我(wǒ)國檔案界一(yī)般把檔案劃分(fēn)爲文書(shū)檔案、科技檔案、專門檔案和音像檔案（或特殊檔案）四個種類，關于檔案分(fēn)類，一(yī)般來說就是根據檔案的某種屬性對其進行從上位類到下(xià)位類的逐級劃分(fēn)，把相同特征的檔案集中(zhōng)到一(yī)起，使之占有一(yī)個固定的位置，經過連續劃分(fēn)行程層次，各類别按照層級關系組合爲一(yī)個有機整體(tǐ)，使檔案更加系統化、有序化。

　　檔案分(fēn)類是一(yī)項重要基礎性工(gōng)作，如果文件分(fēn)類不清、收集的檔案歸位不明，文件材料的組織體(tǐ)系混亂，整理編目也會雜(zá)亂無序，因此，如何使得每一(yī)份文件都能“适得其所”，是我(wǒ)們開(kāi)展檔案管理工(gōng)作的關鍵一(yī)步。

　　檔案分(fēn)類整理的三大(dà)原則

　　嚴整性規則

　　分(fēn)類的嚴整性體(tǐ)現在分(fēn)類是否具有邏輯性。檔案分(fēn)類的結果是形成一(yī)個具有一(yī)定從屬關系和平行關系的不同等級的邏輯系統。檔案分(fēn)類要求在縱向上具有從屬關系，在橫向上具有平行關系，做到各類之間、各類相同級位之間的劃分(fēn)标準一(yī)緻，

　　從縱向的從屬關系來說，它表示大(dà)類和它所展開(kāi)的各級屬類之間的關系，即上位類和下(xià)位類的關系。上位類要能包含它所屬的下(xià)位類，下(xià)位類一(yī)定是它的上位類的組成部分(fēn)，兩者之間是總體(tǐ)和部分(fēn)的關系。即，下(xià)位類目的外(wài)延之和等于上位類目的外(wài)延。從橫向的平行關系來說，它表示同一(yī)分(fēn)類層次上的各類目之間的關系，即同位類之間的關系。同位類之間是互相排斥的關系，隻能并列、平行，并使之界限清楚，而不能交叉重複。

　　這裏涉及到邏輯學上概念的劃分(fēn)問題。

　　概念的基本邏輯特征是概念具有内涵和外(wài)延。概念的内涵是指反映在概念中(zhōng)的對象的本質屬性或特有屬性，即概念的含義，如，檔案的本質屬性是原始記錄。檔案的含義就是國家機構、社會組織或個人在社會活動中(zhōng)直接形成的有價值的各種形式的曆史記錄。概念的外(wài)延是指概念的适用範圍。比如，企業經營管理、生(shēng)産技術管理、行政管理、黨群工(gōng)作檔案都屬于企業管理類檔案。也就是說，概念的外(wài)延是指概念所反映的客觀事物(wù)的"類"。因此，我(wǒ)們又(yòu)可以說企業管理類檔案有企業經營管理、生(shēng)産技術管理、行政管理、黨群工(gōng)作四類檔案。我(wǒ)們認識事物(wù)既要把握概念的内涵，又(yòu)要把握概念的外(wài)延。概念的劃分(fēn)就是把一(yī)個大(dà)概念分(fēn)爲若幹個小(xiǎo)概念。被劃分(fēn)的概念叫"母項"（如，企業管理類檔案），劃分(fēn)出來的小(xiǎo)概念叫"子項"（如，企業經營管理檔案、生(shēng)産技術管理檔案、行政管理檔案、黨群工(gōng)作檔案），劃分(fēn)的依據叫"劃分(fēn)标準"。

　　邏輯劃分(fēn)應當遵循以下(xià)要求∶

　　第一(yī)，劃分(fēn)必須窮盡。即劃分(fēn)出來的子項總和要等于母項的外(wài)延。這是我(wǒ)們在縱向上劃分(fēn)的要求。如文書(shū)檔案以"年度一(yī)機構一(yī)保管期限"分(fēn)類，在機構這一(yī)層次劃分(fēn)上要列出立檔單位形成檔案的所有内設機構，不能多也不能少。

　　第二，每次劃分(fēn)必須堅持同一(yī)标準。這是我(wǒ)們在橫向上的劃分(fēn)要求。同時，還要求劃分(fēn)的子項應當互不相容。例如，如果在科研檔案劃分(fēn)爲工(gōng)業、農業、醫療等類的同時，又(yòu)分(fēn)爲基礎理論、軟科學等類。前者按行業劃分(fēn)，後者按研究性質等标準劃分(fēn)，就會出現工(gōng)業方面的基礎理論研究項目檔案是歸工(gōng)業類，還是歸基礎理論類的問題。這是由于後者與前者不是按同一(yī)标準劃分(fēn)，子項互相包含造成的。其結果是檔案歸類混亂、查找困難。

　　效用性規則

　　檔案分(fēn)類本身不是目的，而是科學管理的一(yī)種手段。效用性規則要求檔案分(fēn)類要适應不同種類檔案及其管理的特點，滿足檔案科學管理和方便利用的需要。

　　例如，分(fēn)類的類目和層次的多寡問題。無論是分(fēn)類層次，還是分(fēn)類類目，都要适中(zhōng)。分(fēn)類層次過少，類目也太少，就達不到分(fēn)類的目的;分(fēn)類層次過太多，類目也多，會因增加了頭緒而使管理變得複雜(zá)。

　　又(yòu)如，類目對象的選擇問題。檔案實體(tǐ)分(fēn)類的類目選擇應以貼近文件材料産生(shēng)的實際爲佳。福建省科技廳于2005年建立"科技計劃項目管理系統"，課題的申報、評審等工(gōng)作都通過網絡在系統内進行。項目編号中(zhōng)有一(yī)個分(fēn)類代号是與項目管理的業務處、中(zhōng)心對應的。比如，福建省科技檔案館的類目選擇直接應用了"科技計劃項目管理系統"中(zhōng)的這個分(fēn)類代号。如農業類課題由農業處協調管理，在項目編号中(zhōng)用"N"表示，檔案管理時也采用"N"作爲檔号的一(yī)部分(fēn)，用以表示機構的類目，使檔号與原有的項目編号對接起來，方便管理和檢索。

　　穩定性規則

　　檔案的分(fēn)類，往往牽動着檔案管理的全局。如果分(fēn)類發生(shēng)變化，排架、編号等相關工(gōng)作也會發生(shēng)變化，有些甚至需要從頭做起。因此，不論是基層檔案機構還是檔案館，必須保持檔案分(fēn)類的相對穩定性，不宜頻(pín)繁地變更分(fēn)類方法和分(fēn)類體(tǐ)系。在确定分(fēn)類方法和體(tǐ)系時也要慎重考慮，充分(fēn)論證。

　　當然，産生(shēng)檔案的社會活動不是一(yī)成不變的。社會活動的調整或改變，必然導緻檔案分(fēn)類對象的變化。無論是分(fēn)類方法，還是分(fēn)類方案，适時地進行變動、完善也是必須的。