檔案數字化是什麽？随着計算機技術、掃描技術、OCR技術、數字攝影技術(錄音、錄像)、數據庫技術、多媒體(tǐ)技術、存儲技術的發展而産生(shēng)的一(yī)種新型檔案信息形态，它把各種載體(tǐ)的檔案資(zī)源轉化爲數字化的檔案信息，以數字化的形式存儲，網絡化的形式互相連接，利用計算機系統進行管理，形成一(yī)個有序結構的檔案信息庫，及時提供利用，實現資(zī)源共享。

　檔案數字化是數字檔案建設最基礎的工(gōng)作，傳統載體(tǐ)的檔案經高科技技術加工(gōng)成數字檔案形式，通過局域網、政務網、互聯網進行計算機檢索、閱讀電(diàn)子檔案，爲迎接檔案信息服務新環境的挑戰，提高管理水平、提高效率，增強檔案業務部門的服務水平，爲檔案内部管理及面向客戶服務提供高效率的全面服務。

　檔案工(gōng)作的數字化建設是順應潮流、适應時代發展的新舉措、新要求。檔案作爲一(yī)種原生(shēng)信息資(zī)源，其重要性正日益凸顯出來，逐步掌握信息技術爲檔案工(gōng)作服務，爲社會主義經濟建設服務，爲社會主義精神文明建設服務。

　檔案數字化較之傳統檔案管理有不可替代的先進性：

　　一(yī)、提高經濟效益

　　過去(qù)一(yī)直使用粗放(fàng)型模式即以增加辦公人員(yuán)和辦公費(fèi)用爲解決這一(yī)難題的唯一(yī)手段，緻使管理成本大(dà)幅上漲。而數字化管理檔案使傳統的以紙(zhǐ)質爲載體(tǐ)的檔案信息對象轉爲機讀檔案，不僅節約了保管費(fèi)用，節省了占地空間，而且查閱起來極爲方便迅速，從而避免了反複印制資(zī)料而造成的紙(zhǐ)張和人員(yuán)的浪費(fèi)。

　　二、提高辦公效率

　　數字化檔案管理使資(zī)料能及時歸檔，并盡快提供利用。以組織部門爲例，幹部的任用、幹部的提拔都需要詳細準确的檔案信息。然而檔案數字化管理變可提供詳細、即時的數據信息，爲領導決策提供服務。與此同時，數字化檔案管理使查詢資(zī)料變得非常簡單，真正讓辦公人員(yuán)做到足不出戶便可知(zhī)曉天下(xià)大(dà)事。由于信息的超時空流動，數字化檔案事實上成爲“無牆界檔案”，檔案庫也從文件實體(tǐ)的保管基本變成了提供利用方便的信息控制中(zhōng)心。

　　三、增強檔案原件保護

　　将紙(zhǐ)制檔案轉變爲數字化電(diàn)子檔案後，檔案的使用更加安全。尤其對曆史久遠的檔案材料，數字化處理後無疑是對其更好的保護，另外(wài)，通過檔案的數字化處理後，防止了部分(fēn)檔案篡改的行爲。

　檔案數字化管理：

　　數字化幹部人事檔案管理系統是對傳統幹部人事檔案管理工(gōng)作的一(yī)次創新，能夠實現對檔案和檔案材料收集、鑒别、整理、保管、轉遞、統計、查閱等日常工(gōng)作的數字化管理，并可通過組織系統專網實現幹部檔案的網上浏覽和遠程查借閱功能。按照幹部檔案業務工(gōng)作流程，經過系統管理員(yuán)的授權，單位内部領導和有關科室可以在各自辦公室查閱幹部檔案，外(wài)來查檔單位可以在閱檔室通過電(diàn)腦查閱電(diàn)子檔案，也可以通過網絡實現遠程閱檔。系統全面運行後，可以大(dà)大(dà)提高工(gōng)作效率，提升幹部工(gōng)作服務的水平和質量，實現幹部檔案由管理向幹部信息研究與利用的質的轉變。

　檔案數字化采集：

　　從檔案實體(tǐ)庫提卷後，首先拆卷、校對檔案頁數、區分(fēn)高掃、平掃材料，然後進行數據采集。檔案采集同時對圖像進行糾偏、去(qù)污、去(qù)黑邊等處理，校對檔案目錄、核對電(diàn)子材料，完成初步審核。然後由專人再次對檔案原件及數據進行審核，确認無誤後，完成檔案裝訂還原，對電(diàn)子數據進行歸檔。爲檔案的利用提供準确可靠的數據信息。在整個過程中(zhōng)，各環節相互配合，協同操作，以流水線方式完成信息的采集、審核工(gōng)作。

　檔案數字化查閱：

　　以組織系統專用資(zī)源網爲網絡基礎，采用B/S(浏覽器/服務器)模式架構，在組織系統内部實現了本地及遠程查檔、閱檔功能。系統在安全方面進行了方考慮:可按日期、時間或長期有效等多種方式，完成閱檔授權；閱檔過程進行詳細的日志(zhì)記錄；信息采用加密信道傳輸等多種方式，使系統運行更加安全可靠。

　　1、數字信息資(zī)源的建設

　　一(yī)方面通過網絡直接歸檔。電(diàn)子文件檔案可以在文件辦理結案後随時歸檔，或在某一(yī)時間周期定時統一(yī)歸檔，由文件形成部門通過登錄系統登錄，登錄系統調用身份鑒别技術核對身份，确認正确後同意接收。經采集系統接收文件目錄和全文，再經檢查系統檢查确認正确後發送消息給歸檔單位，将目錄與全文分(fēn)别導入至目錄數據庫和文件存儲系統保存。由檔案工(gōng)作人員(yuán)接收登記，按事由原則給出檔案分(fēn)類号，設定訪問限制級别，以便将來用戶查找利用。這樣随時歸檔，一(yī)方面可以避免文件漏歸，保證歸檔率和完整率另一(yī)方面也符合電(diàn)子文件自身的特點，快速便捷，還可以避免檔案的流失和病毒的破壞。另一(yī)方面通過移交電(diàn)子文件載體(tǐ)的形式歸檔。

　　這種歸檔方式必須有移交憑證，每份電(diàn)子文件均應在《電(diàn)子文件登記表》中(zhōng)登記，用于确認電(diàn)子文件的完整性和原始性，電(diàn)子文件登記表應與電(diàn)子文件同時保存。如果對其内容進行更改，還需要有更改通知(zhī)單。更改通知(zhī)單上生(shēng)産單位、計算機系統、軟件名稱、盤帶規格、更換原因、更換内容、更換人及批準人的詳細項目，都需要受到嚴格的電(diàn)子文件管理制度的制約。此外(wài)，在管理中(zhōng)建立必要的備份，防止信息的丢失和失真，維護電(diàn)子檔案的可靠性。

　　電(diàn)子文件由于采用電(diàn)子編碼技術，可以編輯修改而不留痕迹，載體(tǐ)無法固定某些鑒定文件原始憑證性的關鍵信息也可以更改，這些都使電(diàn)子文件的原始憑證性辨别變得複雜(zá)而困難。因此，電(diàn)子文件在形成過程中(zhōng)要随時進行數字簽名、信息認證、身份驗證和加密保護，保證文件在傳輸、處理過程中(zhōng)不會出現錯誤，以确保檔案部門收到的電(diàn)子文件的原始性、真實性和準确性，保證電(diàn)子文件的法律憑證地位。

　　對電(diàn)子文件的著錄也是信息資(zī)源建設的重要内容。通過獲取、核對、分(fēn)析、組織和記錄關于文件内容、結構、背景以及文件系統的信息，才能準确描述電(diàn)子文件的形成過程和成果。就著錄内容而言，涉及文件形成過程中(zhōng)的各個要素，包括文件形成背景、内容和結構，而且著錄的重點也從文件内容轉移到文件的形成背景上。

　　2、實現掃描文件和已有目錄數據庫的挂接

　　通過檔案目錄數據庫和掃描文件的快速挂接，系統就可初步實現對目标檔案的全文檢索。然而，真正意義上的全文檢索，不僅應該構建功能完備的檔案全文數據庫，而且能夠集成數據庫檢索技術、全文檢索技術、圖像内容檢索技術以及數字化音頻(pín)和視頻(pín)信息的檢索技術等。由于數字化檔案要求必須與檔案原件完全一(yī)緻，然而目前的數字轉換、識别技術又(yòu)不能完全滿足這一(yī)要求，因此，要實現數字檔案全文檢索，還有待技術的進一(yī)步發展。

　　3、技術路線的優化選擇

　　檔案鑒定與數字化同步：從利用上講，解決制約檔案信息資(zī)源共享的主要瓶頸 --- 檔案開(kāi)放(fàng)鑒定問題是當務之急；從成本上講，檔案價值鑒定是避免失效檔案數字化的最佳方法。隻有這樣，才能控制檔案數字化投入與産出比例失調、數量很大(dà)共享很少的問題。

　多種檔案數據庫建設同步：一(yī)是首先建立文件級目錄數據庫。滿足一(yī)次檢索需要，建好文件級目錄數據庫。目前，絕大(dà)多數檔案館，因沒實現全部檔案的文件級目錄機檢，查檔不快、不準、不全的問題不可避免。所以，把文件級目錄數據庫建設作爲基礎性工(gōng)作，是提高檔案查全率、查準率必經之路。二是适時建立專題數據庫。随着社會發展，對某一(yī)專題檔案集中(zhōng)需求時有發生(shēng)，突擊建立專題數據庫，滿足社會需求是發揮檔案作用的最佳時機。三是優選建設全文數據庫。滿足檔案信息資(zī)源開(kāi)發利用需要，優選建設全文數據庫。按照國家檔案局提出的利用頻(pín)繁檔案首先數字化的要求，遵循“二八”定律（即以 20%的努力達到80%的效果），同步開(kāi)展檔案全文數據庫建設。

　　檔案數字化與上網利用同步：檔案數字化的根本目的是充分(fēn)發揮其作用。通過計算機網絡技術，實現檔案數字化與局域網上利用同步，開(kāi)放(fàng)檔案數字化與互聯網上利用同步。

　　4、開(kāi)展檔案數字化問題的研究，及時解決數字化進程中(zhōng)的疑難問題。

　　檔案數字化是檔案工(gōng)作中(zhōng)的一(yī)項新内容，不可避免地會遇到一(yī)些新情況、新問題。比如，數字化檔案信息壓縮及存儲的關鍵技術問題；數字化檔案信息安全、保密技術問題；數字化檔案信息的訪問形式與安全控制問題；數字化檔案信息知(zhī)識産權問題；數字化檔案信息的法律地位問題。針對這些新情況、新問題，應在抓檔案原件數字化工(gōng)作的同時，組織力量開(kāi)展檔案數字化問題的研究，及時解決工(gōng)作中(zhōng)的一(yī)些技術性問題，同時澄清和統一(yī)思想認識，确保檔案數字化工(gōng)作的順利開(kāi)展。

　　另外(wài)，必須加強檔案數字化和數字化檔案信息管理人才的培養。檔案數字化及數字化檔案信息管理，涉及到計算機軟硬件與掃描技術、數字影像處理技術、存儲技術和檔案管理的基礎知(zhī)識，絕不是隻懂得計算機技術或隻懂得紙(zhǐ)質等載體(tǐ)檔案管理知(zhī)識的人所能勝任的，所以應加強這方面技術人員(yuán)的培養。

　　檔案是企業開(kāi)展業務活動的重要工(gōng)具和憑證性信息記錄，是企業的核心信息資(zī)源與重要資(zī)産。集團企業具有機構龐大(dà)、下(xià)屬單位較多且層次複雜(zá)，各下(xià)屬單位分(fēn)散等特點。對于集團企業，實現集中(zhōng)部署應用、分(fēn)級管理，構建立體(tǐ)式企業數字檔案館，是集團企業數字檔案管理最佳解決之道。利用當前最先進的标準規範、信息技術，推出面向集團企業的數字檔案館解決方案。

　　企業版支持集中(zhōng)式、分(fēn)布式部署和存儲，集中(zhōng)或分(fēn)級管理模式。對于網絡條件比較好的集團企業，推薦使用集中(zhōng)式部署模式，即采用總部集中(zhōng)建設模式，基于企業内部網絡，将檔案信息資(zī)源集中(zhōng)存放(fàng)在總部，如下(xià)圖所示。通過網絡實現下(xià)屬分(fēn)支機構之間、總部與各下(xià)屬分(fēn)機構之間的檔案信息共享、彙總、移交和傳遞。通過通用的WEB查詢平台和統一(yī)的權限管理，在任何分(fēn)支機構都可以進行跨部門、跨單位、跨地域的檔案檢索、浏覽和下(xià)載利用，形成總部和下(xià)屬分(fēn)支機構之間的虛拟檔案信息中(zhōng)心。　　

檔案數字化是什麽？安徽大(dà)檔家檔案管理軟件，專注于數字檔案建設數十年，擁有豐富的數字檔案室建設經驗，檔案管理軟件系統咨詢：18505518392、15155971385