數字檔案資(zī)源建設

數字檔案室的數字檔案資(zī)源應包含文書(shū)、聲像（照片、錄音、錄像）、科技、專業等各門類電(diàn)子檔案、傳統載體(tǐ)檔案數字副本和數字資(zī)料等，若條件成熟，公務電(diàn)子郵件、網頁等門類的電(diàn)子檔案也應作爲數字檔案資(zī)源建設内容。

一(yī)、基本要求

數字檔案資(zī)源建設的基本要求是齊全完整、标準規範。

1.1齊全完整性要求

歸檔保存的數字檔案資(zī)源門類應齊全、完整，各門類電(diàn)子檔案或數字副本應齊全、完整，能夠系統反映本單位履行主要職責的過程；關于同一(yī)事由的往來文件以及文件的組件應齊全、完整，文件之間的有機聯系得以保存；各門類電(diàn)子檔案内容信息處于原始狀态，基本元數據齊全、完整。

1.2标準規範性要求

數字檔案資(zī)源的收集、整理、編目、著錄、格式、品質等應符合《電(diàn)子文件歸檔與管理規範》（GB/T18894）、《歸檔文件整理規則》（DA/T22）、《檔号編制規則》（DA/T13）等國家标準或地方規範的要求；應參照國家或地方相關标準規範設置、捕獲電(diàn)子檔案元數據，推薦采用包括文件實體(tǐ)、機構人員(yuán)實體(tǐ)、業務實體(tǐ)在内的多實體(tǐ)元數據方案，元數據的賦值應以自動捕獲爲主、手工(gōng)著錄爲輔。

二、數字檔案資(zī)源命名規則

應采用檔号或唯一(yī)标識符爲數字檔案資(zī)源命名。采用檔号爲數字檔案資(zī)源命名的，若以卷爲單位整理，按《檔号編制規則》編制檔号，推薦增設檔案門類代碼作爲類别号的子項；若以件爲單位整理，檔号可采用“全宗号-檔案門類代碼·年度-保管期限-機構（問題）代碼-件号·子件号”結構。具體(tǐ)編制方法如下(xià)。

1）全宗号：用四位代碼标識，按照《檔号編制規則》編制。

2）檔案門類代碼·年度：文書(shū)、照片、錄音、錄像、科技、專業的門類代碼分(fēn)别爲“WS”、“ZP”、“LY”、“LX”、“KJ”、“ZY”，科技、專業門類需要複分(fēn)的，應參照《科學技術檔案案卷構成的一(yī)般要求》和國家基本專業檔案目錄執行。年度爲文件形成年度，以4位阿拉伯數字标注公元紀年，如“2013”。當形成年度無法考證時，年度爲其歸檔年度，并在附注項加以說明。

3）保管期限：保管期限分(fēn)爲永久、定期30年、定期10年的，分(fēn)别以代碼“Y”、“D30”、“D10”标識。采用其他保管期限的，也應使用其相應縮寫代碼。

4）機構（問題）代碼：機構（問題）代碼采用3位漢語拼音字母标識，如辦公室可用“BGS”标識。未按照機構（問題）分(fēn)類的，應省略機構（問題）代碼。

5）件号·子件号：件号是單件歸檔文件在一(yī)個保管期限下(xià)排列的順序号，用4位阿拉伯數字标識，不足4位的，前面用“0”補足，如“0026”。子件号是指件内單份文件排列的順序号，用3位阿拉伯數字标識，不足3位的，前面用“0”補足，如“001”。不需要編制子件号的，子件号可以省略。如有需要，可以在件号·子件号之後編制下(xià)位代碼，比如頁（張）号等。

三、文書(shū)類電(diàn)子檔案質量要求

文書(shū)類電(diàn)子文件（檔案）的收集、整理、鑒定等，應符合國家檔案局令第8号、《歸檔文件整理規則》（DA/T22）等要求，此外(wài)，在辦公自動化等業務系統形成并歸檔保存的電(diàn)子公文，其質量還需滿足以下(xià)要求。

3.1完整性要求

關于同一(yī)事由的往來電(diàn)子公文齊全、完整，電(diàn)子公文的組件——正本、定稿、公文處理單、集中(zhōng)記錄修改過程的彩色留痕稿以及确有必要保存的重要修改稿等齊全、完整；紅頭、電(diàn)子印章齊全、完整；文件标題、文号、主送機關、正文、發文機關署名和成文日期6個要素齊全、完整。

3.2版面格式要求

電(diàn)子公文正本的公文格式應符合《黨政機關公文處理工(gōng)作條例》第三章要求，正本的頁面尺寸及版面要求、公文格式各要素編排規則、公文的特定格式、式樣應分(fēn)别符合《黨政機關公文格式》第5章、第7章、第10章、第11章的要求。

3.3文件格式要求

電(diàn)子公文的正本、定稿、公文處理單應以OFD、PDF、PDF/A等版式文檔格式歸檔保存，版式文檔格式應符合《版式電(diàn)子文件長期保存格式需求》，并支持向同級國家綜合檔案館采用的長期保存格式轉換；集中(zhōng)記錄修改過程的彩色留痕稿以及确有必要保存的重要修改稿可以WPS、RTF、DOC等同級國家綜合檔案館認可的格式歸檔保存。

3.4元數據捕獲要求

應參照《文書(shū)類電(diàn)子文件元數據方案》設置、捕獲電(diàn)子公文元數據，至少應包括：聚合層次、來源、立檔單位名稱、電(diàn)子文件号、檔号、年度、保管期限、内容描述、題名、日期、密級、形式特征、存儲位置、脫機載體(tǐ)編号、權限管理、機構人員(yuán)名稱、業務狀态、業務行爲、行爲時間、實體(tǐ)标識符20項。

3.5封裝要求

若條件成熟，根據同級國家綜合檔案館要求，可以對文書(shū)類電(diàn)子檔案與其元數據進行封裝。封裝可參照《基于XML的電(diàn)子文件封裝規範》執行。

四、聲像類電(diàn)子檔案質量要求

4.1基本要求

聲像類電(diàn)子文件的歸檔範圍應參考《照片檔案管理規範》第4章或同級檔案行政管理部門的具體(tǐ)要求執行。收集、歸檔的聲像類電(diàn)子文件應經過挑選和系統整理，應能系統、客觀地記錄本單位的重要職能活動，以及曆次活動的主要内容、主要人物(wù)、主要場景等。按照客觀事實編輯形成的錄音、錄像類電(diàn)子文件可收集、歸檔。

4.2品質要求

聲像類電(diàn)子檔案應主題鮮明、影像和語音清晰、人物(wù)形象端正。照片類電(diàn)子檔案應以TIFF、JPEG格式保存，其可交換圖像文件（EXIF）信息保存完整，像素數不低于300萬；重要或珍貴的錄音類電(diàn)子檔案以WAV格式保存，其他的以MP3格式保存，音頻(pín)采樣率不低于44.1kHz；錄像類電(diàn)子檔案以MPG、MP4格式保存，比特率不低于8Mbps。

4.3照片類電(diàn)子檔案基本元數據集

應參照《照片類電(diàn)子檔案元數據方案》（制定中(zhōng)）設置、捕獲照片類電(diàn)子檔案元數據，至少應包括：聚合層次、檔号、年度、題名、攝影者、攝影時間、人物(wù)、地點、業務活動描述、保管期限、密級、計算機文件名、格式信息、計算機文件大(dà)小(xiǎo)、垂直分(fēn)辨率、水平分(fēn)辨率、圖像寬度、圖像高度、色彩空間、捕獲設備、固化信息，以及描述電(diàn)子檔案管理過程的機構人員(yuán)、管理活動元數據。

4.4錄音類電(diàn)子檔案基本元數據集

應參照相關元數據标準設置、捕獲錄音類電(diàn)子檔案元數據，至少應包括：聚合層次、檔号、年度、題名、錄音者、錄音時間、人物(wù)、地點、業務活動描述、保管期限、密級、計算機文件名、格式信息、計算機文件大(dà)小(xiǎo)、時間長度、音頻(pín)編碼标準、音頻(pín)比特率、音頻(pín)采樣率、音頻(pín)采樣精度、聲道數、捕獲設備、固化信息，以及描述電(diàn)子檔案管理過程的機構人員(yuán)、管理活動元數據。

4.5錄像類電(diàn)子檔案基本元數據集

應參照相關元數據标準設置、捕獲錄像類電(diàn)子檔案元數據，至少應包括：聚合層次、檔号、年度、題名、攝像者、編輯者、攝像時間、人物(wù)、地點、業務活動描述、保管期限、密級、計算機文件名、格式信息、計算機文件大(dà)小(xiǎo)、時間長度、視頻(pín)編碼标準、色彩空間、幀大(dà)小(xiǎo)、幀速率、視頻(pín)比特率、音頻(pín)編碼标準、音頻(pín)比特率、音頻(pín)采樣率、音頻(pín)采樣精度、聲道數、捕獲設備、固化信息，以及描述電(diàn)子檔案管理過程的機構人員(yuán)、管理活動元數據。

4.6著錄要求

爲确保聲像類電(diàn)子檔案的真實、完整和可用，電(diàn)子文件形成部門、檔案部門應按照國家、行業或地方相關标準規範，圍繞聲像類電(diàn)子檔案記錄的中(zhōng)心内容，對題名、人物(wù)、地點、主題、業務活動描述等元數據進行全面著錄。

五、科技和專業類電(diàn)子檔案質量要求

5.1科技類電(diàn)子文件歸檔的基本要求

科技類電(diàn)子文件的收集、整理、鑒定、編目等應參照《科學技術檔案案卷構成的一(yī)般要求》、《國家重大(dà)建設項目文件歸檔要求與檔案整理規範》等标準規範執行。圖形類電(diàn)子文件應以DWG等通用格式收集、歸檔，其他電(diàn)子文件歸檔保存格式可參照文書(shū)、聲像類電(diàn)子文件執行。

5.2專業類電(diàn)子文件歸檔基本要求

在履行本單位主要職能過程中(zhōng)産生(shēng)的專業類電(diàn)子文件都應收集、歸檔，包括但不限于國家檔案局頒布的第一(yī)批、第二批國家專業檔案基本目錄所列内容。各種專業類電(diàn)子文件的整理、鑒定、編目參照相應的管理辦法執行。僅以數據庫形式存在的專業類電(diàn)子文件，如人口、環境、農業等各種普查數據，可以XML等跨平台通用格式收集、歸檔，或直接以原數據庫數據文件歸檔，同時歸檔一(yī)套完整的數據庫設計文檔。以電(diàn)子文檔形式存在的專業類電(diàn)子文件，可參考文書(shū)類電(diàn)子檔案的各項管理要求執行。

5.3元數據的設置與捕獲

應參照《檔案著錄規則》、《文書(shū)類電(diàn)子文件元數據方案》等有關标準，設置、捕獲科技、專業類電(diàn)子檔案元數據，至少應包括：聚合層次、檔号、年度、題名、責任者、成文時間、文号、密級、稿本、保管期限、計算機文件名、格式信息、計算機文件大(dà)小(xiǎo)，以及描述電(diàn)子檔案管理過程的機構人員(yuán)、管理活動元數據。

六、紙(zhǐ)質檔案數字副本質量要求

本部分(fēn)僅對批量制作的文書(shū)、科技、專業等類紙(zhǐ)質檔案數字副本提出要求，電(diàn)子環境中(zhōng)業務流程上的紙(zhǐ)質文件數字化可參照執行。紙(zhǐ)質檔案數字化的各項技術要求按照《紙(zhǐ)質檔案數字化技術規範》（DA/T31）以及同級國家綜合檔案館的相關要求執行。爲保證數字副本的真實性、完整性和可用性，參照《縮微攝影技術縮微品的法律認可性》、《信息與文獻——檔案數字化實施指南(nán)》等标準規範的相關規定，紙(zhǐ)質檔案數字化還應符合以下(xià)要求。

6.1數字化對象确認要求

應按完整性、規範性要求确定需數字化的紙(zhǐ)質檔案。原則上，年度内、每個案卷内或保管期限内、關于同一(yī)事由的往來文件、每份文件的組件應完整數字化。涉密紙(zhǐ)質檔案數字化應符合相應規範要求。推薦實行數字化對象審批制，拟數字化的檔案原件應經過本單位相關負責人的審查簽批。

6.2元數據捕獲要求

在數字化過程中(zhōng)，紙(zhǐ)質檔案數字化系統應以件爲單位自動捕獲數字化元數據，至少應包括：數字化授權信息、數字化日期與時間、水平分(fēn)辨率、垂直分(fēn)辨率、色彩空間、格式信息、計算機文件大(dà)小(xiǎo)、數字化軟硬設備等。應将數字化元數據與目錄數據組合形成紙(zhǐ)質檔案數字副本的元數據庫，并導入數字檔案室應用系統提供檢索服務。

6.3數字化質量控制要求

應制定并在數字化過程中(zhōng)實行各種相應、有效的質量控制措施，對紙(zhǐ)質檔案的安全、數字副本的完整性和規範性、圖像質量、元數據庫的準确性等實施全程監控。

6.4數字化工(gōng)作文檔管理要求

在數字化項目實施過程中(zhōng)形成的重要數字化工(gōng)作文檔應歸檔保存，應與紙(zhǐ)質檔案數字副本的保存期限相同。應歸檔的數字化工(gōng)作文檔包括數字化對象審批書(shū)、招投标文件、數字化成果驗收報告、數字化流程單等。

七、數字檔案資(zī)源的備份

應着眼本單位電(diàn)子政務整體(tǐ)備份需求制定數字檔案資(zī)源備份策略，需明确備份對象、近線和離(lí)線備份策略及管理規範，配備必要的恒溫恒濕防磁櫃等設施設備。

7.1備份對象

數字檔案資(zī)源備份對象應包括：各門類電(diàn)子檔案、各門類傳統載體(tǐ)檔案數字副本、元數據庫、目錄數據庫、各類數字資(zī)料、數字檔案室應用系統配置文件與日志(zhì)文件等。

7.2近線備份

應結合虛拟帶庫、帶庫等備份系統作用機制和便于管理等情況，明确數字檔案資(zī)源備份策略，包括：容錯級别、增量備份或全量備份、備份周期、核驗和檢測機制、磁帶更新等。

7.3離(lí)線備份

應根據數字檔案資(zī)源形成與大(dà)小(xiǎo)特征等，确定各門類數字檔案資(zī)源的離(lí)線備份介質與管理規範。應确定離(lí)線備份介質編号規則，推薦編号由數字檔案資(zī)源門類代碼、離(lí)線備份介質類别代碼、備份年度、介質流水号等若幹項構成。應按照規範的存儲結構備份數字檔案資(zī)源，推薦離(lí)線備份介質根目錄下(xià)建立數據文件夾、目錄文件夾、授權文件夾、其他文件夾及說明文件，數據文件夾存儲各門類電(diàn)子檔案或傳統載體(tǐ)檔案數字副本，目錄文件夾存儲元數據、目錄數據及數字檔案室應用系統配置文件和日志(zhì)文件等，授權文件夾存儲數字化、備份、介質轉換等的審批文件，說明文件用于描述離(lí)線備份介質制作有關的各方面情況。應定期檢測、更新離(lí)線備份介質，并記錄檢測情況、介質轉換情況等。

7.4除上述備份要求外(wài)，重要檔案還應通過紙(zhǐ)質或縮微膠片等方式進行異質備份。重要檔案的範圍按照國家或地方的相關規範執行。