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智慧檔案館該如何建設

作者:大(dà)檔家時間:2020-08-17

智慧檔案館建設的關鍵在于突破數字檔案館檔案信息收管存用的傳統理念、範圍和模式,建立集資(zī)源多元、全面感知(zhī)、綜合處置、雙模存儲、泛在應用于一(yī)體(tǐ)的檔案及檔案館管理與運營綜合服務平台。

一(yī)、資(zī)源多元。檔案資(zī)源是智慧檔案館的信息基礎。智慧檔案館的信息資(zī)源主要由以下(xià)内容構成:由原生(shēng)電(diàn)子檔案、檔案數字化成果、經濟社會運行及管理信息的歸檔數據庫等構成的檔案内容信息資(zī)源,由檔案目錄、檔案索引等構成的檔案管理信息資(zī)源,基于RFID(射頻(pín)識别)技術的檔案實體(tǐ)信息資(zī)源,由媒體(tǐ)信息、網站信息、非物(wù)質文化信息等構成的城鄉記憶資(zī)源,由用戶信息、檔案利用信息、檔案數據挖掘信息等構成的檔案應用信息資(zī)源,由供電(diàn)信息、溫濕度信息、安保信息等構成的檔案館樓宇管理信息資(zī)源。這些資(zī)源既可以讓用戶感知(zhī)和獲取檔案内容信息,滿足利用需求;也可以讓管理者感知(zhī)和獲取檔案管理信息,協同處理檔案業務工(gōng)作。

二、全面感知(zhī)。感知(zhī)是智慧管理第一(yī)要求。對智慧檔案館而言,需要通過管理策略和相應的技術手段,将檔案實體(tǐ)、檔案内容、檔案管理信息與互聯網聯系起來,進行信息交換和通訊,實現對檔案實體(tǐ)、檔案内容、檔案管理狀況的感知(zhī)。對檔案實體(tǐ)的感知(zhī)主要通過射頻(pín)識别技術實現,以智能化識别、定位、跟蹤、監控和管理檔案實體(tǐ);對檔案内容的感知(zhī),主要通過智能化的數據挖掘技術實現,以智能化識别、抽取、整合和應用檔案信息;對檔案管理狀況的感知(zhī),主要通過樓宇智能管理技術實現,以智能化監測、評價和處置檔案管理狀态。

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三、綜合處置。智慧檔案館的智慧之處,在于具備構築在信息基礎之上的應對與處置機制。對檔案信息利用需求的應對與處置,将通過檔案信息需求特征解析平台和檔案利用知(zhī)識管理、經驗管理等支持平台,建立檔案信息利用模型,對感知(zhī)信息進行内容相關性評價、利用政策容許度評價、利用方式和途徑合理性評價,進一(yī)步提高檔案信息利用的查準率、查全率。對檔案管理業務工(gōng)作需求的應對與處置,将通過檔案實體(tǐ)與内容信息、檔案實體(tǐ)信息與樓宇管理信息的綜合分(fēn)析,及時反映檔案管理狀況,評價檔案業務工(gōng)作與業務标準的吻合指數,提示檔案管理和檔案館運行管理風險,提出跨部門協作管理的處置策略和考核指标,爲檔案管理者提供指針式判斷界面和菜單式處置方案建議,使其科學開(kāi)展檔案業務工(gōng)作,改善檔案管理的運行效率提供可視化的、可量化的數據支撐和智慧支持,實現檔案實體(tǐ)、檔案信息、檔案管理環境的一(yī)體(tǐ)化管理和交互式管理。

四、雙模存儲。智慧檔案館離(lí)不開(kāi)海量數據的運算和存儲。對智慧檔案館而言,解決海量數據帶來的一(yī)系列問題,雲計算不是唯一(yī)的途徑,但是不可或缺的途徑。一(yī)些檔案信息具有安全保密等特殊屬性,決定了智慧檔案館必須擁有屬于自己的、獨立的數據計算和存儲能力。因此,構建智慧檔案館必須配備滿足業務工(gōng)作需要的服務器和存儲設備。但是,海量數據處理存儲壓力和已有潛在用戶的利用需求特點,又(yòu)決定了智慧檔案館必須采用雲計算和雲存儲技術。因此,智慧檔案館的數據運算和存儲将采用自有雙模模式。未來,智慧檔案館将不僅運行于社會雲之中(zhōng),還将運行于檔案行業的檔案雲之中(zhōng)。

五、泛在應用。智慧檔案館的服務領域将随着技術的發展而進一(yī)步擴大(dà)。除了繼續完善現有信息發布利用平台外(wài),将跟進移動服務技術,建立移動數字信息查閱服務中(zhōng)心,通過無線網絡和手機等終端設備,實現檔案信息服務移動化。同時,應适應三網融合的新形勢,将檔案信息服務納入三網融合新的信息服務體(tǐ)系,将信息共享平台延伸至新的終端設備。通過構建檔案智慧收集、智慧管理、智慧服務、智慧保護、智慧監督平台,實現檔案資(zī)源的高度智能化管理和開(kāi)發利用,爲将來全面建設智慧檔案館打下(xià)基礎。

建設智慧檔案館既是一(yī)個長期的過程,也是一(yī)項複雜(zá)的工(gōng)作,同時面臨着信息資(zī)源整合、信息安全等諸多技術與非技術問題,需要政策支持、法律規範和頂層設計,以促進智慧檔案館的健康發展。

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