電(diàn)子文件歸檔有哪些方法？如何快速地利用檔案，前提是如何快速地收集和整理檔案，做好增量檔案的歸檔工(gōng)作。大(dà)檔家檔案管理平台在電(diàn)子文件歸檔方面有幾點經驗分(fēn)享：

1.轉變觀念，跨專業互通是做好電(diàn)子文件歸檔工(gōng)作的前提條件

對于電(diàn)子文件歸檔，許多科研人員(yuán)和行政人員(yuán)仍存在保守态度，希望将電(diàn)子文件打印下(xià)來存檔，但是随着日常業務電(diàn)子文件的日益增多，打印存檔，再掃描進檔案系統，确實存在較多弊端：一(yī)是增加成本，例如紙(zhǐ)質及整理的費(fèi)用；二是降低工(gōng)作效率，在規定的時間内，兼職檔案員(yuán)不能開(kāi)展更有效更深入工(gōng)作，隻埋頭于整理和加工(gōng)。

此外(wài)，電(diàn)子文件歸檔和管理是一(yī)項系統工(gōng)程，涉及到檔案人員(yuán)、信息化人員(yuán)以及業務人員(yuán)等多部門協同。不僅涉及到計算機專業知(zhī)識，同時也涉及到信息資(zī)源管理領域知(zhī)識，具備相關的實操經驗，如系統優化完善及系統間的接口建設，迫切需要加強專業互通互聯。

2.領導重視是做好電(diàn)子文件歸檔工(gōng)作的關鍵因素

領導重視表現在兩個方面：一(yī)是領導支持檔案專員(yuán)申報中(zhōng)科院《電(diàn)子文件歸檔與電(diàn)子檔案管理研究》課題，并以科研管理協同配合的方式開(kāi)展電(diàn)子文件歸檔課題工(gōng)作，領導直接參與課題研究，同時吸收了科研、管理、支撐崗位的骨幹成員(yuán)，有效保證課題開(kāi)展；二是重點突破，解決關鍵問題。建議在業務系統建設初期就提出檔案要求，檔案介入業務管理前端，爲将來電(diàn)子文件歸檔奠定基礎。

3.專兼職檔案人員(yuán)檔案專業能力的提高是電(diàn)子文件歸檔的助推器

專兼職檔案人員(yuán)的工(gōng)作貫穿電(diàn)子文件全生(shēng)命周期，因此對其信息整合能力和治理能力以及對新技術靈活應用的能力都提出了新要求。信息時代，電(diàn)子文件具有易更改性，較紙(zhǐ)質檔案，增加了檔案真僞鑒定的技術含量。同時，檔案的保管環境也從物(wù)理空間轉移到了虛拟空間，突破了庫房的限制。專兼職檔案人員(yuán)需要對本單位的電(diàn)子文件和電(diàn)子檔案進行分(fēn)明别類的整合，形成具有系統性和專業性的信息，在面對龐大(dà)的數字檔案信息資(zī)源時，檔案職業主體(tǐ)能夠根據用戶需求，充當“導航”角色，将整合後的電(diàn)子檔案信息提供給用戶。

4.電(diàn)子文件相關制度和規範的建立是開(kāi)展電(diàn)子文件歸檔的基礎

爲了方便各科研項目開(kāi)展檔案工(gōng)作，綜合檔案室聯合相應部門的行政負責人、專兼職檔案人員(yuán)及時制定檔案管理方面和業務方面的制度、規範及管理辦法，充實檔案管理規範和制度體(tǐ)系。同時，加強對制度和規範的宣傳培訓指導，有助于保障制度和規範的推行和完成。

5.信息化手段是開(kāi)展電(diàn)子文件歸檔的利器

因電(diàn)子文件産生(shēng)于計算機網絡中(zhōng)，所以對電(diàn)子文件的收集、鑒定、存儲和利用都需要在計算機中(zhōng)完成。電(diàn)子文件收集，就是通過各種途徑收集、捕獲有價值的電(diàn)子文件信息，包括直接接收形成部門的電(diàn)子文件，對傳統文件進行數字化轉換。電(diàn)子文件鑒定，就是通過相關技術手段，對電(diàn)子文件來源、内容、形式及價值進行鑒定的過程。電(diàn)子文件存儲和利用，就是使用電(diàn)子文件管理系統或者檔案信息系統，對電(diàn)子文件進行安全管理和有效利用。

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