檔案的保管工(gōng)作是指根據檔案的成分(fēn)和狀況，所采用的存放(fàng)和保護措施。檔案保管工(gōng)作的具體(tǐ)内容，主要包括三個方面，即庫房内的檔案的日常管理；檔案流動過程中(zhōng)的保護；爲延長檔案的壽命而采取的各種專門技術處理，如修複和複制等。那麽檔案的庫房管理工(gōng)作具體(tǐ)有哪些呢？

一(yī).檔案庫房管理

（一(yī))檔案庫房編号

檔案館（室)有多個庫房時,應将庫房統一(yī)編号。庫房的編号有兩種方法:一(yī)種是把所有的庫房編一(yī)個總的順序号,另一(yī)種是根據庫房所在的方位及庫房建築的特征進行區分(fēn)編号。

（二)檔案架（櫃)排放(fàng)與編号

1.檔案架(櫃)的排放(fàng)要求

(1）排列整齊,橫豎成行。不同規格、不同式樣的檔案裝具适宜分(fēn)類排列,盡可能整齊一(yī)緻。

(2)有窗庫房的檔案架(櫃)的排放(fàng)應注意避光。

（3)行距适度,以便存取、通風。主要過道的寬度一(yī)般在1—1.2m之間，非密集檔案架(櫃)之間的距離(lí)一(yī)般在80cm左右。所有檔案架(櫃)均不可緊靠牆壁。

2.檔案架(櫃)編号的具體(tǐ)方法

自門口起從左至右編架(櫃)号,每個架（櫃)的欄也從左至右編欄号,每欄的格自上而下(xià)編格号,沒有欄則自上而下(xià)編格号。

（三)檔案存放(fàng)

檔案存放(fàng)應按全宗來進行,一(yī)個全宗内的檔案應集中(zhōng)在一(yī)起。如庫房或檔案架(櫃)預留的空位不夠,後進館的與先進館的同一(yī)全宗的檔案不能放(fàng)在一(yī)起時,可以暫時單獨保存,待将來調整庫房時再集中(zhōng)起來。全宗内的照片、底片、錄音帶、錄像帶、技術圖紙(zhǐ)、會計報表等檔案，可分(fēn)别保管，對分(fēn)别保管的檔案,應填寫參見卡。

庫房内各個全宗的排列,有按全宗流水号排列和全宗分(fēn)類排列兩種。通常采用按全宗群排列,即在保持全宗群完整的情況下(xià),盡量将同一(yī)時期、同一(yī)系統全宗放(fàng)在一(yī)起,以保持全宗之間的聯系。

檔案上架的次序應根據檔案架（櫃)及其欄、格的編号次序進行。存放(fàng)方式有兩種:豎放(fàng)和平放(fàng)。豎放(fàng)采用較廣,便于存取;平放(fàng)雖存取不太方便,但有利于檔案的保護,适合保管珍貴檔案、幅面過大(dà)的檔案。平放(fàng)堆疊的高度應不超過40cm。

（四)檔案存放(fàng)位置索引

檔案存放(fàng)位置索引是采用表冊或卡片形式,将檔案在庫房及裝具中(zhōng)存放(fàng)位置情況如實記錄和反映出來。

檔案存放(fàng)位置索引是一(yī)種記錄、引導性的管理工(gōng)具,便于工(gōng)作人員(yuán)切實掌握檔案的存放(fàng)位置和迅速地取放(fàng)檔案。在大(dà)規模搬遷（如檔案館遷址、檔案入庫等)工(gōng)作中(zhōng)的作用尤爲突出。

檔案存放(fàng)位置索引有兩種編制方法:一(yī)種是以全宗或全宗内的檔案爲單位，指明它們的存放(fàng)地點;一(yī)種是以庫房、架、櫃爲單位,說明各庫房、架、櫃中(zhōng)存放(fàng)了哪些檔案。其形式如表2—4—1、表2—4—2所示:

表2—4—1

以庫房及裝具爲單位編制的檔案存放(fàng)位置索引

 表2—4—2

（五)檔案代理卡

檔案代理卡又(yòu)稱代卷卡，在因提供利用或檔案館(室)内部工(gōng)作需要，如修裱、複制、縮微編檢索工(gōng)具等，将檔案暫時移出庫外(wài)時,将檔案代理卡放(fàng)在檔案原來的位置上,還卷時再将其取下(xià)。

檔案代理卡是一(yī)種簡便活用的管理T具實際蔔是檔案不在時的替代物(wù)，便于庫房管理人員(yuán)堂握檔農流動情況和名全檢奮.還卷時核對準确，可有效地防止放(fàng)錯位置現烏，檔農代理卡式樣如表2一(yī)4一(yī)3。

檔案代理卡

表2一(yī)4一(yī)3

(六)全宗卷

全宗卷是由在全宗管理過程中(zhōng)形成的管理記錄材料所構成的案卷。它不同于全宗内的案卷,應單獨保管。

全宗卷一(yī)般由檔案交接憑據、立檔單位與全宗曆史考證、整理工(gōng)作方案、檔案實體(tǐ)分(fēn)類方案(分(fēn)類表)對全宗檔案進行檢查、清點的記錄以及檔案受損害、遭破壞的情況記錄和實施補救性措施的記錄材料、檔案銷毀清冊等構成。總之,凡是在檔案管理活動中(zhōng)形成的對全宗狀況及曆史有原始記錄意義的文字、圖表等材料,均應歸入全宗卷中(zhōng)。