，是照片冊、底片冊的組成單元。

四、照片檔案的收集

4.1 收集範圍

4.1.1 記錄本單位主要職能活動和重要工(gōng)作成果的照片。

4.1.1.1 領導人和著名人物(wù)參加與本單位、本地區有關的重大(dà)公務活動的照片。

4.1.1.2 本單位組織或參加的重要外(wài)事活動的照片。

4.1.1.3 記錄本單位、本地區重大(dà)事件、重大(dà)事故、重大(dà)自然災害及其他異常情況和現象的照片。

4.1.2 記錄本地區地理概貌、城鄉建設、重點工(gōng)程、名勝古迹、自然風光以及民間風俗和著名人物(wù)的 照片。

4.1.3 其他具有保存價值的照片。

4.2 收集要求

4.2.1 對屬于收集與歸檔範圍的照片，應按照規定定期向本單位檔案機構或檔案工(gōng)作人員(yuán)歸檔，集中(zhōng)管理，任何單位或個人不得據爲己有。

4.2.2 對存有真僞疑義的照片應采取必要措施進行鑒定。

4.2.3 對反映同一(yī)内容的若幹張照片，應選擇其主要照片歸檔。主要照片應具備主題鮮明、影像清晰、畫面完整、未加修飾剪裁等特點。

4.2.4 底片、照片、說明應齊全。

4.2.5 底片與照片影像應一(yī)緻。

4.2.6 対無底片的照片應制作翻拍底片；對無照片的底片應制作照片。

4.2.7 照片檔案的移交和征集應符合有關标準的要求。

4.3 收集時間

4.3.1 對具有歸檔價值的照片，其攝影者或承辦單位應及時整理，向檔案室歸檔，一(yī)般不應跨年度。

4.3.2 依照《中(zhōng)華人民共和國檔案法實施辦法》的規定，照片檔案随立檔單位其他載體(tǐ)形态的檔案一(yī)起向有關檔案館移交。在特殊情況下(xià)，經同級檔案行政管理部門同意可以提前或延遲移交。

4.3.3 檔案館應按收集範圍随時征集零散的對國家和社會具有保存價值的照片。

五、照片檔案的整理

5.1 整理原則

照片檔案的整理應遵循有利于保持照片檔案的有機聯系、有利于保管、有利于提供利用的原則。照片檔案的底片、照片應分(fēn)開(kāi)存放(fàng)。

5.2 照片、底片的鑒定

5.2.1 保管期限

保管期限是按照片、底片的價值劃定的存留年限，分(fēn)爲永久、長期、短期三種。對照片、底片保管期限的劃分(fēn)按照《國家檔案局關于機關檔案保管期限的規定》執行。

5.2.2 密級

密級是指照片、底片保密程度的等級。密級的劃定按照《中(zhōng)華人民共和國保守國家秘密法》、《中(zhōng)華人民共和國保守國家秘密法實施辦法》、GB/T 7156及有關規定執行。

5.3 底片的整理

5.3.1 底片的編号

底片号是固定和反映底片在全宗内排列順序的一(yī)組字符代碼，由全宗号、保管期限代碼、張号組成。其格式如下(xià)：

全宗号一(yī)保管期限代碼一(yī)張号

全宗号：檔案館給立檔單位編制的代号。

保管期限代碼：分(fēn)别用“1、2、3”或“Y、C、D”對應代表永久、長期、短期。

張号：在某一(yī)全宗某一(yī)保管期限内底片的排列從“1”開(kāi)始的順序編号。

5.3.2 底片号的登錄

5.3.2.1宜使用鐵筆将底片号橫排刻寫在膠片乳劑面片邊處（刻寫不下(xià)時，前段可不寫），不得影響畫 面;也可采用其他方式将底片号附着在膠片乳劑面片邊處，不得污染膠片。

5.3.2.2 底片号登錄順序應與照片号登錄順序保持一(yī)緻。

5.3.3 底片袋的标注

底片放(fàng)入底片袋内保管，一(yī)張一(yī)袋。應在底片袋的右上方标明底片号。對翻拍底片,應在底片袋的 左上方标明“F”字樣。對拷貝底片，應在底片袋的左上方标明“K”字樣。

5.3.4 底片的入冊

5.3.4.1 底片冊一(yī)般由297 mmX210 mm大(dà)小(xiǎo)的若幹芯頁和封面、封底組成。

5.3.4.2應按底片号順序将底片袋依次插入底片冊。

5.3.4.3芯頁的插袋上應标明相同的底片号。

5.3.5 大(dà)幅底片的放(fàng)置

對幅面超過底片冊芯頁尺寸的大(dà)幅底片，應在乳劑面墊襯柔軟的中(zhōng)性偏堿性紙(zhǐ)張後，放(fàng)入專用的檔 案袋或檔案盒中(zhōng)，按底片号順序排列。

5.3.6 冊内備考表

5.3.6.1 冊内備考表項目包括:本冊情況說明、立冊人、檢査人、立冊時間。冊内備考表應放(fàng)在冊内最後位置。冊内備考表見附錄A。

5.3.6.2 本冊情況說明：填寫冊内底片缺損、補充、移出、銷毀等情況。對底片冊立冊以後發生(shēng)或發現 的問題，應由有關的檔案管理人員(yuán)填寫說明，并簽名、标注時間。

5.3.7 底片冊的封面

底片冊的封面應印制“底片冊”字樣。

5.3.8 底片冊的冊脊

底片冊冊脊的項目包括:全宗号、保管期限、起止張号、冊号。底片冊冊脊見附錄。

5.3.9 底片冊的排列

底片冊按照全宗号、保管期限、冊号的順序排列，上架保存。

5.4 照片的整理

5.4.1 照片的分(fēn)類

應在全宗内按保管期限一(yī)年度一(yī)問題進行分(fēn)類。跨年度且不可分(fēn)的照片，也可按保管期限一(yī)問題一(yī)年度進行分(fēn)類。分(fēn)類方案應保持前後一(yī)緻，不應随意變動。

5.4.2 照片的排列

應在分(fēn)類方案的最低一(yī)級類目内，按問題結合時間、重要程度等進行排列。爲便于提供利用，照片排列及入冊時應同時考慮不同保密等級照片的定位。

5.4.3 照片的編号

照片号是固定和反映每張照片在全宗内分(fēn)類與排列順序的一(yī)組字符代碼，由全宗号、保管期限代碼、冊号、張号或全宗号、保管期限代碼、張号組成。照片号有兩種格式：

格式一(yī): 全宗号一(yī)保管期限代碼一(yī)冊号一(yī)張号

格式二: 全宗号一(yī)保管期限代碼一(yī)張号

若采用格式二，可選用照片、底片分(fēn)别編号法或合一(yī)編号法（影像相符的照片、底片編号相同）。選用合一(yī)編号法宜以照片、底片齊全爲基礎。

全宗号:檔案館給立檔單位編制的代号。

保管期限代碼:分(fēn)别用“1、2、3”或“Y、C、D”對應代表永久、長期、短期。

冊号:在某一(yī)全宗某一(yī)保管期限内照片冊的排列從“1”開(kāi)始的順序編号。

張号:格式一(yī)中(zhōng)的張号是指照片在冊内的排列從“1”開(kāi)始的順序編号。格式二中(zhōng)的張号是指在某一(yī) 全宗某一(yī)保管期限内照片的排列從“1”開(kāi)始的順序編号。

5.4.4 照片的入冊

5.4.4.1 照片冊一(yī)般由297 mmX21O mm大(dà)小(xiǎo)的若幹芯頁和封面、封底組成。芯頁以30頁左右爲宜，有活頁式和定頁式兩種。芯頁格式參考示例參見附錄C。

5.4.4.2 應按照分(fēn)類、排列順序即照片号順序将照片固定在芯頁上，組成照片冊。

5.4.5 大(dà)幅照片的放(fàng)置

對于照片冊放(fàng)置不下(xià)的大(dà)幅照片，可将其放(fàng)入專用的檔案袋或檔案盒中(zhōng)，按照片号順序排列。如豎直放(fàng)置，應首先将照片固定在專用的紙(zhǐ)闆上，再放(fàng)入袋、盒中(zhōng)；如水平放(fàng)置，照片的堆放(fàng)高度不宜超過5cm。以豎直放(fàng)置爲宜。

5.4.6 單張照片說明的填寫

5.4.6.1 說明的格式

說明應采用橫寫格式，分(fēn)段書(shū)寫。其格式如下(xià)：

題名：

照片号：

底片号：

參見号：

時間：

攝影者：

文字說明：

5.4.6.2 說明的内容

5.4.6.2.1 題名應簡明概括、準确反映照片的基本内容，人物(wù)、時間、地點、事由等要素盡可能齊全。

5.4.6.2.2 照片号按5.4.3。

5.4.6.2.3 底片号按5.3.1。

若采用照片、底片合一(yī)編号法，可不填寫底片号。

5.4.6.2.4 參見号是指與本張照片有密切聯系的其他載體(tǐ)檔案的檔号。其格式如下(xià)：

（相關檔案種類）檔号

注：括号内爲選擇性著錄内容。

示例1：文書(shū)檔案0113-2-18

示例2：科技檔案G-J-21

照片檔案由檔案室移交至檔案館後，應對其參見号進行核對，對與實況不符的應及時調整。

5.4.6.2.5 照片的拍攝時間用8位阿拉伯數字表示，第1〜4位表示年，第5〜6位表示月，第7〜8位 表示日。

示例：1953年3月2日寫作19530302。

5.4.6.2.6 攝影者一(yī)般填寫個人，必要時可加寫單位。

5.4.6.2.7 文字說明應綜合運用事由、時間、地點、人物(wù)、背景、攝影者等要素，概括揭示照片影像所反映的全部信息；或僅對題名未及内容作出補充。其他需要說明的事項亦可在此欄表述，例如照片歸屬權不屬于本單位的，應注明照片版權、來源等。

5.4.6.2.8 密級應按GB/T 7156所規定的字符在照片周圍選一(yī)固定空白(bái)處标明，使用印章亦可。

5.4.6.3 說明的位置

單張照片的說明，可根據照片固定的位置，在照片的右側、左側或正下(xià)方書(shū)寫。

5.4.6.4 大(dà)幅照片的說明

對大(dà)幅照片的說明可另紙(zhǐ)書(shū)寫，與照片一(yī)同保存。一(yī)組聯系密切的照片中(zhōng)的大(dà)幅照片，應随該組照片一(yī)同在冊内編号，填寫單張照片說明，并注明其存放(fàng)地址.

5.4.7 組合照片說明的填寫

5.4.7.1 一(yī)組（若幹張）聯系密切的照片按順序排列後，可拟寫組合照片說明。采用組合照片說明的照片，其單張照片說明可以從簡。

5.4.7.2 組合照片說明應概括揭示該組照片所反映的全部信息内容及其他需要說明的事項。

5.4.7.3 應在組合照片說明中(zhōng)指出所含照片的起止張号和數量。

5.4.7.4 同組中(zhōng)的每一(yī)張照片均應在單張照片說明的左上角或右上角标出組聯符号。組聯符号按組依次采用“①”、“②”、"③”……同組中(zhōng)的照片其組聯符号相同。如冊内隻有一(yī)組照片和其他散片時，組聯符号釆用“①”。組聯符号不宜越冊。

5.4.7.5 整理照片時因保管期限或密級的不同，有些同組的照片可能會被分(fēn)散到不同的照片冊内，應在組合照片說明中(zhōng)指出這些密切相關照片的保管期限、冊号和組号。

示例：相關照片  長期一(yī)4一(yī)⑥

上例中(zhōng)保管期限亦可采用“2”或“C”表示。

5.4.7.6 組合照片說明可放(fàng)在本組第一(yī)張照片的上方，也可放(fàng)在本冊所有照片之前。

5.4.8 冊内備考表

按5.3.6。

5.4.9 照片冊的封面

照片冊的封面應印制“照片冊”字樣。

5.4.10 照片冊的冊脊

照片冊冊脊的項目包括:全宗号、保管期限、冊号、起止張号。

照片冊冊脊的格式：照片号爲格式一(yī)的照片冊冊脊見附錄B中(zhōng)的照片冊冊脊（一(yī)）；照片号爲格式二的照片冊冊脊見附錄B中(zhōng)的照片冊冊脊（二）。

5.4.11 照片冊的排列

照片冊按照全宗号、保管期限、冊号的順序排列，上架保存。

5.5 照片檔案目錄的編制

5.5.1 目錄的著錄

5.5.1.1 著錄項目

照片檔案目錄的著錄項目包括:照片号、底片号、題名、時間、攝影者、備注、參見号、冊号、頁号、組内 張數、分(fēn)類号、項目号、主題詞或關鍵詞、密級、保管期限、類型規格、檔案館代号、文字說明等。

5.5.1.2 條目的著錄單位

以照片的自然張或若幹張（一(yī)組）爲單位著錄成爲照片檔案目錄的條目。

5.5.1.3 組合照片的著錄

5.5.1.3.1 以一(yī)組照片爲單位著錄時，題名應根據題名拟寫要素，簡明概括、準确反映一(yī)組照片的基本内容。

5.5.1.3.2 以一(yī)組照片爲單位著錄時，照片号、底片号、頁号均應著錄起止号；時間應著錄起止時間；參見号、攝影者可以著錄多個。

5.5.1.4 大(dà)幅照片的标注

對于大(dà)幅照片、底片，應在備注欄内注明“大(dà)幅”和存放(fàng)地址。以一(yī)組照片爲單位著錄時，還應在備注欄内注明其中(zhōng)所含的大(dà)幅照片的照片号、底片号。

5.5.1.5 著錄與标引的要求

照片檔案著錄與标引的方法和要求，應按照DA/T 18.GB/T 15418.DA/T 19執行。

5.5.2 目錄的編制

5.5.2.1 目錄種類

照片檔案目錄種類包括冊内目錄、基本目錄、分(fēn)類目錄、主題目錄、攝影者目錄等。

5.5.2.2 基本目錄

照片檔案基本目錄的必備項目是：照片号、題名、時間、攝影者、底片号、備注，可根據需要增加項目。

基本目錄的條目應按照片号排序。照片檔案基本目錄參考示例參見附錄

5.5.2.3 冊内目錄

冊内照片目錄爲選擇性目錄。其組成項目是：照片号、題名、時間、頁号、底片号、備注。冊内目錄的條目應按照片号排序。冊内目錄位于冊内最前面。冊内照片目錄參考示例參見附錄E。

六、底片檔案的保管

6.1 包裝物(wù)與裝具

6.1.1 底片袋

底片袋應使用表面略微粗糙和無光澤的中(zhōng)性偏堿性紙(zhǐ)制材料制作，其pH值應在7. 2〜9. 5之間，a-纖維素含量應高于87%。

底片袋應使用中(zhōng)性膠粘劑，接縫應在袋邊。

6.1.2 底片冊、照片冊

底片冊、照片冊所用封面、封底、芯頁均應采用中(zhōng)性偏堿性紙(zhǐ)質材料制作，其pH值應在7. 2〜9. 5 之間，化學性能穩定，且不易産生(shēng)碎屑或脫落的纖維。

6.1.3 貯存櫃架

底片、照片應在能關閉的裝具中(zhōng)保存，如存儲櫃、抽屜、有門的書(shū)架或文件架等。

貯存櫃架應采用不可燃、耐腐蝕的材料,避免使用木制及類似材料。木制材料易燃燒、易腐蝕，還可能揮發出某些有害氣體(tǐ)，促使底片、照片老化或褪色。貯存櫃架的噴塗用料應穩定耐用，且對貯存的底片、照片無有害影響。

對貯存櫃架進行排列時,應保證空氣能在其内部循環流通。

6.2 溫度、濕度要求

6.2.1 推薦的存貯最高溫度和相對濕度見表1。

6.2.2 底片、照片應恒溫、恒濕保存。長期貯存環境，24小(xiǎo)時内溫度的周期變化不應大(dà)于±2C,相對濕度變化不應大(dà)于±5%。中(zhōng)期貯存環境，24小(xiǎo)時内溫度的周期變化不應大(dà)于±5E,相對濕度變化不應大(dà)于±10%。

6.2.3 所推薦的溫度、濕度條件，應在各單獨的貯存器具内或整個貯存室内加以保證。

6.2.4 底片、照片貯存的溫、濕度與提供利用房間的溫、濕度若存在較大(dà)差别，應設緩沖間，在其提供利用前應在緩沖間過渡幾小(xiǎo)時。

6.3 空氣調節和淨化要求

6.3.1 空氣調節要求

6.3.1.1 爲保證貯存庫的溫、濕度條件，應配備獨立的空氣調節系統。

6.3.1.2 貯存庫的氣壓應保持正壓狀态，以防止外(wài)界空氣滲入。

6.3.1.3 去(qù)濕應選用恒濕控制的自動制冷型除濕機。加濕應選用可控式加濕機,不應使用水盆或飽和化學溶液，以免導緻濕度過高。

6.3.2 空氣淨化要求

6.3.2.1 進入貯存室或貯存櫃的空氣應首先經過機械過濾器過濾，以免空氣中(zhōng)的固體(tǐ)顆粒擦傷膠片或與膠片起反應。過濾器宜采用幹介質型，應不可燃，其捕捉率不應低于85%。

6.3.2.2應使用洗滌或吸收等空氣淨化裝置，去(qù)除空氣中(zhōng)的二氧化硫、硫化氫、過氧化物(wù)、臭氧、酸性霧氣、氨和氧化氮等氣體(tǐ)雜(zá)質。

6.3.2.3 油漆的揮發氣體(tǐ)是一(yī)種氧化污染源，應控制使用。若貯存環境新刷油漆，應在三個月後投入使用。對其他存有污染源的新貯存環境，亦應擱置一(yī)段時期後再投入使用。

6.3.2.4 硝酸片基膠片會釋放(fàng)出有害氣體(tǐ)，因此，不應與其他膠片同處存放(fàng)，也不應與其他膠片使用同一(yī)通風系統。

6.4 庫房有關要求

庫房條件和防火(huǒ)、防水、防潮、防日光及紫外(wài)線照射、防污染、防有害生(shēng)物(wù)、防震、防盜等要求，應符合JGJ 25的規定。

6.5 保管要求和措施

6.5.1 貯存庫房應保持整齊、清潔，應有嚴格的使用和存放(fàng)規則。

6.5.2 照片檔案入庫前應進行檢查。對受污染的照片、底片應進行必要的技術處理，防止受污染的照片、底片入庫。

6.5.3 接觸底片的人員(yuán)應戴潔淨的棉質薄手套，輕拿底片的邊緣。

6.5.4 底片冊、照片冊應立放(fàng)，不應堆積平放(fàng)，以免堆在下(xià)面的底片、照片受壓後造成粘連。

6.5.5 珍貴的、重要的、使用頻(pín)率高的底片應進行拷貝，異地保存。拷貝片提供利用，以便更好地保存母片。

6.5.6 每隔兩年應對底片、照片進行一(yī)次抽樣檢査，不超過五年進行一(yī)次全面檢查。若溫、濕度岀現嚴重波動，應縮短檢査的間隔期。檢查中(zhōng)應密切注意底片、照片的變化情況（卷曲、變形、變脆、粘連、破損、黴斑、褪色等），亦應注意包裝材料的變質問題，并做好檢査記錄。若發現問題，應查明原因，及時采取補救措施。

來源：國家檔案局