紙(zhǐ)質檔案的數字化概念使用掃描儀或數碼相機等數字設備對紙(zhǐ)質檔案進行數字處理，并将其轉換爲可以存儲在磁帶，磁盤，CD和其他載體(tǐ)上并可以識别的數字圖像或數字通過計算機文本處理的過程（DAT / 31-2005）。  使用掃描儀和其他設備對紙(zhǐ)質檔案進行數字化處理，以将它們轉換爲存儲在磁帶，磁盤，CD和其他載體(tǐ)上的數字圖像，并根據紙(zhǐ)質檔案的内部連接建立目錄。處理數據和數字圖像之間的關系。   

紙(zhǐ)質文件數字化的意義 

1、确保傳統文件的物(wù)理安全性

 将文件數字化後，這些文件将用作數字資(zī)源（電(diàn)子目錄+掃描的圖像）。 主要是，檔實體(tǐ)可以移動得少一(yī)些或少一(yī)些，從而大(dà)大(dà)減少了對歸檔實體(tǐ)的各種人爲或自然損壞。   

2、提高檔案的現代管理水平 

在将檔案數字化之前，必須手動搜索紙(zhǐ)張目錄，并且必須搜索每個卷的檔案内容。數字化後，可以使用檔案管理軟件。通過OCR技術對檔案電(diàn)子目錄進行實時搜索，可以實現檔案的全文檢索，大(dà)大(dà)提高了檔案的召回率。同時，檔案數字化還可以帶動檔案基礎工(gōng)作的完全完成，使檔案管理狀況得到改善，全面提高檔案管理水平。   

3、減輕工(gōng)作強度并提高工(gōng)作效率 

将檔案數字化後，使用諸如閱讀，編輯，研究和舉辦展覽之類的檔案實體(tǐ)的作品無需去(qù)倉庫來籌集檔案。退回倉庫時不必一(yī)一(yī)計數文件，這降低了文件管理的強度，避免了防複制材料造成的紙(zhǐ)張和人員(yuán)浪費(fèi)。對檔案進行物(wù)理密封後，可以節省大(dà)量的檔案日常管理，提高了工(gōng)作效率。同時，由于檔案的年代久遠，大(dà)量的有毒有害粉塵附着在表面上。檔案越舊(jiù)，有毒有害粉塵越多，側面保護檔案管理員(yuán)的健康。