一(yī)、工(gōng)程文件材料的收集、整理範圍

（一(yī)）工(gōng)程準備階段文件材料
　　1、立項文件材料：項目建議書(shū)；項目建議書(shū)審批意見及前期工(gōng)作通知(zhī)書(shū)；可行性研究報告及附件；可行性研究報告審批意見；關于立項有關的會議紀要，領導講話(huà)；專家建議文件；調查資(zī)料及項目評估研究材料。
　　2、建設用地征地、拆遷文件材料：選址申請及選址規劃意見通知(zhī)書(shū)；用地申請報告及用地計劃批準書(shū)；拆遷安置意見、協議、方案等；建設用地規劃許可證及其附件；劃撥建設用地文件；國有土地使用證。
　　3、勘察、測繪、設計文件材料：工(gōng)程地質勘察報告；水文地質勘察報告、自然條件、地震調查；建設用地釘樁通知(zhī)單；地形測量和撥地測量成果報告；申報的規劃設計條件和規劃設計條件通知(zhī)書(shū)；初步設計圖紙(zhǐ)和說明；技術設計圖紙(zhǐ)和說明；審定方案通知(zhī)書(shū)及審查意見；有關行政主管部門批準文件或取得的有關協議；施工(gōng)圖及其說明；設計計算書(shū)；政府有關部門對施工(gōng)圖設計文件審批意見。
　　4、招投标文件材料：勘察設計招投标文件；勘察設計承包合同；施工(gōng)招投标文件；施工(gōng)承包合同；工(gōng)程監理招投标文件；監理委托合同；編标合同、标底；
　　5、開(kāi)工(gōng)審批文件材料：建設項目列入年度計劃的申報文件；建設項目列入年度計劃的批複文件或年度計劃項目表；規劃審批申報表及報送的文件和圖紙(zhǐ)；建設工(gōng)程規劃許可證及其附件；建設工(gōng)程開(kāi)工(gōng)審查表；建設工(gōng)程施工(gōng)許可證、審計證明等；工(gōng)程質量監督手續。
　　6、建設、施工(gōng)、監理機構及負責人文件材料：工(gōng)程項目管理機構及負責人名單；工(gōng)程項目監理機構及負責人名單；工(gōng)程項目施工(gōng)管理機構及負責人名單。 

　　（二）監理文件材料：
　　1、監理規劃
　　2、監理月報中(zhōng)的有關質量問題
　　3、監理會議紀要中(zhōng)的有關質量問題
　　4、進度控制
　　5、質量控制
　　6、造價控制
　　7、分(fēn)包資(zī)質
　　8、監理通知(zhī)
　　9、合同與其他事項管理
　　10、監理工(gōng)作總結 

　　（三）施工(gōng)文件材料：
　　土木工(gōng)程
　　1、土木工(gōng)程
　　①施工(gōng)技術準備文件
　　②施工(gōng)現場準備
　　③地基處理記錄
　　④工(gōng)程圖紙(zhǐ)變更記錄
　　⑤施工(gōng)材料質量證明及複試試驗報告
　　⑥施工(gōng)試驗記錄
　　⑦隐蔽工(gōng)程檢查記錄
　　⑧施工(gōng)記錄
　　2、電(diàn)氣、給排水、消防、采暖、通風、空調、燃氣、建築智能化、電(diàn)梯工(gōng)程
　　①一(yī)般施工(gōng)記錄
　　②圖紙(zhǐ)變更記錄
　　③設備、産品質量檢查、安裝記錄
　　④預檢記錄
　　⑤隐蔽工(gōng)程檢查記錄
　　⑥施工(gōng)試驗記錄
　　⑦質量事故處理記錄
　　⑧工(gōng)程質量檢驗記錄 

　　（四）竣工(gōng)驗收文件材料：
　　1、工(gōng)程竣工(gōng)總結
　　①工(gōng)程概況表
　　②工(gōng)程竣工(gōng)總結
　　2、竣工(gōng)驗收記錄
　　（1）建築安裝工(gōng)程
　　①單位（子單位）工(gōng)程質量驗收記錄
　　②竣工(gōng)驗收證明書(shū)
　　③竣工(gōng)驗收報告
　　④竣工(gōng)驗收備案表（包括各專項驗收認可文件）
　　⑤工(gōng)程質量保修書(shū)
　　（2）市政基礎設施工(gōng)程
　　①單位工(gōng)程質量評定表及報驗單
　　②竣工(gōng)驗收證明書(shū)
　　③竣工(gōng)驗收報告
　　④竣工(gōng)驗收備案表（包括各專項驗收認可文件）
　　⑤工(gōng)程質量保修書(shū) 

　　（五）竣工(gōng)圖：
　　1、綜合竣工(gōng)圖
　　①綜合圖
　　②室外(wài)專業圖
　　2、專業竣工(gōng)圖
　　①建築竣工(gōng)圖
　　②結構竣工(gōng)圖
　　③裝修（裝飾）工(gōng)程竣工(gōng)圖
　　④電(diàn)氣工(gōng)程（智能化工(gōng)程）竣工(gōng)圖
　　⑤給排水工(gōng)程（消防工(gōng)程）竣工(gōng)圖
　　⑥采暖通風空調工(gōng)程竣工(gōng)圖
　　⑦燃氣工(gōng)程竣工(gōng)圖 

　　（六）工(gōng)程竣工(gōng)結算文件材料：
　　施工(gōng)單位決算書(shū)、監理單位初審書(shū)、跟蹤審計初審書(shū)、審計部門審定書(shū)以及工(gōng)程竣工(gōng)結算的全部資(zī)料。

　　（七）甲供材文件材料：
　　甲供材招标、議标、投标文件、合同文件、招标評标記錄文件。

　　（八）在建工(gōng)程月報表統計文件材料
　　在建工(gōng)程月報表統計工(gōng)作由項目負責人在每月28日之前将各工(gōng)程月報表報至檔案員(yuán)，報表内容包括工(gōng)程形象進度、當月完成産值，并附工(gōng)作量計算書(shū)。 

　　（九）在工(gōng)程建設中(zhōng)使用計算機、數碼相機、數碼攝像機等現代技術手段形成的文件材料（電(diàn)子文件）。

二、歸檔文件的質量要求

1、歸檔的文件應最少有一(yī)份原件；
　　2、文件的内容及其深度必須符合國家有關工(gōng)程勘察、設計、施工(gōng)、監理等方面的技術規範，标準和規程；
　　3、工(gōng)程文件的内容必須真實、準确，與工(gōng)程實際相符合；
　　4、工(gōng)程文件應采用耐久性強的書(shū)寫材料，如碳素墨水、藍(lán)黑墨水，不得使用易褪色的書(shū)寫材料，如：紅色墨水、純藍(lán)墨水、圓珠筆、複寫紙(zhǐ)、鉛筆等；
　　5、工(gōng)程文件應字迹清楚，圖樣清晰、圖表整潔、簽字蓋章手續完備；
　　6、工(gōng)程文件中(zhōng)文字材料幅面尺寸規格宜爲A4幅面（297㎜×210㎜），圖紙(zhǐ)宜采用國家标準圖幅。
　　7、工(gōng)程文件的紙(zhǐ)張應采用能夠長期保存的韌力大(dà)，耐久性強的紙(zhǐ)張，圖紙(zhǐ)一(yī)般采用藍(lán)曬圖，竣工(gōng)圖應是新藍(lán)圖，計算機出圖必須清晰，不得使用計算機出圖的複印件；
　　8、所用竣工(gōng)圖均應加蓋竣工(gōng)圖章，竣工(gōng)圖章的基本内容應包括："竣工(gōng)圖"字樣，施工(gōng)單位、編制人、審核人、技術負責人、編制日期、監理單位、現場監理、總監，竣工(gōng)圖章尺寸爲：50㎜×80㎜。竣工(gōng)圖章應使用不易褪色的紅印泥，應蓋在圖标欄上方空白(bái)處；
　　9、利用施工(gōng)圖改繪竣工(gōng)圖，必須标明變更修改依據，凡施工(gōng)圖結構、工(gōng)藝、平面布置等有重大(dà)改變，或變更部分(fēn)超過圖面1/3的，應當重新繪制竣工(gōng)圖；
　　10、不同幅面的工(gōng)程圖紙(zhǐ)按《技術制圖複制圖的折疊方法》（GB/10609.3-89）統一(yī)折疊成A4幅面（297㎜×210㎜），圖标欄露在外(wài)面；
　　11、歸檔文件的案卷不宜過厚，一(yī)般不超過40㎜，案卷内不應有重複文件；
　　12、卷内文件均按有書(shū)寫内容的頁面編号，每卷單獨編号，頁号從"1"開(kāi)始，單面書(shū)寫的文件頁号編在右下(xià)角，雙面書(shū)寫的文件，正面在右下(xià)角，背面在左下(xià)角；
　　13、案卷的裝訂：文字材料必須裝訂，既有文字材料，又(yòu)有圖紙(zhǐ)的案卷應裝訂，裝訂應采用線繩三孔左側裝訂法，要整齊、牢固，便于保管和利用，裝訂時必須剔除金屬物(wù)。 

三、工(gōng)程檔案的驗收與移交

　　（一(yī)）列入城建檔案館接收範圍的工(gōng)程，在組織工(gōng)程竣工(gōng)驗收前，項目負責人會同檔案員(yuán)應提請城建檔案管理機構對工(gōng)程檔案進行預驗收，未取得城建檔案館管理機構出具的認可文件不得組織工(gōng)程竣工(gōng)驗收。 

　　（二）工(gōng)程檔案的移交
　　1、工(gōng)程準備階段文件中(zhōng)立項文件材料、勘察測繪、設計文件材料、招投标文件材料和各種合同、标底、答疑會記錄技術交底、領取的各種證照文件等前期文件資(zī)料由責任人分(fēn)别負責收集，移交項目負責人。施工(gōng)階段文件資(zī)料由各項目負責人負責組織收集。前期文件資(zī)料在工(gōng)程開(kāi)工(gōng)後一(yī)個月内将形成的文件檔案一(yī)式四份移交至檔案員(yuán)。
　　2、監理文件、施工(gōng)文件、竣工(gōng)驗收文件材料、竣工(gōng)圖所形成的文本檔案要求一(yī)式兩份，竣工(gōng)圖要求一(yī)式四份，在工(gōng)程竣工(gōng)驗收後一(yī)個月内，由工(gōng)程項目負責人負責牽頭将監理單位、施工(gōng)單位的檔案移交至檔案員(yuán)。
　　3、工(gōng)程竣工(gōng)結算文件材料由項目負責人會同施工(gōng)單位在辦理結算的同時将形成的檔案移交至檔案員(yuán)。
　　4、甲供材文件材料由項目負責人負責在工(gōng)程竣工(gōng)後一(yī)個月内将形成的檔案一(yī)式兩份移交至檔案員(yuán)。
　　5、以上歸檔文件符合質量要求以及《建設工(gōng)程文件歸檔整理規範》要求時，由移交人提交移交清單一(yī)式兩份，由移交人和接收人雙方簽字，辦理移交手續。
　　6、檔案員(yuán)在工(gōng)程竣工(gōng)的2-5個月内将檔案移交至城建檔案館一(yī)份，重點工(gōng)程科保存一(yī)份，另保存一(yī)份文字檔案目錄和電(diàn)子檔案目錄，目錄内容要詳細、便于查找。
　　7、各項目負責人是本項目檔案搜集、整理、歸檔的責任人，必須在規定時間内将所收集範圍内的資(zī)料（圖）文件收集齊全，并整理合格後交檔案員(yuán)，檔案員(yuán)必須在規定時間内将各工(gōng)程項目負責人提供的資(zī)料（圖）文件立卷歸檔和移交。由于不負責任造成檔案資(zī)料遺失的，将視情節輕重，給予相關責任人相應處理。
　　8、監理、施工(gōng)、設計等單位在規定時間内不能提供完整檔案的除扣發工(gōng)程款外(wài)，視情節輕重給予一(yī)定的經濟處罰，項目負責人在核付工(gōng)程款時辦理，直至檔案交齊。
　　9、檔案員(yuán)是基建檔案搜集、整理、分(fēn)類歸檔的責任人，對檔案的系統完整、歸檔及時、整潔規範、安全保密負責。要檢查指導各項目負責人搜集、整理、上交檔案的情況，及時催交應歸檔的檔案資(zī)料，對歸檔不及時、檔案有缺損的要及時向領導報告，及時處理。
　　10、檔案員(yuán)應做好檔案的借閱和利用工(gōng)作，提供優質服務，做到随時調閱檔案随時找到，快捷迅速。