1　範圍

本标準規定了電(diàn)子檔案管理的基本術語及其定義。

本标準适用于檔案工(gōng)作及相關領域。

2　一(yī)般概念

2.1　 

電(diàn)子文件 electronic document；electronic record

國家機構、社會組織或個人在履行其法定職責或處理事務過程中(zhōng)，通過計算機等電(diàn)子設備形成、辦理、傳輸（3.14）和存儲（5.3）的數字格式的各種信息記錄。電(diàn)子文件由内容（2.13）、結構（2.14）和背景（2.15）組成。

2.2　 

電(diàn)子檔案 electronic record；archival electronic record

具有憑證、查考和保存（5.1）價值并歸檔（3.5）保存（5.1）的電(diàn)子文件（2.1）。

2.3　 

業務系統business system

形成或管理機構活動數據的計算機系統。

示例：電(diàn)子商(shāng)務系統、财務系統、人力資(zī)源系統等促進機構事務處理的應用系統。

2.4　 

電(diàn)子文件管理系統electronic document management system

用于形成、處理和維護電(diàn)子文件（2.1）的計算機信息系統。

參見：電(diàn)子檔案管理系統（2.5）。

注：電(diàn)子文件管理系統是業務系統（2.3）的一(yī)個子系統。

2.5　 

電(diàn)子檔案管理系統electronic records management system

對電(diàn)子文件（2.1）、電(diàn)子檔案（2.2）進行捕獲（3.1）、維護、利用（5.13）和處置（4.9）的計算機信息系統。

參見：電(diàn)子文件管理系統（2.4）。

注：電(diàn)子檔案管理系統通常用于電(diàn)子檔案（2.2）形成單位，更注重對電(diàn)子檔案（2.2）的管理。系統通過維護元數據（2.16）及電(diàn)子檔案（2.2）之間的聯系，支持電(diàn)子檔案（2.2）作爲證據的價值。

2.6　 

數字檔案館digital archives

運用現代信息技術對電(diàn)子檔案（2.2）及其他數字資(zī)源進行采集、存儲（5.3）、管理，并通過各種網絡平台提供利用（5.13）的檔案信息集成管理體(tǐ)系。

2.7　 

開(kāi)放(fàng)檔案信息系統open archival information system

一(yī)個由人和計算機系統組成的有機體(tǐ)，承擔保存（5.1）信息并将其提供給指定用戶的責任。

注：開(kāi)放(fàng)檔案信息系統旨在爲信息系統建立一(yī)個參考模型，以維護信息系統中(zhōng)數字信息的長期保存（5.1）和可存取。“開(kāi)放(fàng)”一(yī)詞表明與其相關的建議和标準是以開(kāi)放(fàng)形式産生(shēng)的，并不表示對開(kāi)放(fàng)檔案信息系統的訪問不受限制。

2.8　 

信息包 information package

由内容信息和相關保存描述信息構成的信息整體(tǐ)。

注：保存描述信息有助于保存（5.1）和查找内容信息。

2.9　 

提交信息包submission information package

由信息生(shēng)産者交給開(kāi)放(fàng)檔案信息系統（2.7）的信息包（2.8），用于構建一(yī)個或多個存檔信息包（2.10）。

參見：發布信息包（2.11）。

2.10　 

存檔信息包archival information package

保存在開(kāi)放(fàng)檔案信息系統（2.7）中(zhōng)的包含内容信息和相關的保存描述信息的信息包（2.8）。

參見：提交信息包（2.9），發布信息包（2.11）。

2.11　 

發布信息包dissemination information package

開(kāi)放(fàng)檔案信息系統（2.7）根據用戶的需求完成數據的抽取、封裝（3.12）并發送給用戶的信息包（2.8），抽取的内容來自于一(yī)個或多個存檔信息包（2.10）。

參見：提交信息包（2.9）。

2.12　 

打包信息 packaging information

用于綁定和識别一(yī)個信息包（2.8）構成的信息。

2.13　 

内容 content

以字符、圖形、圖像、音頻(pín)、視頻(pín)等形式表示的電(diàn)子檔案（2.2）的主題信息。

2.14　 

結構 structure

電(diàn)子檔案（2.2）的内容（2.13）組織和存儲（5.3）方式。包括邏輯結構（2.14.1）和物(wù)理結構（2.14.2）。

2.14.1　 

邏輯結構 logical structure

電(diàn)子檔案（2.2）内容（2.13）各信息單元之間關系的描述。

示例：電(diàn)子檔案的字體(tǐ)字号、文字的排列、章節的構成、各頁的先後順序、插圖的标号位置等。

2.14.2　 

物(wù)理結構 physical structure

電(diàn)子檔案（2.2）在存儲（5.3）設備或載體(tǐ)中(zhōng)的存儲（5.3）位置和文件格式（2.22）。

2.15　 

背景 context

電(diàn)子檔案（2.2）形成、傳輸（3.14）、使用和維護的框架。

注：背景包括行政背景、來源背景、業務流程背景以及技術背景等。

2.16　 

元數據 metadata

描述電(diàn)子檔案（2.2）的内容（2.13）、結構（2.14）、背景（2.15）及其整個管理過程的數據。

注：改寫GB/T 26162.1-2010，3.12。

2.17　 

真實性 authenticity

電(diàn)子檔案（2.2）的内容（2.13）、邏輯結構（2.14.1）和背景（2.15）與形成時的原始狀況相一(yī)緻的性質。

注：具有真實性的電(diàn)子檔案（2.2）由特定機構使用安全可靠的系統軟件形成，沒有發生(shēng)被非法篡改或者誤用過的情況，能夠證明其用意、生(shēng)成者或發送者、生(shēng)成或發送的時間與既定的相符。

2.18　 

可靠性 reliability

電(diàn)子檔案（2.2）的内容（2.13）完全和正确地表達其所反映的事務、活動或事實的性質。

2.19　 

完整性 integrity

電(diàn)子檔案（2.2）的内容（2.13）、結構（2.14）和背景（2.15）信息齊全且沒有破壞、變異或丢失的性質。

2.20　 

可用性 usability

電(diàn)子檔案（2.2）可以被檢索（5.11）、呈現和理解的性質。

2.21　 

全程管理 life-cycle management

對電(diàn)子文件（2.1）形成、辦理、歸檔（3.5）以及電(diàn)子檔案（2.2）維護、利用（5.13）和最終處置（4.9）（銷毀（4.10）或永久保存（5.1））全過程進行的控制。

2.22　 

文件格式 file format

電(diàn)子文件（2.1）在計算機等電(diàn)子設備中(zhōng)組織和存儲（5.3）的編碼方式。

示例：文本格式pdf、doc、xls、ppt、txt、wps、xml、html等，圖像格式JPG、Tiff、GIF、PNG、BMP等；圖形格式DWG、DXF、IGS等；音頻(pín)格式wav、mp3、mid等；視頻(pín)格式avi、wmv、flv、mpeg、rm等。

2.23　 

電(diàn)子簽名 electronic signature

電(diàn)子文件（2.1）中(zhōng)以電(diàn)子形式所含、所附用于識别責任人身份并表明責任人認可其中(zhōng)内容的數據。

3　電(diàn)子檔案的收集與整理

3.1　 

捕獲 capture

适時獲取電(diàn)子文件（2.1）及其元數據（2.16）的方法與過程。

注：改寫DA/T 46-2009，3.10。

3.2　 

登記 registration

在電(diàn)子文件（2.1）、電(diàn)子檔案（2.2）進入電(diàn)子檔案管理系統（2.5）、數字檔案館（2.6）時，給其一(yī)個唯一(yī)标識符的行爲。

注：改寫GB/T 26162.1-2010，3.18。

3.3　 

分(fēn)類 classification

依據分(fēn)類體(tǐ)系中(zhōng)所規定的邏輯結構、方法和程序規則，按照類目對電(diàn)子檔案（2.2）進行的系統标識和整理。

注：改寫GB/T 26162.1-2010，3.5。

3.4　 

著錄 description

按标準形式對電(diàn)子檔案（2.2）的内容（2.13）、結構（2.14）、背景（2.15）及管理活動進行描述的過程。

3.5　 

歸檔 ≈ archiving

按照國家規定将具有保存(5.1)價值的電(diàn)子文件(2.1)及其元數據(2.16)的保管權交給檔案部門的過程。

3.6　 

網絡文件存檔 web archiving

将組織機構在處理業務活動過程中(zhōng)，通過網絡形成的、具有原始記錄性的内容文件和管理文件轉化爲電(diàn)子檔案（2.2）的過程。

示例：網絡内容文件有網頁、後台數據庫文件等；管理文件有網站設計文件、程序文件、網站日志(zhì)等。

3.7　 

移交 transfer

按照國家規定将電(diàn)子檔案（2.2）的保管權交給檔案館的過程。

3.8　 

接收 accession

檔案館、檔案室按照國家規定收存電(diàn)子檔案（2.2）的過程。

3.9　 

關聯 association

通過管理系統，将元數據（2.16）及其對應的管理對象建立穩定關系的過程。

3.10　 

挂接 link

用電(diàn)子檔案（2.2）在計算機中(zhōng)的名稱作爲指針在數據庫中(zhōng)将電(diàn)子檔案（2.2）與其元數據（2.16）聯系起來的過程。

3.11　 

嵌入 embed

将元數據（2.16）内嵌于電(diàn)子檔案（2.2）的過程。

3.12　 

封裝 encapsulation

将電(diàn)子檔案（2.2）及其元數據（2.16）作爲一(yī)個整體(tǐ)按指定結構打包的過程。

3.13　 

聚合 aggregation

按一(yī)定邏輯關系将若幹電(diàn)子檔案（2.2）建立有機聯系的過程。

3.14　 

傳輸 transmission

通過網絡或可交換的計算機載體(tǐ)傳遞電(diàn)子檔案（2.2）的過程。

4　電(diàn)子檔案的鑒定與處置

4.1　 

鑒定 appraisal

對電(diàn)子文件（2.1）、電(diàn)子檔案（2.2）的内容（2.13）和技術狀況進行評估的過程，确認其真實性（2.17）、完整性（2.19）、可用性（2.20）、安全性及其價值等，判斷其是否屬于歸檔（3.5）範圍并确定其保管期限（4.7）。

4.2　 

真實性檢驗authentication

通過管理和技術措施評估電(diàn)子檔案（2.2）是否符合真實性（2.17）内涵要點的過程。

示例：驗證所收到的電(diàn)子簽名等與所發送的是否相同；遷移或轉換後的電(diàn)子檔案與形成時的原始狀況是否一(yī)緻；是否受到未經授權的增、删、改、利用和隐藏。

4.3　 

完整性檢驗integrity check

通過管理和技術措施檢查電(diàn)子檔案（2.2）及其元數據（2.16）是否符合完整性（2.19）要求的過程。

示例：檢查所收到的電(diàn)子檔案及其元數據是否齊全完好；是否受到未經授權的增、删、改、利用和隐藏；是否對所有授權的增、删、改進行了标記。

4.4　 

可用性檢驗 usability check

通過管理和技術措施驗證電(diàn)子檔案（2.2）、載體(tǐ)、應用軟件是否符合可用性（2.20）要求的過程。

示例：檢驗電(diàn)子檔案是否可讀、可理解、可檢索，載體(tǐ)介質是否完好和兼容，是否附帶相應的特殊應用軟件等。

4.5　 

安全性檢驗security check

通過管理和技術措施識别電(diàn)子檔案（2.2）潛在安全性缺陷的過程。

示例：檢測電(diàn)子檔案是否有病毒等。

4.6　 

文件格式檢驗file format check

驗證電(diàn)子檔案（2.2）是否符合規定的文件格式（2.22）的過程。

4.7　 

保管期限retention period

對電(diàn)子檔案（2.2）劃定的留存年限。

4.8　 

保管期限表records retention schedule

規定電(diàn)子檔案（2.2）保管期限（4.7）的文件。

4.9　 

處置disposition

按照規定對電(diàn)子文件（2.1）、電(diàn)子檔案（2.2）實施留存、移交（3.7）或銷毀（4.10）的一(yī)系列過程。

注：改寫GB/T 26162.1-2010，3.9。

4.10　 

銷毀destruction

消除或删除失去(qù)價值的電(diàn)子文件（2.1）、電(diàn)子檔案（2.2），使之無法恢複的過程。

注：改寫GB/T 26162.1-2010，3.8。

5　電(diàn)子檔案的保存與利用

5.1　 

保存 preservation

确保電(diàn)子檔案（2.2）得到長期維護所涉及的過程和操作。

5.2　 

保護conservation

采用物(wù)理和化學方法保持電(diàn)子檔案（2.2）載體(tǐ)穩定性的行爲。

5.3　 

存儲storage

以經濟、有效、安全的方式保護（5.2）、存取和管理電(diàn)子檔案（2.2）以便利用（5.13）的過程。

注：可從電(diàn)子檔案（2.2）存儲載體(tǐ)的壽命、存儲容量、系統獨立性和成本，存儲條件和處理過程中(zhōng)載體(tǐ)的物(wù)理特性和化學特性，轉換（5.8）和遷移（5.9）方案，防非法利用（5.13）、防丢失或損壞、防盜、防災等方面考慮電(diàn)子檔案(2.2)的存儲，以保證其在整個保管期限（4.7）内可讀取、真實、可靠、完整、可用。

5.4　 

在線存儲 online storage

存儲（5.3）設備安裝在系統中(zhōng)，系統可直接訪問數據的存儲（5.3）技術。

注：在線存儲設備主要是磁盤、磁盤陣列，可滿足對高利用率數據的頻(pín)繁、高速操作的要求。

5.5　 

離(lí)線存儲offline storage

存儲（5.3）設備經人工(gōng)安裝後，系統才能訪問數據的存儲（5.3）技術。

注：離(lí)線存儲主要用于在線數據的備份（6.7），訪問速度慢(màn)、效率低。離(lí)線存儲設備主要是光盤和磁帶。

5.6　 

近線存儲nearline storage

存儲（5.3）設備自動安裝後，系統能夠自動訪問數據的存儲（5.3）技術。

注：近線存儲适用于不常用到或訪問量不大(dà)的數據，需要較大(dà)的存儲（5.3）容量。近線存儲設備包括光盤塔、光盤庫、低端磁盤陣列、高端磁帶設備等，尋址迅速、傳輸率高，但讀取速度比在線存儲（5.4）慢(màn)。

5.7　 

複制copy

在同種類型的載體(tǐ)上制作完全相同的副本。

參見：轉換（5.8），遷移 （5.9）。

示例：紙(zhǐ)質到紙(zhǐ)質、縮微膠片到縮微膠片的副本或電(diàn)子檔案的備份副本（如光盤到磁盤）。

5.8　 

轉換 conversion

在确保檔案原有信息（内容（2.13））不發生(shēng)變化的前提下(xià)，變更檔案的載體(tǐ)形式或文件格式（2.22）。

參見：複制（5.7），遷移（5.9）。

5.9　 

遷移 migration

在不改變文件格式（2.22）的前提下(xià)，将電(diàn)子檔案（2.2）由一(yī)種軟硬件配置轉移到另一(yī)種軟硬件配置的過程。

參見：複制（5.7），轉換（5.8）。

5.10　 

仿真emulation

模仿電(diàn)子檔案（2.2）産生(shēng)時的軟硬件環境，使電(diàn)子檔案（2.2）能夠以原始面貌（初始格式、版面與内容（2.13）等）顯示，功能性也能得到保護的技術。

注：仿真有助于保護（5.2）、辨認那些極大(dà)依賴特殊硬件與軟件而又(yòu)無法在新、舊(jiù)技術平台間進行遷移（5.9）的電(diàn)子檔案（2.2）。

5.11　 

檢索 retrieval

從計算機信息系統中(zhōng)定位和獲取電(diàn)子檔案（2.2）信息的過程。

5.12　 

标引indexing

爲方便電(diàn)子檔案（2.2）的利用（5.13）而建立檢索（5.11）入口的過程。

5.13　 

利用 access

    查找、使用或檢索（5.11）電(diàn)子檔案（2.2）的權利、機會和方法。

6　電(diàn)子檔案的安全

6.1　 

防護protection

爲了防止對電(diàn)子檔案（2.2）未經授權地訪問、修改或删除而采取的管理、技術或物(wù)理手段。

6.2　 

跟蹤 tracking

捕獲（3.1）、記錄和維護電(diàn)子檔案管理系統（2.5）、數字檔案館（2.6）系統運轉信息或電(diàn)子檔案（2.2）運轉和利用（5.13）信息的過程。

6.3　 

審計 audit

利用跟蹤（6.2）過程中(zhōng)形成的信息檢查文件狀态的活動。

6.4　 

身份識别技術 identity recognition technique

用于區分(fēn)操作者角色和權限（6.5）的技術方法。

示例：密碼口令、IC身份卡、指紋識别技術、視網膜識别技術等。

6.5　 

權限 authorization

按操作者身份所确定的職能、權利等，用于保證對電(diàn)子檔案（2.2）的合法操作。

6.6　 

數字水印digital watermark

采用數字技術對電(diàn)子文件（2.1）、電(diàn)子檔案（2.2）加注的固化信息的标記，起防錯、防漏和防調換等作用。

6.7　 

備份 backup

将電(diàn)子檔案（2.2）或電(diàn)子檔案管理系統（2.5）的全部或部分(fēn)複制（5.7）或轉換（5.8）到存儲（5.3）載體(tǐ)或獨立的系統上。

6.8　 

異質備份 heterogeneous backup

将電(diàn)子檔案（2.2）的信息轉換（5.8）到其他類型的載體(tǐ)上。

示例：将電(diàn)子檔案備份爲紙(zhǐ)質或縮微膠片。

6.9　 

異地備份 off-site backup

将電(diàn)子檔案（2.2）的備份件保存（5.1）在不同地點。

6.10　 

數據複原 resume

從原始的字節流中(zhōng)恢複數字資(zī)源的原貌，并保證數據資(zī)源的可讀性和可用性（2.20）。數據複原包括數據災難恢複（6.14）、數據格式恢複等。

注：由于數據複原無法評估數據恢複的成果，故僅在長期保存（5.1）方法無法發揮作用時使用。

6.11　 

 風險 risk

電(diàn)子文件（2.1）、電(diàn)子檔案（2.2）所面臨的威脅及其可能造成的影響。

注：電(diàn)子文件（2.1）、電(diàn)子檔案（2.2）風險因素包括技術因素、機構内部管理因素、社會環境因素和自然環境因素。

6.12　 

風險管理 risk management

對電(diàn)子文件（2.1）、電(diàn)子檔案（2.2）的風險（6.11）進行識别、評估、應對和監控的過程。

6.13　 

災難備份 backup for disaster recovery

爲了應對突發災難而對電(diàn)子檔案（2.2）、電(diàn)子檔案管理系統（2.5）、網絡系統、基礎設施、專業技術支持能力和運行管理能力進行備份（6.7）的過程。

6.14　 

災難恢複 disaster recovery

爲了将電(diàn)子檔案（2.2）、電(diàn)子檔案管理系統（2.5）從災難造成的故障或癱瘓狀态恢複到可正常運行狀态，并将其支持的業務功能從災難造成的不正常狀态恢複到可接受狀态而設計的活動和流程。

6.15　 

應急預案 contingency plan

爲保障電(diàn)子檔案（2.2）安全而制定的應急響應和災後恢複的計劃。